【email格式】火龙果写作站｜正式的电子邮件怎么写

你知道怎么写正式邮件吗？如果你习惯给朋友或家人写非正式电子邮件，你可能还不知道正式电子邮件有什么特别的注意事项。

在本文中，你将了解正式与非正式的邮件的区别。我们将提供两者的对比，还将详细介绍如何编写内容、格式化邮件、设定签名模板的完整流程。

1.什么是正式的电子邮件？

正式的电子邮件通常用于发送给你不熟悉的人或权威人士。例如，你的教授、某个政府官员，或者与你有业务往来的业务负责人。

如果你在大型公司或外企工作，那么通常你需要使用正式的电子邮件与你的老板和同事联系，除非公司另有要求。当然，随着互联网公司和创业文化的兴起，许多公司文化正朝着更加平等随性的环境发展，这种文化也会影响到公司内外的沟通风格。如果你刚刚加入公司，还不了解应该如何使用电子邮件，你可以向老员工尽快请教这个问题。

正式与非正式的电子邮件有很多不同之处，最重要的是电子邮件的结构。正式的电子邮件有一个非常明确的结构，有明确的称呼（电子邮件的开头部分）、签名部分、开头句和正文。而一封非正式的电子邮件通常用于发给一个你很熟悉的人——你的朋友，家人或关系很好的人。当发送一封非正式的电子邮件时，你不需要担心结构和语气。

你在正式的电子邮件中使用的语言也不同于在非正式的电子邮件中。你需要避免使用缩写、俚语、表情符号和其他非正式术语。正式电子邮件的语气也更加正式，句法十分完整。而非正式的电子邮件可能甚至不会使用完整的句子或正确的语法。

让我们来对比两个例子：

正式邮件：The meeting is scheduled for December 5th at 9:30 a.m. All students must attend. Your project updates are needed.

非正式邮件：Required meeting—Dec 5, 9:30 a.m. Updates needed. See ya there. :)

这两封邮件信息相同，但第一个语气要正式得多。注意第二个例子中会出现不完整的句子、俚语和表情。

2.正式电子邮件的结构和内容

虽然一封非正式的电子邮件通常可以快速发送，但是写一封正式的电子邮件通常需要更多的思考和更多的时间。需要仔细考虑每个电子邮件元素。考虑到这一点，让我们更仔细地研究一下正式电子邮件的一些常见要素：

主题｜Subject Line

主题是读者在收件箱列表中第一眼看到的内容。如果主题有误导性或缺少关键信息，邮件可能不会被打开，甚至可能被当做垃圾邮件。邮件越正式，主题就越详细。同时要注意，不要把主题写得太长。

正式邮件主题：Required Student Meeting: December 5th, 9:30 a.m.

非正式邮件主题：Upcoming Meeting

注意第一个主题提供的信息更丰富完整。而非正式的主题除了会议这个要素，几乎没有触及其他关键要素。

问候称谓 ｜Salutation

问候称谓用于描述接收人。正式的电子邮件中需要包含称谓，而非正式的邮件未必需要。以下是一些例子：

如果你要把电子邮件发送给一个小组，请地址整个小组。例如：

正式称谓：

Dear Students,

Dear Professor Smith,

Dear Human Resources Director,

To whom it may concern,

非正式称谓：

Hey Class!

Hello Taylor,

正如你所看到的，正式和非正式的问候是非常不同的。

开场白｜Introduction

正式的电子邮件通常需要发件人自我介绍。相反，非正式的电子邮件通常发送给你认识的人，所以不需要介绍。

下面是一封正式电子邮件的开头：

My name is Jordan Smith. I am the professor of Statistics for XYZ University. This message is for all current students.

正文｜Body

正式邮件的正文通常需要详细、直截了当说明邮件的目的。虽然正文中包含了详细信息，但是简洁的表述是十分重要的。记住，你的读者对你并不熟悉，可能也不熟悉你想表达的内容。反复阅读，确保一个门外汉也能读懂你的邮件。

署名｜Closing

如何结束邮件同样重要。因为这是收件人最后读到的内容，更容易留下持久的印象。

结尾应该提醒读者你是谁，包括你的全名、职位、联系信息。你应该尽量使用专业签名模板来提升专业度。

相比之下，非正式的邮件结尾可以非常随意，甚至可以省略署名。

最常用的正式署名方式是"Sincerely"，这个词非常通用，因此如果当你不知道应该用什么词时，你可以使用这个最安全的词。

以下是一个正式邮件署名的例子：

Sincerely,

Amy Wu

Professor of Statistics, XYZ College

[Email address ]

[Phone number ]

3. 字体的选择

对于正式的电子邮件，字体选择十分重要。尽管你有很多选择，但最好使用普通可读的字体，如Verdana、Calibri、TimesNewRoman或Georgia。Helvetica和Arial是常见的sans-serif字体，你也可以使用。

要避免使用特殊字体，如漫画字体，手写字体等。如果你选择特殊字体，有些邮件平台将无法正确显示内容。

同时，在每封邮件中不要使用超过两种字体。使用太多字体会让邮件看起来很随意，或者让内容可读性降低。

4.发送邮件

一旦你写好邮件，并完成了格式排版，你就几乎准备好发送邮件了。但是在你按下发送按钮之前，请仔细查看你的电子邮件。寻找：

拼写错误

姓名的拼写检查

打字错误

语法问题

记住，一封满是错误的草率的电子邮件会给人留下坏印象。我们建议你使用火龙果写作进行语法检查。

5. 应用邮件模板

一个提升正式感的方式是使用专业的签名模板。签名模板让你的邮件更加丰富有趣，并能够包含更多联系信息。

６.总结

你可能没有太多写正式邮件的经验，但当你需要写一封正式邮件时，了解正确的写作方法很重要。写一封正式的电子邮件并不难，你可以收藏本文，以备后用。

既然我们已经解释了你需要知道的关于正式电子邮件的信息，你就可以编写、格式化和发送自己的正式电子邮件了。祝你好运！

记得经常查阅你的收件箱，并及时回复邮件哦。