鲁达 材料出手要“八戒”
机关干部要尽快提高公文写作水平，必须下工夫克服这些常见的通病。具体说来，要做到“八戒”：
一戒结构紊乱，层次不清
文章是有结构的，结构是有模式的。结构可分为外在结构和内在结构。外在结构包括文章的大框架结构，比如，写年终总结，通常有二分、三分、四分、五分写法等。写今年的情况、明年的任务是二分法；写今年的情况、经验体会、明年的任务是三分法；写今年的成绩、存在的问题、经验体会、明年任务是四分法，如果再把新年度的措施要求专门列出来，就成了五分法。还可以有更多的分法。还包括小框架结构，如段落的划分，同一级标题展开的文字内容有 多有少，但大体应均衡，不能悬殊太大。（推荐阅读：抓紧看！一位“文秘老兵”的内部讲稿流出）
内在结构主要包括材料和观点。胡乔木曾告诫机关的笔杆子，写文章用材料是为了说明观点，文章写出来叫人家看不清楚，就是材料和观点没有联系好，每个观点应该接着事实作证明，不能证明观点的事实就不要用。每个论点要有论据，这是推理问题，观点和论据要摆得合适。一个建筑要有材料、有结构，整个建筑还有设计。写文章和盖房子一样，要看如何布局、设计，是否经济、合理、实用。观点和材料隔绝了，就像工厂的车间和材料离得很远，甚至中间隔了一道墙一样。应该说，材料和观点不统一的现象还是比较普遍的，有的文章只讲概念，只讲观点，缺乏具体事实，既不能令人信服，也不能启发人思考。有的文章资料堆砌，缺乏必要的分析，看起来杂乱无章，茫无头绪。
一篇文章就是一个系统工程，不管是外在结构，还是内在结构，都应按规律运转。如一级标题是大系统中的分系统，二级标题是分系统中的子系统，拟写时层层展开，既有条理，又有层次。有的人起草材料时不考虑结构形式，也就是说不考虑结构美，大小框架紊乱，观点重复交叉，段落丰约不均，写出的材料既缺乏层次，又缺乏美感。文字材料是让人看的，好像一个团队列队接受检阅，如果连长站到了营长的位置，排长站到了连长的位置，班长站到了排长的位置，那就不成体统了。
结构合理，层次清楚，说到底就是处理好“纲”和“目”的关系。有总纲还要有目，纲是提起网来的那根总绳，网还有许多眼，有句成语，“纲举目张”。一篇文章要鲜明清楚，就要做到纲举目张。整篇文章不仅有大的论点，还要有小的论点，大小论点要相互联系，排列要醒目。哪些是纲，哪些是目，目与目之间的排列，层次要清楚，条理要清晰。比如，一个大问题下面有三个小题目，为什么这个小题目摆在第一，那个摆在第二、第三，道理要很清楚。并且，段落要分明。
现在公文常见的毛病是，有的一段话写得太长，观点太多，看起来不清楚，即便清楚看起来也容易疲劳。正确的做法是，一篇文章分为好多小段，这是节省看文件人脑力的好办法。看完一段知道这是个小结，是一个观点，帮助人在精神上有所准备。
一篇文章是一个大的思想观点，每一段是一个小的思想观点，要尽量避免把两个互不统一的观点放在一个段落里。并且段落与段落之间前后要能贯穿，全篇文章的思想观点、大纲小目的关系准确，段落分明，前后能贯穿，这些都是帮助文章观点突出，条理清楚的有效办法。
二戒贪大求全，特点不明
动人春色不需多。大凡好的材料，都是重点突出，特点鲜明，引人入胜。而在实际工作中，机关不少公文与此恰恰相反。“高大全”“宽正面”的东西随处可见。有的在起草材料中，总感到口子开得越大越好，经验总结得越全越好，问题涉及得越多越好。比如，在思考研究总体框架时，总想把一个单位的全貌、一次调研的全部、一项活动的总体都反映出来，既怕丢了西瓜，又怕丢了芝麻。这也舍不得丢，那也舍不得丢，这样看起来面面俱到，但却主次不分，没有个性，反映不出最本质的东西，最后的结局往往是：领导不认可，群众不愿看，单位不推广，上级不转发。
机关干部起草文字材料，贪大求全的心理要不得。因为从实际看，任何一份材料，只要能把一个典型最有特色的一点东西突出出来，最有价值的一个侧面的经验推广出去，最急需解决的一个方面的问题解决好，就是非常理想的效果了。反之，费力不小，却少有所得。这样出力不讨好的事最好不要干。有时可能“贪大求全”不是出于机关干部的本愿，是领导交代的。即使是这样，你也要千方百计向领导做好解释工作，尽量按行文规律办事，把材料的特点突出出来。
在每次确定材料题目时，要把题目的范围定得小一些。题目定大了，侧面也就多了，内容也就复杂了。假如自己对问题没有真知灼见，自然要拿他人的旧话来凑数，这样不仅出不了特点，还使文字枯燥、呆板、毫无生气。如果把范围定得小一些，则自己要说明的问题，容易使之突出，同时，自己的研究也容易深刻精到。（推荐阅读：放大招！从这篇向总书记的汇报稿看汇报材料如何写）
在研究问题时，机关干部需要掌握大量的材料，但在写成文章时，不可能也不需要把所接触的材料全部都搬到文章中去。如何选择最恰当的、最可靠的材料，对于一篇文章的成败，常常有很大的关系。对文章中使用的材料有什么要求呢？一是要求使用的材料对所说明的观点是足够的和必要的，并且是做了具体分析的。堆一大堆不能说明问题的材料，是没有意义的。二是要求所使用的材料是完全准确可靠的，不论是引用事实材料，还是文献材料，准确可靠都应当是一个起码的要求。“掌握情况以十当一，使用情况以一当十”，这也是机关行文的一个诀窍。
三戒老生常谈，观点不新
人们读不下去的文章，是文风不正的产物。其特点是大量的重复人所共知的论调和事例，而很少或者没有新的东西。常见的有：
一是写作手法老。比如，写总结材料，总是离不开党委很重视、领导亲自抓、机关配合好、群众干劲大等老套路；写经验材料，总跳不出突出几个性、搞好几个结合、处理好几个关系等老圈子；写研讨材料，总突不破对什么问题的调查与思考、从什么看要解决几个问题等老模式。
二是抓的问题老。别人抓什么问题，跟在后面抓什么问题；对同一个问题，从同一个角度反复论证，意思都差不多，没有什么新鲜东西；有的今天要注意解决这个问题，过不了多长时间，“问题”又成了研究解决对象。
三是文章语言老。天下文章一大抄，文件上怎么说，报刊上怎么说，照抄照搬不走样，上下材料都好像是一个语言风格；上一次起草时用什么语言，这一次还用什么语言，除了时间有变化，其他没有什么变化。古人讲，“李杜诗篇万口传，至今已觉不新鲜。”大诗人李白、杜甫的诗作尚且如此，我们如果净搞一些老生常谈的东西，这样的材料自然没人愿意看。据行家分析，出现老生常谈的情况，最主要的原因是懒于动脑，图省事，不愿下工夫琢磨，以及出新东西没把握，担心费劲不小，在领导那里还不一定好通过。
文字材料“出新”不是一件很容易的事。正因为“不容易”，才更有必要研究探索，若把这个难题攻克了，文字表达能力就会产生质的飞跃。新颖的观点来自于创新思维。这就要求必须有意识地加强这方面的锻炼，摆脱习惯思维方式和条条框框束缚，从本本中、从老经验中跳出来，善于用新的视角看问题，用新的思路想问题。要经常关注和研究新形势、新动态、新情况、新问题，从新中求异。对于那些老情况、老问题，也要善于观察，勤于思考，从中发现新的东西。更重要的是，善于集思广益。（推荐阅读：写材料的九个“真相”， “生手”向“高手”进阶的绝技）
机关文字材料的起草，大都是合作来写，或是集体研究，一人执笔；或是一人拟稿，集体讨论修改。不论哪种合作形式，反复研究，深入讨论，把大家的思想火花都激发出来，把大家的智慧都集中起来，相信就会出许多新的观点、新的材料、新的语言、新的表现形式。
四戒空泛议论，内容不实
文字材料有一个共同的要求，就是内容要充实。现在有一些材料空洞议论多，空泛说教多，实在内容少。在这方面，要注意克服这么几种倾向：
一是有观点无背景。文章提出问题，要有背景来证明观点，证明观点的事实材料也要有背景。背景是起比较、衬托作用的。举例来说，黑字写在白纸上，白纸即是背景，能比较才可看得清楚，黑字写在黑纸上、白字写在白纸上，就都看不清楚。事物都是相互联系的，要了解事物，必须从联系中去了解，从背景中去了解，孤立地提出一个观点，提出一个事实，看的人就不会了解。有的人写材料，该说的话都说了，可是他人看不懂，为什么呢？常常就是没有背景，没有衬托，没有比较。所以，一定要注意背景材料的运用。比如，我们说这个事实重要，但事实本身不能说明，要说做了这件事有什么好处，不做有什么妨碍，这就是背景。交代背景的方法，就是把能衬托观点和事物的纵向、横向、利弊、得失、相关、相反的材料交代清楚，在这样的比较中，使观点更突出。
二是有抽象无形象。撰写公文不能罗列一大堆材料，要有必要的概括和抽象，但形象化的东西也不能少。一些人喜欢用抽象的名词来说明事情，但这些笼统的、空洞的话常使人摸不着头脑。譬如说某人通过学习有了很大的进步，就不如说他以前做工作是怎样，现在做工作是怎样，以前看问题如何，现在看问题如何。用抽象话来说，就好像雾中看人，若见若不见，用具体的事情来说，就好像看到人的面貌，听见人的声音，使人觉得真切实在。当然，要写得具体真切，形象生动，先要自己懂得具体真切。只有不停留在表面轮廓的、漫画般的观察上，而对自己所要写的事情，有仔细的研究，有周密的考察，才能办到。
三是有问题无对策。综观一些材料，问题提出来了，情况分析得也不错，但空泛议论多，缺少解决问题的具体对策。有的从思想到思想，在道理上打转转，在文字上兜圈子，见不到解决问题的意见和建议。看上去“要这”“要那”的东西不少，实际上没有多少实用价值，可操作性很差。邓小平同志指出:“我们开会，作报告，作决议，以及做任何工作，都为的是解决问题。”发现问题是解决问题的前提，但仅仅停留在这一步是不够的，还必须拿出切实可行的对策和办法。特别是有些指导性文件，必须有很强的操作性，要提出解决问题的方针原则、政策制度和措施办法，而且这一部分的比重占得还很大。所以，机关干部写材料，不是为写而写，不单是为了在刊物上发表文章，而主要是为了指导工作，解决问题，应该把“重头戏”放在增强操作性上。一方面，要搞好深入的调查研究。调查中，既要找准问题，又要找出解决问题的办法。群众中蕴藏着无限的创造力。只要是有问题，就有人在研究解决它的办法，而且有不少办法很实用，只要调查了解到，稍加整理，就能转化为领导机关的政策制度、措施办法。再一方面，要掌握理清思路的基本方法。对策建议是工作思路的具体反映，拿对策的过程实际上是理清思路的过程。要学会把复杂的问题简单化，从复杂的现象中，找出最本质的东西，按照本质理思路；要学会把凌乱的问题条理化，从琐碎的、众说纷纭的反映中，找出最具特征的东西，按照特征理思路；要学会将抽象的问题具体化，从概念性、印象性等定性分析中，找出最具代表性、可以量化的东西，按照目标理思路。（推荐阅读：你的材料在领导眼中是“一堆渣”还是“一朵花”，全靠这几招（原创））
五戒以长为荣，文章不精
文章的长短，一直是一个难统一的问题。尽管经常强调要下工夫写短文，有的行文规范曾作过硬性要求，“对上报告一般不超过3000字”，但总的趋势是公文越来越长，动辄万言的公文随处可见。有的说，“这是微机惹的祸”，因为打印方便，抄袭方便，排列组合方便，一两万言的材料很快就能对付出来。但从根本上来讲，还是个思想观念问题。
有的人总感到，材料短了没有分量，这是一个误区。文件、材料有没有分量，不在篇幅长短，而要看内容如何。内容有分量，尽管文章短小，也是有分量的，如果内容没有分量，尽管文章写得像万里长城那样长，还是没有分量。所以，以长为荣的观念要不得。现在大家都很忙，如果用极经济的篇幅把想说的事情说出来，让他人不要花很多的时间就有所得，这是最好的。（推荐阅读：学习强国的这组妙文，透露出好文章的四个特质）
过去有句话叫“有话则长，无话则短”，现在有人提出“有话则短，无话则免”，这更符合现代社会和现代人的实际。现代社会节奏太快，人们实在没有那么多时间来看拖拖拉拉的长篇大论。据调查，喜欢短文的人占绝大多数。报纸上的文章，篇幅长短与读者的多少成反比。篇幅越长读者越少，篇幅越短读者越多。篇幅长短与社会效果也大都成反比，篇幅越短效果越好，篇幅越长效果越差。机关公文大致也是如此。
要把公文写简练，把比较复杂的意思用最短的篇幅写出来，这不是很容易的事。除思想观念转变外，还要十分重视写作方式的转变———-
１.少一些大题粗作，多一些小题细作。写材料不能贪大求全，每次选择一个侧面，把它写深写透，就会给人以启迪。如果选择“宽正面”作业，什么都要讲，必然什么也讲不透。与其“大题粗作”，不如“小题细作”，如果我们把“人人心中有、笔下无”的角度找出来，精耕细作，必定会出精品。
2.少一些空话连篇，多一些言之有物。仔细研究就会发现，长材料大多不是内容多，而是大话、空话、套话多，自以为是，夸夸其谈。人人都明白的道理，人人都知道的事情仍然翻来覆去地重复，必然使人感到陈旧空泛。要把材料短下来，就要坚持用提炼过的事实说话。
3.少一些一挥而就，多一些反复修改。再会写材料的人，也没有好写的材料。任何一篇有价值的文章，都不可能是一挥而就，必须反复修改。可以肯定地说，如果把文章中的废话、可以删节的词句、不必要的形容词都省略掉，文章是可以达到短而精的。
六戒润色不够，语言不美
机关公文的语言，有自己的审美范畴。它要求朴实无华，规范准确，含义深刻，简洁明快，琅琅上口，有很强的吸引力和感召力。有的材料文字功底较差，用词不妥帖，造句不合文法，词汇干瘪，啰嗦含糊，味同嚼蜡，语言无味，面目可憎，使人不愿亲近。古人讲:“言之无文，行而不远。”提高公文质量，很重要的是按照 公文语言特色，认真进行润色。
1.表述要准确。机关公文，特别是工作指导性文件，像决议、决定、意见等，都是十分严肃的文件，本身具有一定的法规性质，体现着发文机关的权威性，必须做到准确无误。即使是领导讲话、调查报告、总结报告，经验材料等，表述也应该十分准确。否则，就可能起到误导的作用，给工作和建设带来损失。在润色时，把握好三个要点：
首先，含义要准确。每一句话都只能有一种意义，一种理解，不能有多种理解，不能引起疑义或歧义，不能含糊其辞，模棱两可。（推荐阅读：省委大秘“两句话、十个字”， 道尽领导讲话稿的“秘密”（强烈推荐））
其次，遣词要恰当。特别是注意把握好范围和程度的限定，不能把特定、特指的东西泛化、绝对化。涉及到对某一事件、某一工作、某一人物、某一问题的评价、定性时，一定要尊重历史，尊重事实，把握好分寸，做出符合实际的准确表述。
再次，提法要有根据。无论是沿用过去的提法，还是创造新的提法，都要有理有据，认真考证论证，不能凭空想象。
2.内涵要丰富。机关公文不能太浅薄，如同流水账般，要有丰富的内涵。既要有深刻的思想性，又要有很强的针对性，还要有很强的导向性，使人有回味、思考、体验的空间。所以，在起草公文时，要十分注重语句的高度概括和凝练，最大限度地拓展其内在的张力和思想容量，不能说“一句顶一万句”，至少要一句是一句。托尔斯泰在创作他的名著《安娜·卡列尼娜》时，开始时他的导语部分写了两张纸，最后凝练成两句话:“幸福的家庭是相似的，不幸的家庭各有各的不幸。”其内涵比原来两页纸还要丰富得多。在起草文件时，要有这种精神。
3.语言要规范。规范并不是呆板和陈旧，也不是千篇一律，而是能够准确、鲜明、生动地表达文章的内容。郭沫若讲:“就语言方面来讲，要求字眼总要用得适如其量。这样，表现的概念才会准确，也才能使人感到鲜明。”他还强调，在选择词句、字眼上，要多用一些心，不要选用深奥的外国式的词句。句法构成要老实一点，要合乎中国话的一般规律。用字有两个秘诀，就是选用现成的概念明确的字，不要用太偏僻的字。偏僻的字不明确，人家也不容易懂。含糊的字———这样可以解释，那样也可以解释的字，最好避而不用。用明确的而不是模棱两可的字来表达，就可以收到鲜明的效果。我理解，郭老讲的应该是语言规范的要旨。
这里还要说明的是，语言规范和有文采并不矛盾，凡是大手笔写出来的东西，都是既规范，又有文采。《共产党宣言》应属于指导性文献，在一开头就写道:“一个幽灵，共产主义的幽灵，在欧洲徘徊。”毛泽东的文章、文件，生动活泼的语言更多，如在《反对党八股》一文中，“把那些又臭又长的懒婆娘的裹脚，赶快扔到垃圾桶里去。”“语言无味，像个瘪三。”这些语言就不能说是不规范。好的公文语言，不仅是道理透彻，论述明白，它的文采也要赏心悦目。
七戒心浮气躁，推敲不够
文章写好后，要翻来覆去地推敲一下。“推敲”这个词的出处大家都知道，原来是“鸟宿池边树，僧推月下门”，后来改成“僧敲月下门”。“敲”的细微声响更能反衬出月夜的幽静。再说寺门掩蔽，恐怕敲得可能性大一些。两下一比较，“敲”字的声音也更 响亮一些。所以文章写好后，多推敲、琢磨一下，是十分必要的。
修改是写作的重要组成部分。古今中外大凡文章写得好的人，大概都在修改上下工夫。普通说的修改是在文章写成之后，其实在写作之前，对于立意布局的反复推敲，对于写作提纲的再三斟酌，都带有修改的性质。这下笔以前的修改是非常重要的，正如作战首先定好计划一样。要是这第一步工夫没有用够，写起来就常常写不下去，或者勉强写下去了，结果还是不理想。从实际情况来看，有的不愿意花这么多工夫推敲，写前不认真研究提纲，写中不注意遣词造句，写后不注意咬文嚼字，只想快快写完，快快出手。致使材料杜绝不了漏洞百出、观点错误、逻辑不通、空洞无物等毛病。（推荐阅读：解决了这“四难”，也许领导会对你写的材料刮目相看）
当然，我们现在写文章，倒也不用一字一句都完全想好再下笔。现在的事物和我们对于事物的看法都比过去复杂，下笔以前多思索，多酝酿，也往往只能完成一个图样，一个计划，还是需要下笔以后边写边改来充实，来修正；还需要写完以后根据自己的审查和别人的意见来再三修改，最后写定。
何其芳先生列举了一些文章、文件存在的问题，至今也还是存在的。我们在修改、推敲时，可把这些当镜子照一照：
１.抽象笼统，叙事不具体，说明不清晰。
２.根据不足，就下断语，我要怎样说就怎样说，信不信由你。
３.强调一点，不加限制，反驳别人，易走极端，没有分寸，不够周密。
４.大家知道的事情说得很多，以为自己知道别人不知道。
５.别人不知道的事情说得很少，以为自己知道别人也应该知道。
６.许多事情或问题，随便放在一起，没有中心，没有层次，逐段读时也还可以，读完以后一片模糊。
７.写到下句不管上句，写到后面不管前面。
８.信手写来，离题万里，偏又爱惜，舍不得割弃。
９.抄书（抄报、抄他人材料）太多，使人昏昏欲睡。
10.生造词句，乱用术语，疙里疙瘩，词不达意。
11.没有吸取说话里面的单纯易懂、生动亲切等好处，只剩下说话里面的啰嗦重复、支离破碎等缺点。
12.没有学到外国语法的精密，却模仿翻译文字造长句子，想把天下的事情一口气说完，一直逗点到底。
“文章不妨千遍磨。”好的文字材料都是改出来的。古人写了文章，很多是贴在墙上，来回地念诵，随时更易其文字。寄给朋友看，征求意见。十天半月甚至半年一年在那里用功，每一个字都是印在心里的。这种精神到现在也不过时。因此，我们从起草以前到写完以后，从内容到形式，凡属可能做到的反复研究，充分修改，都大有必要。
有的人可能认为，只要不妨碍所表达的意思，材料的细节有点出入是无所谓的。这种想法是不对的。即使细节有点出入对于全篇论证不发生直接的影响，也会使人们对材料的全部可靠性发生怀疑，以至伤害了论证的说服力。有时看来是无关大体的细节上的马虎，却造成关键问题上的错误，这方面的教训很多。
八戒粗心马虎，核对不细
有些文字材料，包括一些红头文件，时常出现粗疏的问题，错字白字有，缺页错行有，提法不准有，还有数据不准、人名不准等，不仅影响了文字材料的质量和机关的形象，而且对工作指导产生了不良后果。这实际上是由于粗心马虎所致。本来，起草出一个材料很不容易，加班加点，非常辛苦，眼看大功告成在即，可就是因为核对不细，有的甚至写好了连目都不过就放心大吉，结果就出了不该出的差错，在上下造成极不好的影响。此情此景，因小失大，不能不让人有些前功尽弃的感觉。仔细分析一下，公文中易出差错的地方，有以下几个：
１.正文以外的部分容易出差错。如大小标题，发文字号，落款日期等。
２.字型笔画相似的容易出差错。比如，风与凤，锦与绵，签与鉴，拔与拨，已与己等，很容易混淆。
３.人名容易出差错。
４.接转之处容易出差错。常见的是出现漏字和重复。
５.公文结构层次序号容易出差错。有些公文内大标题套小标题，段落多，容易出现错用序号或漏掉、重复的差错。常见的有，开宗明义申明要阐述四个问题，结果仅阐述了三个，有的阐述完第一个问题，没有第二个，就转向第三个。
６.公文中的复句或排比句容易出差错。如在一个段落中连续几句都是“学习他……”或“坚持……”时，打字、排版人员稍不留神就可能出现跳行或掉句的差错。
７.数据比较集中的内容容易出差错。机关干部一定要防止犯这些得不偿失的低级错误。文章写好付印前后，在如下几个方面要再认真核对一番。（推荐阅读：这些问题都不在话下了，你也就是高手了）
一是要与上级的精神再“对对光”。要看看提倡的或反对的，是不是符合党的路线方针政策、国家法律法令、地方行政性法规、军队条令条例，等等，不一致的口径要改过来。
二是对引用的文献资料“查查底”。引用革命导师、领袖的语录、指示，必须符合原著的精神，不能断章取义。要与原著仔细核实，必要时要注明出处。引用的古人的文章、诗词，也要看看有没差错。运用的数据、事例，特别是引用的反面素材，一定要反复核实，绝对不能有出入。引文要核实无误，这当然不是什么难以做到的事，但是有写作经验的人都知道，如果不在文章写成之后，仔细核对，这类错误是很容易发生的。
三是对专业性强的东西请行家“把把关”。凡是涉及到自己不懂的东西，不要怕麻烦，请有关部门和专业人员审稿把关。
四是对通篇文章要再“过过目”。力求用词、用字、用标点都符合语法规范。
五是对文件装订要“数数页”。保证不缺页，不多页，不倒页。