luda 2020年，突如其来的疫情一度使很多事情陷入停滞状态，但却引发了在线协作办公室市场的疯狂增长。
即使没有传染病的催化作用，网上合作也只是未来主流趋势之一，现在只是在加速。作为媒体工作者，我开始经常收到通过在线协作软件发送的要求或资料。我们团队内部也正式引入了在线文档，以优化内部工作流。效果很好。今天我们准备了一版“在线文件”。
如何选择最适合团队的在线文档
如何选择合适的在线文档应用程序应该是很多团队面临的问题。目前在线文档领域，石墨文档、腾讯文档、钉钉文档、飞书文档、金山文档等竞争者很多。最后，我们队选择了指甲文件，主要基于以下几点考虑。
1.公司内部使用钉钉作为办公室平台，直接使用钉钉文档，不需要引入新工具，迁移成本最小，也最方便。
2、钉钉文档与钉钉聊天、要做的事情、项目等协作工作流无缝结合，团队协作体验变得更加顺畅。
3.对于团队合作来说，稳定性很重要。钉钉文档是阿里的自研产品，产品稳定性相对可靠。
4、团队内外仍有很多人习惯采用WPS、Office等软件，在线文档要考虑对现有文件的兼容性，钉钉和WPS的合作要保证兼容性体验。
目前，各种在线文档产品在核心功能和今后的发展方向上都具有融合性。企业正在选择合适的产品，除了注重结果外，还必须根据实际条件考虑便利性和迁移成本。
像钉钉文档、飞书文档、腾讯文档这样的产品都支撑着自己的企业IM办公平台，本身与独立文档产品相比具有先天优势。其中，国内企业中普及率最高，考虑到团队和外部的合作，指甲文件也将成为更多企业的选择。
多人协作是网络文档的先天优势。
使用在线文档进行协作后，编辑团队的日常工作发生了明显的变化。基本上在线完成文稿编辑、修改、沟通、任务分配等工作，以前需要多次离线沟通会议、收发文件。大大提高了工作质量和效率。首先以钉钉文档为例，分解在线文档的一些功能，理解为什么很多团队逐渐开始在线协作。
如果多人同时协作，钉文档将实时显示所有查看或编辑当前文档的用户，每个成员的编辑光标和选择框用不同颜色编码，使您能够查看每个成员的编辑动态。如果将鼠标指针放在上面，将显示该区域的编辑用户的信息，这对演示联机会议很有用。
每当对编辑主题进行讨论修订时，可以钉死多名文档，同时通过审查直接发表评论或标注，还可以使用“@”功能直接通知相关同事，对方可以在钉的对话框中直接收到通知，进入注释室。(威廉莎士比亚，@，)。
还有比较特征的小功能“笔触评论”和“圆圈标记”。前者可以直接注释文档中的单词或图片，实际效果类似于本地Word文档中常用的审阅注释功能，直接传递@特定用户，或者在编辑区域的右侧面板中查看所有注释内容。后者差不多，但是画圈更方便，而且画圈符合很多人批注文件的实际经验。
比较重要的任务消息，可以直接在文档中@ 成员，选择创建一个待办事项，设定负责人及截止时间，便于及时关注任务完成进度。点击图示功能栏的「创建待办任务」，会直接将任务项目发送至钉钉的「待办」面板，预览所有提醒项目更加便捷。
对于项目制的任务，多数团队会采用项目面板来规划详细的任务进度时间表，钉钉工作台中提供项目面板功能，方便组织内部的项目管理。
由于文档承载在钉钉上，能无缝衔接部分协作办公场景，比如直接插入项目看板，项目的分解任务、执行进度等等更新会动态在文档中刷新，一个方案文档就可以把我所有状态。这对习惯于用 Word 办公的朋友来讲非常友好，管理项目进度可以在一篇 Word 中完成。在阶段性项目总结或者给领导汇报项目进度时非常实用，无需跳出钉钉文档即可浏览详细的项目进度，体验及效率大幅提升。
很多朋友使用在线文档时，还担心多人一起协作出现误删、改错版本等问题，这就要求修改记录可以回溯、回滚。在这一方面，作为云端平台，钉钉文档实时保存每个用户的修订记录，可随时查看历史版本、选择性回滚，有效提升了内容安全性。
同时，管理员可以根据不同用户分配查看和编辑权限，也可以直接对整个群组分配权限，可以有效控制在线协作的有序性。
还有更快捷的方法，直接在会话窗口新建文档，即默认参与当前会话的所有人都拥有编辑权限，无需单独分配或者申请。
在线文档可兼容本地文档，也有更多创新空间
市面上有很多在线文档的可选项，最初选择钉钉文档更包括它免费不收钱。如今，钉钉文档已经成为我们日常使用最频繁的工具，有钉钉消息的提醒，几乎不会遗漏任何的关键信息。随着应用深入，也逐渐发掘出了钉钉文档的更多优势。
1、使用习惯延续，本地文件兼容性好
和其它竞品一样，钉钉文档支持网页版直接使用，虽然没有独立客户端，但都可以在各个平台钉钉应用的一级入口中找到。在 PC 端可以独立窗口打开，无需调用浏览器，使用体验与独立客户端几乎一致。
目前钉钉文档还采用了 WPS 技术支持，几乎无需考虑在导入本地文档的兼容性问题。在新增在线文档特有功能之外，也尽可能保留了 WPS 本地应用的功能和 UI 布局。如果你是 WPS 或者微软 Office 的资深用户，在迁移到钉钉文档上基本不需要过多时间成本去适应，这一点对于企业办公场景而言非常友好。
对我而言，一直以来比较习惯使用 markdown 来写文章，可以省去很多排版上的麻烦，钉钉文档对 markdown 语言的支持，让我非常惊喜。之后的时间里，我有不少文章都是直接在钉钉文档中完成，实时在线保存，不用担心忘记保存而导致写好的内容瞬间丢失。
2、与任务、项目管理等衔接，完整的协作闭环
这一点前文中已有详细的使用场景演示，可以通过@ 连接人、任务、项目、日历、IM 以及连接沟通群等等协作方式。
实际上这也是一些独立的在线文档无法解决的问题，比如管理一个项目时，需要一个项目管理 APP 管理进度，文档 APP协作文案，需要关联日历，还需要在微信群中沟通进展，中间可能还需要截图等等，更不用说过程中需要反复上传、填下进度等等事宜。
独立 APP 会在单个场景具备特色，但难以以处理事情为中心，连接各个协作场景，这一点也是钉钉擅长的，毕竟它是目前协作场景最为丰富的产品，形成完整的协作闭环。
3、方便插入更多类型内容
以往在给客户提交稿件资料时，经常遇到关键 GIF 图或者音视频无法直接插入到 word 文档中，需要单独发，而在线文档对这些多媒体内容提供了更加完善的支持。
除了之前所提到的与钉钉办公场景关联的工作流之外，还可以自由插入音频、视频、在线地图、代码等各类元素，或者直接插入钉钉云盘中的文件，当然对于 GIF 图的支持也是没有问题的，这对文案排版中会用到不同元素的创作团队非常友好。
包括在链接的引用上，也有样式更美观的卡片式风格。有了丰富的内容类型支持，在线文档可以汇集更多类型的资料，无需再单独打包发送，也省去了接收者多次下载的麻烦。
4、中英互译，一键替换
对于像我这样英语阅读能力有限的人来说，经常需要借助翻译工具，钉钉文档直接内置了翻译功能，为我剩下了很多麻烦，无需在钉钉和浏览器之间来回复制、粘贴了。
钉钉文档的翻译功能暂时只支持中英互译，点击工具栏的翻译按钮，即可开启右侧翻译面板。选中需要翻译的词句，右侧就会直接显示翻译结果。如果需要，可以直接将翻译结果插入或者替换原文。
据我了解，这些都是源自阿里云、达摩院的技术能力。目前在线翻译功能已经比较成熟，钉钉文档的翻译准确性非常高。并且文档很快会上线语音转文字的实时纪要等功能。这些 AI 功能不大却很实用，可以提高个人工作的效率。
5、思维导图工具
钉钉文档除了新建 word 类型的在线文档之外，也可以支持表格、脑图、知识库等类型内容的在线协作。
在得知钉钉文档即将上线脑图功能之后，我在第一时间申请了内测，最近顺利拿到了脑图的试用资格。
脑图，又被称为思维导图，对创作一直是一个神器。脑图软件会包含大纲模式和脑图模式，大纲模式适合线性梳理思路，脑图模式适合可视化的展现及发散性的梳理，可以帮助创作者有效整理逻辑思路。
以前很多脑图软件使用方便，但分享并不方便，大多需要导出图片或者截图才能对他人分享，内容本身在社交工具、协同工具中的传播分享受限。
钉钉推出在线脑图，借助庞大的用户基数，更容易在钉钉中流转和协作。目前，钉钉文档的脑图也可以多人协作完成。不过作为 beta 版本，现在还比较基础，只支持三种结构样式以及四种色彩主题。预计在正式上线后，会有更多样式支持，并且能够插入到在线文档中，使用场景会更丰富。
安全与隐私，在线文档的生命线
文件、报表、汇报 PPT，不怕难用就怕泄露，这是很多职场人的无奈，也是必然要求。不是不想用，而是不敢用。
在很长时间里，企业对于云应用的安全性一直有所顾虑，毕竟多数企业内部还是经常会涉及比较隐秘的信息。而随着云安全技术水平不断提升，加上疫情时期远程办公需求急剧上涨，也间接推动了在线文档的大范围普及。
针对企业对于安全性的顾虑，钉钉文档这一点上准备充足。一方面背靠阿里的技术实力加持，为安全做了天然的保障；另一方面，钉钉天然的组织属性，结合文档安全性和权限管理上的周密设计，提升安全水位。
比如，在线文档分享时常常以链接的形式，公司的一份活动方案，被无意间链接分享到了外部群，很容易出现泄漏。
钉钉文档挂钩组织的特性，将一份新建文档默认只能由所在群或对话才能查看或编辑权限，如果无意中分享到外部也查看不了。当然，如有需要也可以在分享时，修改查看权限即可。
除了前面所提到的多人协作时涉及的权限控制，钉钉还基于组织云盘设置了一套更严格的权限管控。
对于空间内有敏感资料的，可以开启保密模式，在该模式下除管理员及特殊授权外，其他人只能预览图片或者文档，并且带有 ID 水印，连文字复制都不行，可有效控制信息外泄。
类似的机制也存在钉钉文档的知识库中，知识库可以作为团队内部 wiki 使用，存储公用文档资料、团队工作规范等内容，其中也不乏敏感内容。
开启访客水印和防复制功能后，仅具有查看权限的用户将无法复制文档内的信息，并且预览状态下显示用户 ID 水印。
由此看出，钉钉在权限控制上是有区分的。普通的在线文档，主要用于团队的在线协作，出于效率考虑，提供基础的是否可编辑的权限控制，由文档发起人自主设定编辑、查看等权限；而像企业盘或者知识库，多为内部资料沉淀与共享区，对于协作的需求较低，出于隐私考虑因此设置了更严格的权限管控。
总结｜亦有欠缺，钉钉文档未来仍可期
尽管钉钉文档已经全面融入我们日常的工作之中，但还是需要指出，钉钉文档目前还未达到最终的成熟形态，产品体验存在不足之处。
例如在单一产品上，如在线 word 的一些体验是不如石墨文档的；脑图仍在内测期、尚不支持 PPT 类型文件，以及对于第三方在线服务的支持较少，这些点显然不如幕布的垂直产品。当然，这些显而易见的问题，在未来应该也会逐步加入、提升。
不积跬步，无以至千里。
钉钉文档目前具备了非常坚实的基础，一是有钉钉庞大的用户量支持，这是其它产品不具备的高壁垒；其次，钉钉具备完善的企业工作流程服务，可以与钉钉文档更好地融合，将文档打造成一个协作中心，一个界面调用任务、项目管理等各类协作场景，创造更多实用价值；其三，钉钉起家于办公场景，隐私保护、权限管理方面的周密考虑，为文档的长远发展奠定了基础。
最重要的，目前在线文档的发展方向，大多是只追求创新，追求如何在互联网用户中获得一致好评，反而忽略了 Word、Excel 本身的用户群，大多数文档用户或主动或被动，依然习惯于使用 Office 文件。这也是微软 Office 的强大，每一次新版本都会向下兼容，包括兼容早期 2003、2007 等版本。目前来看钉钉文档是在线文档中，难得全面考虑对本地文件兼容的一家。
因此，对于钉钉文档的未来，我是比较期待的，它有足够的条件可以在各个单品场景的体验做地更好，势必会在工作中给我们带来更多的惊喜。