luda 工作邮件是工作中沟通的基础，每天往返无数次，无论是写邮件还是回复，都会变成无意识的动作。但是你的邮件写得真好吗？达到期待的沟通效果了吗？答复率高吗？你知道如何规范地写业务邮件吗？
上班族新人在很多事情上自己摸索前进，业务邮件没有经过训练，所以只能学习和模仿别人的邮件。在工作中，邮件里的每一个字都是工作的凭证，所以你沟通时要言辞谨慎，简单明了。
今天，智格介绍了如何标准化写作业邮件：
1邮件主题
主题需要概括，添加邮件主题是电子邮件和信纸的主要区别，标题栏上用短短的几个字概括整个邮件的内容，使收件人能够衡量邮件的优先级，并分别处理。
1.一定不能清空题目。2.题目要简短，不能无聊，不能使用outlook.可以显示全部。3.* *最好写公司的邮件。为了便于对方一眼保管，不需要标明时间。因为普通邮箱是自动生成的。4.题目要能真正反映文章内容和重要性，不能使用“王老师收礼”等意义不明的题目。5.一封信尽可能只针对一个主题，在一封信中不提各种事情，以便以后整理。6.大写或特殊字符，如“*！”)可以适当使用等)强调题目，引起收件人的注意，但要适当不要随意使用“紧急”等词。7.回复对方的邮件时，要根据回复内容更改标题，不要让RE RE成为大集团。
8.题主千万不能有错别字和不纯的部分，不要只检查正文，也不能忘记在发行前检查题主。题主给人的第一印象，一定要慎重、慎重。
2称呼和人事信息
1.适当地呼叫收件人，并进行缩放。
邮件的开头要叫收件人。这不仅看起来有礼貌，而且明确地提醒某个收件人，这封邮件是为他准备的，要求必要的回应。对于多个收件人，都可以称为ALL。
如果对方有职务，就要以职务为标准尊称对方。比如“X经理”。如果不清楚职务，就应该叫通常的“X老师”、“X小姐”，但要先知道性别。
不熟悉的人不能直接叫英文名，等级高于自己的人不能叫英文名。叫全名也不礼貌。“Dear XXX”不是一般的陌生人。
关于形式，称呼是第一行的顶部格式。
2.最好在电子邮件的开头有问候语
最简单的开头是用“你好”、汉语写“你好”或“你好”，开头的问候语是唱两个交换空格。
结尾常见的贝斯特勒加德斯，中文“祝你过得好”之类的也可以。上级用“谢谢敬礼”就可以了。在非常正式的场合，必须完全使用信件标准格式。“祝愿”和“谢谢”就是前一行的结尾或换行开始空格，“顺顺”和“敬礼”就是换行顶格。
礼仪不怪很多人。礼貌总是好的。不管邮件的任何部分不合适，对方都可以平静地对待。(莎士比亚)。
3消息正文
1.电子邮件正文要简明，文章通顺
如果对方不认识你，首先要说明的是自己的身份。姓名或你所代表的企业名称必须通报。出席身份要简明扼要。最好与本邮件和对方有关。主要功能是让收件人顺利理解邮件的含义。联系人等内容可以在邮件的签名文件位置设置，不需要重复太多。
电子邮件正文要简单明了地说。具体内容确实很多的情况下，本文只做摘要，然后作为附件单独写文件详细说明。
课文要流畅，多使用简单的词汇和短句，准确清晰地表达，不要出现晦涩的句子。
2.注意电子邮件的论述语气
根据收件人与自己的亲密关系、等级关系；邮件是对内还是对外性的差异，为了避免对方的不便，请选择适当的语调进行论述。
尊重对方，拜托，感谢等短语应该经常出现。
电子邮件很容易转发给别人，所以对别人意见的评论要慎重客观。
3.大量使用电子邮件正文1234等
事情复杂的话，最好清楚地说明第1、2、3、4列几段。保持你所有的段落简短而不无聊。
4.一次通过邮件传递全部信息。
在一次邮件中，最好把相关信息都说清楚，说清楚。两分钟后不要发送任何“补充”或“更正”之类的邮件。那样会引起反感。
5.尽量避免拼写错误和错别字
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英语电子邮件，最好打开输入法检查功能。如果是中文电子邮件，最好注意拼音照片给人的弱同音异义词。(威廉莎士比亚，英语，英语，英语，英语，英语，英语，英语。
发邮件前，必须自己仔细阅读一遍，确认文章是否通顺，拼写是否错误。
6.合理地提出重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、字体大小增加等手段提出部分信息。合理的提示是必要的，但太多的提示不能抓住焦点，会影响阅读度。
7.合理利用图画、表格等形式辅助叙述
对于很多具有技术介绍或讨论性质的邮件，很难单纯地用文字明确描述。如果按照图表说明，收件人一定会称赞你的体贴。
8.不要静静地使用表情包短信。
Business Email是业务文件，建议小心使用表情包字符。
4邮件附件1。如果邮件有附件，则必须向收件人发送确认正文中附件的消息。2.附件应以有意义的名称命名，最好概括附件的内容，以便收件人在下载后进行管理。3.正文中要简要说明附件内容。尤其是在有多个附件的情况下。4.附件数不能超过4个，数量多的时候要压缩到一个文件中。5.附件是特殊格式文本。
件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。6.如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送。5语言的选择和汉字编码1.只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流。由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码。
2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。
你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4.选择便于阅度的字号和字体
中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。
6结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
7回复技巧
1.及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复
当回复问题时，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3.回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。
4.不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5.要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。
如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家，不要频繁发送没有确定结果的邮件。
8主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
正确使用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)
1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人。这个可能用在非常规场合。4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。6、转发邮件要突出信息。
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。
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