鲁达 拟制公文是机关人员的基本功，也是部分新手比较头疼的事，觉得自己没有文学天赋，写不出锦绣文章，宁可跑断腿，也不愿动下笔。王若虚在《文辩》中指出，写文章“定体则无，大体须有”。相较于文学作品，公文有更强的规范性，也就有更明显的规律性。有规律性就有套路，只要稍稍用心，写个60分以上的公文还是有章可循的，也就不至于在领导那丢分、在同事中丢份、在群众前丢面。
前面这段的意思，核心就两句，公文写作很重要，公文写作有套路。那套路是什么呢?公文写作的程序和方法，一般可分为准备、写作、校对和送审四步。有的人眼睛扫到这，就没有看下去的兴趣了，觉得又将是通篇正确的废话，看了半天还是不知道怎么写。但公文写作与所有工作一样，都是道理浅显，上手简单，提高较难。本文主要针对新手如何上手公文分享一点心得，大家耐心看下去，兴许会有一丝收获甚至顿悟。
第一步，准备。这是首要的基础工作。公文写作的准备工作主要有3项：一是理解意图。可以从以下几个方面理解：1.写什么?事务类还是研究类;2.写给谁看(读)?上行文还是下行文;3.什么场合用?印发、汇报、授课还是讲话;4.什么时候要?急还是缓;5.什么要求?领导交代得清楚还是模糊。不要小看这个理解意图，很多新手写材料，辛苦了好几天，结果方向搞偏了，不仅没有功劳，连苦劳也丢了。作为新手，如果以上五个“W”没搞明白，切不可盲目动手，否则领导不高兴，自己还委屈。如何搞明白?最稳妥的方式就是在受领任务时，一次性直接把所有情况都搞清楚。但对于新手而言，这个很难实现。如果准备下笔时，才发现有些问题还没搞明白，怎么办?有3种方式。一是问领导。这个有一定的风险，因为领导都很忙，有的个性还很强，交代的工作不喜欢重复说明，容易鼻子碰灰。第二个就是问老手。这个得看氛围，因为大家都很忙，有的时候也不愿意帮忙。第三个就是自己琢磨。这种方式的风险就是作为新手，容易琢磨偏。对比三者，鉴于完成好工作是第一原则，个人建议采取方法一，问领导。即使会丢分(有的领导兴许会加分，但要严格控制次数和频率，问多了，谁都不耐烦)，也一定要把意图搞清楚。
准备的第二项工作：搜集材料。巧妇难为无米之炊，切忌无材料直接下笔，这与“985”、“211”无关，与博士硕士也无关。搜集材料应当把握好3条原则，一是全。除了公文所需的基本素材，要尽可能多地搜集相关资料，“前人同款”和“他家之言”是减少弯路的最好参考资料(这个要平时注重收集，也可临时利用计算机和网络搜索)。资料中有一项很容易遗漏却很重要，就是与此项工作相关的政策法规和上级指示要求，这是公文写作最权威和最直接的依据。很多新人缺少此类资料，导致行文时逻辑不强、层次不清、概念不准。写材料一定要养成收集此类资料的习惯，把这些放在案头，比网络搜索出来的文章绝对管用。二是准。这个不难理解，但要做到也有难度。总的一条，所有的概念、表述和数据要有出处。概念要以政策法规为准，表述要参照官媒的提法，数据要多渠道核对，通常以业务部门提供的数据为准，个别重要数据还需向下或向上核实。如果所需数据要的很急，但业务部门又不能及时提供，可依据往年数据和实际情况进行概算。这是非常措施，但也要遵循“要有出处”的原则，凭空捏造的数据宁可不要。三是精。主要把握两点：典型，筛选最核心的人、事和数据;时效，最新的理论、政策、指示和事件。素材多，就要优中选优，并对关键的素材进行标注，防止遗漏。素材少，就要多方补充，尽可能搜集有说服力、有亮点的素材，防止写作过程中无米下锅或者清汤寡水。
准备的第三项工作：拟写提纲。有人认为，这已经进入写作阶段了，但我还是把它归为准备工作。因为拟写提纲实际是对文章怎么写的总体构想，有的时候要琢磨很久才落笔，也就是俗称的“打腹稿”。正常的顺序是先理解消化掌握的材料，再根据写作意图拟写提纲。对于新手，我推荐先写提纲，再找素材。因为新手受领的公文任务，素材一般比较充分，难就难在如何让公文条理清晰、结构完整。见过很多新手写的材料，往往局部可以，但提纲之间逻辑混乱、语义重复、整体失衡。
提纲如何拟?前面搜集的“前人同款”和“他家之言”，此时就很重要了。都说“天下文章一大抄，看你会抄不会抄”。“会抄”的秘诀在于抄提纲，而非语句。抄提纲其实就是在抄思想，抄别人如何思考问题、如何阐述问题。不管是前人的还是他人的，提纲都是经过深入思考和反复修改的。虽然很多难逃“八股”做派，但作为新手，模仿仍是入门的有效方法。当有一天，你为一篇公文拍案叫绝或看出其牵强硬伤的部分时，你就不用模仿了。
另外，一定要克服照搬照抄，要认真理解其内在联系，如，提纲是并列式的还是递进式的，同级标题是不是同一个逻辑范畴内的，可不可以重新划分，标题前后顺序是否可以调换，等等，否则机械模仿再多也入不了门。
第二步，写作。毫无疑问，这是最核心的步骤。通常要把握“四点循环”原则，即：逻辑准确精练文采。首要的是讲究逻辑。新手写材料，要特别注意训练逻辑思维。提纲拟好后，就围绕提纲一层一层往下写。新手写作时很容易文不对题，明明标题是如何加强创新工作组织领导，内容却写成了如何改进方法提高效率。两者之间有联系，但写作时一定要关注区别。写组织领导，重点是领导如何重视、如何筹划等;写组织实施，重点是创新了什么，取得了什么成效。另外，同一个段落中的每句话应当也是有逻辑关系，切不可胡乱堆砌。逻辑清晰了就要确保准确。不管素材准备的如何，一旦确定用，就一定要用准确。说话可以似是而非，因为有语境，一般不影响交流，但写材料形成文字，搞错了就授人以柄。除了前文提到的数据，概念同样要准确。有的时候为了弄清楚公文中的一个概念，甚至需要突击通读一整本完全陌生的专业书，目的就一个：“不要写外行话”。有的时候数据实在拿不准，宁可概略模糊，也不硬凑瞎编，这个时候“定性”反比“定量”准。语义准确了就要力求精练。公文写作通常要经过“口语”—“书面语”—“普通话”3个段位。新手写公文，口语的痕迹很重，经常出现主谓宾丢失、定状补乱放现象。这个时候，小学语文的功底就很重要了，有空可以简单复习一下动宾、主谓、介词等常用结构。但只要我们在写完后，多读几遍，多半能自己发现并修改问题。解决了基本表达的问题后，要有意识加强“书面语”的训练，看看有无“同类项”可以合并的，有无次要的可以删除的，主要是避免啰嗦，杜绝“流水账”，力求语句简洁。待书面语运用自如，就要在简洁的基础上力求“明了”，写让人一看就懂的文章，提高写“普通话”的水平。语言精练了就要兼顾文采了。写作初期，不建议在文采上下太多功夫。可以从4个方面对文章进行简单修饰：一是篇幅尽量相当。如果段落篇幅相差较大，但有的段落篇幅实在不好压缩，可以将部分素材转换论点，调整到其他段落。二是标题尽量工整。建议新手从“标题党”模式入手。不要小瞧“标题党”，一个合格的“标题党”需要哲学+文学支撑的。但千万不要生造硬凑，否则适得其反。三是用词尽量灵活。除了排比句式，尽量不要重复用词。如果词汇量不足，也不需刻意搜集准备，公文看多了、写多了，词汇量也就丰富了。需要提醒的是，公文尽量少用生僻字词，既方便领导读，也方便群众看。四是语句尽量新颖。这个有点难度，考验的是写作者的综合素养，至于写出个人风格更是需要长期积累。但特别需要强调的是，无论怎样修饰、提升文采，绝对不能因辞害意。不论是自己还是请别人对文章进行修改润色，都一定要以前三条为必要基础，做到逻辑清晰、语义准确、语言精练。
公文写作需要高度思想集中，有的时间耗了半天，烟抽了一包，文章却仅开了个头。写作的过程是一个人的“独语”，一定要避免中断，做到“四个不停笔”，即：
遇到难点不停笔解决——跳过去继续往下写;
发现疑问不停笔核对——打“?”或标红继续往下写;
缺少材料不停笔搜集——空几行继续往下写(成文后再找，或同步让其他人找);
来人来访不停笔待客——“打个招呼”继续往下写。
第三步，校对。这是公文写作的托底，主要是排除低级错误。校对的专业性系统性都很强，这里主要介绍公文写作者校对时需要关注的几个点，简要归纳为“五看五查”。“五看”主要是快速检查，自己逐个核对即可。看标题。从文件名到各级标题，都要过一遍。因为标题是阅读的重点，出了错很容易被人发现。看人名。人名弄错带来的尴尬可想而知。不要过于自信，越是重要的人，越要多方印证。有个单位迎接一个很重要的检查，会前10分钟才发现检查组带队领导的名字写错了，错的名字还是上级传真发过来的。看序号。修改文稿特别是调整段落时，容易出现序号错乱的问题，所以一定要逐序号看一遍。看字体。“拷贝”参考文章时，容易出现字体错误，特别是楷体和仿宋，不仔细看容易出错。看页码。主要是装订时，要数下页码，防止错页或夹带白纸。即使有专门的文印部门，印刷装订后，自己也要去校对一下，特别是呈送给主要对象的材料。
“五查”主要是查看固定格式是否正确、行文是否规范，通常需要借助工具和资料进行查找或比对。查“两头”，看文首文尾的标题、主送、署名等是否正确;查间距，检查段落间距是否规范;查空格(行)，常用的word等软件很容易出现多余的空格(行);查错别字，对自己拿不准的用词或标点符号一定要校对;查语法，前文提到的主谓宾、定状补，校对时存有疑惑或晦涩拗口的一定要留意斟酌。
校对工作重在心细，甚至要有一点强迫症。自己校对自己写的公文效果往往一般，可以借助软件自带的“查找”、“替换”等功能帮助校对，条件允许可以请同事帮忙。
最后一步，送审。这是公文的收官。通常要逐级送审，紧急情况可边送边改。新手送审文稿要做到“三不”，即：不要拖拉延误。很多新手文稿喜欢拖拉，容易给人不自信、作风散、执行力差等不好的印象。机关人员要有“快准严细实”的作风，首要的就是“快”。有的同志故意拖延，等到急用时“硬塞”给领导。对于新手而言，这种做法有害无益。不怕推倒重来。要有不破不立的勇气，不要被否定了一次，就不敢写。有的内容虽然花费了很大的功夫，但审阅未通过时，该调整的调整，该删除的删除，该重写的重写，不要舍不得。不烦反复修改。稿子都是在反复推敲、反复打磨中雕刻出来的，非此难成上品。领导审阅既是把关，也是帮带，如果提出修改意见，要虚心听取，认真琢磨。特别是有的时候修改意见并不具体，不知道如何修改时，自己要跳出语句本身，从文稿的根本目的即逻辑起点去重新审视，进而找到灵感和突破口。
公文写作需要文科功底，更要理科思维。文学不可复制，所以是艺术。公文的核心是清晰而准确地表述，有据可查、有章可循，所以公文写作是科学，是科学就可复制、可学习、可提高。