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《金字塔原理》:让你的表达更清晰

文/1784字,阅读时长4分钟


上周,有位在一家网络公司负责新媒体运营的朋友小刘向我倒苦水,说她做的那份第一季度运营报告被领导给驳回来了。

“我找了许多材料,分析了各种数据,熬夜加班几个晚上做出来的东西,却被领导用一句‘条理不清’就给打回来了,我真的很郁闷啊,太痛苦了!”

我很理解小刘的痛苦,人在职场,不是光会做事就行了,我们还必须学会表达,无论口头或者文案。

在这方面,最为经典、实用的方法,当属芭芭拉·明托在《金字塔原理》一书中提到的结构化思维。


01 什么是金字塔原理

要搞清楚什么是金字塔原理,我们先来看两段文字对比:

未经组织前的文字:

“王总来电话说他不能参加下午3点的会议了。李总说他不介意晚一点开会,明天开也可以,但明天10:30以前不行。刘总的秘书说,刘总明天晚些时候才能从外地赶回来。会议室明天已经有人预订了,但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四上午11点似乎比较合适。您看行吗?”

而由金字塔原理组织后的文字改为:

“今天的会议可以改在星期四上午11点开吗?因为这样对王总和李总都更方便,刘总也能参加,并且本周只有这一天会议室还没有被预订。”

上述第二段文字,就是一个简单的金字塔结构。大家可以发现,重新组织的语句形成了两个层次,第一句提问属于第一层,而后面的语句都属于第二层,第二层是用来解释第一层问题的。如此表述,语意就非常明确。

金字塔原理是一种重点突出、逻辑清晰、主次分明的逻辑思路、表达方式和规范动作。

书中所提及这种类似金字塔形状的思维结构是:中心思想明确,结构先行,以上统下,归类分组,逻辑递进。即是一个先重要后次要,先全局后细节,先结论后原因,先结果后过程。


02 为什么要应用金字塔原理

《金字塔原理》这本书可以说是大名鼎鼎,很早以前我身边就有朋友总是对我提起并推荐,所以最近终于花时间认真读完了。

那么在生活和工作中为什么要应用金字塔原理呢?

1.用全局思维看问题

应用金字塔原理最大的好处是,当你对一个问题或者需要处理的工作进行相应分析时,整个事物的来龙去脉你将了如指掌,这样你就会俯瞰问题,拥有全局思维。

平时在工作中,许多人最容易犯的错误就是,事情进展到一半了,才发现遗漏了关键点,于是再回去返工,这样常常导致工作效率低下。

使用金字塔原理后,我们可以将工作的前因后果梳理清楚,未雨绸缪,做好准备。并且避免了那些不必要的沟通和对接,利人又利己。

2.拥有明确的目标

所谓明确目标,换一个词就是言之有物。现实工作中,我们经常会听到有人高喊:我要升职、我要加薪、我要努力之类的话语,但是多少年过去了,可能有些人依然原地踏步。

这里有个很关键的原因就是目标不够明确,对于真正有执行力的人来说,他会将目标用SMART原则来表述,再制定详细的计划,及时反馈和执行,往往能得到很好的结果。而这就是金字塔原理的核心作用。


03 如何用好金字塔原理

学习了《金字塔原理》以后,实际工作中我们该怎么运用呢?我们可以采用向下分解和向上总结两种方式。

所谓向下分解,其实就是遇到问题后进行拆分。但要注意的是拆分的每一层都要是相互独立并且没有遗漏,比如性别可以拆分为男性和女性等。总之,根据具体问题找到拆分标准,并且拆分到最底层。

向上总结则是对相似的几个问题先找到他们的一致性,再在该层问题上继续找他们的一致性,一直到所有问题归纳成一个问题。比如我做培训讲师,虽然开发了许多课程,其实可以把一部分内容相似的课程归纳成一类,再把这些不同的类继续归纳成若干大类,这就是向上总结。

向下分解、向上总结,就是金字塔结构两种经典的搭建方法。那么,同一个层次中的素材要怎么组织起来呢?你可以采取演绎顺序、时间顺序、结构顺序和程度顺序。

一是演绎顺序,其对应的思考方式是演绎推理。此种推理通常为三段论形式,即由一个大前提和一个相关的小前提推导出一个结论。

二是时间顺序,也可称为因果顺序,就是按照行动的顺序依次表述达到某一结果必须采取的行动。

三是结构顺序,就是当你使用示意图、地图、图画或照片想象某事物时的顺序。

最后是程度顺序,也叫重要性顺序。就是在具有共同特性的同一组素材中,把最能鲜明表现该特性的素材排在第一位,即先强后弱,先重要后次要。


写在最后

在工作中,表达能力十分关键。芭芭拉·明托的这本《金字塔原理》提供了一套简单且直接的方法,从而帮助我们建立起一种正确的、结构化的思维,最后由通过自己表述出来,这不是我们每个职场人都希望得到的答案吗?

责任编辑: 鲁达

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