鲁达 本文作者 | 经韬纬略智库
全文6502 字
不是你所有的努力都会被看到，在汇报工作时，要么展示了自己的能力，要么展示了自己的愚蠢，要么赢得了上司的赞赏，要么得到了上司的鄙夷。
建立机制：形成有效的工作汇报机制
你可能会疑惑：汇报就汇报，为什么还要建立汇报机制？汇报机制有什么必要性和作用？
缺乏有效的工作汇报机制，会加大工作中的沟通成本，使工作没有办法协调统一，无法及时处理和解决工作中的问题，并且会使你的上司感到很头疼。
任何上司都不喜欢不会汇报工作的下属。
如果你还没有学会汇报工作和建立起完善的工作汇报机制，说明你还未达到职业化的标准。
学会汇报工作的第一步，就是建立起完善的工作汇报机制。
工作汇报机制的作用是什么？汇报机制的建立是为了统一工作和制约行为。
在一家企业中，机制无处不在。从管理机制的形式划分，企业内的机制分为3种。
第一种是行政计划式的运行机制，即以计划、行政的手段把各个部分统一起来，目的是统一。
第二种是指导服务式的运行机制，即以指导服务的方式协调各部分之间的关系，目的是协调。
第三种是监督管理式的运行机制，即以监督管理的方式管控各部分之间的关系，目的是管控。
工作汇报机制属于第一种，是行政计划式的运行机制。你汇报的对象是你的上司。站在上司的角度看，工作汇报是非常严谨的事情，工作汇报机制可以把彼此的工作统一、连接起来。
企业机制从功能上划分可分为激励机制、制约机制和保障机制。激励机制是调动管理活动主体积极性的一种机制；制约机制是保证管理活动有序化、规范化的一种机制；保障机制是为管理活动提供物质和精神条件的一种机制。
工作汇报机制属于制约机制。
工作汇报机制可以制约无序行为，使工作随时处于可控状态。企业内部的工作机制划分，如表-1所示。
表-1 企业内部的工作机制划分
建立汇报机制，你需要对5个内容进行主动汇报：进度、需求、业绩、意外和困难、建议和规划，如图-1所示。
图-1 需要主动汇报的5个内容
汇报内容1.进度
你的上司把一项工作交给你，那么你就有义务在工作过程中向他汇报进度。如果工作有了新的进展，也可以随时汇报。
如果工作进展顺利，可以按照既定的节奏汇报；如果工作进展不顺利，则需要及时反馈和汇报；如果需要申请延期，更应该提前申请，并说明延期的原因和延迟的时间。一般来说，申请延期都需要提前汇报。
汇报内容2.需求
多数工作不是你凭一己之力就可以完成的，你可能需要申请人力或物力来支持你的工作，这时你就需要向自己的上司汇报你的需求。但是要注意，汇报需求是你的义务，是否同意你的请求是上司的权力；如果上司不同意你的请求，你就该寻找其他办法。
汇报内容3.业绩
汇报业绩分为两种情况：业绩已完成和业绩未能完成。
如果业绩完成了，直接汇报即可；如果业绩没有完成，就需要说明业绩目标是多少，实际完成了多少、还差多少，没有完成的原因是什么，这个问题是不是能解决，预计完成时间是什么。
汇报内容4.意外和困难
遇到困难和问题要及时汇报，遇到意外情况也需要第一时间汇报。任何时候都不要隐瞒你遇到的困难，不要期望你能自己默默地解决；即便你可以自己解决，你的上司也有知情权。
汇报内容5.建议和规划
这里的建议和规划可以是工作上新的建议和规划，也可以是对现有工作情况的改善意见。在汇报建议和规划时，应该把提出建议的原因描述清楚，同时说出你的建议和它能够带来的好处，而不是盲目汇报。
工作汇报的机制要做到简单化、科学化和习惯化。
简单化.简单明确
你的汇报要避免长篇大论和复杂的描述，要尽量简单明确。
下面我列出了汇报机制的5个内容，每个内容对应一个模板，是你要掌握的简单汇报形式，如表-2所示。
表-2 日常汇报的模板
简单化的汇报：先描述现状（一般来说几句话就可以把问题描述清楚），再提出问题（而不是擅做主张），然后等待上司的回应。
在你汇报工作的时候，也要使自己的汇报简单化、明确化。
科学化：有始有终
参加过军训的人可能记得，每天早晚列队时，总少不了汇报：“报告长官，今天应到×人，实到×人，有×人事假、×人病假……”每次略有变化，但最后一句永远不变——“报告完毕”。“报告完毕”是一种简单明了、有头有尾的汇报话术，此语一出，长官便对已经发生的情况做到心中有数。
在你汇报工作时，可以用“您看怎么样”“您的意见是什么”“您说这样可以吗”作为结束语。
通常来说，一份工作周期是一个月的工作，你需要至少一个星期汇报两次。在每周一汇报这周的计划，在每周五汇报这周工作的完成情况。
习惯化：积极主动
汇报是一种职业习惯，同时也是双方达成工作共识的沟通方式，汇报是一种必须采用的沟通途径。没有定期汇报，工作就容易陷入失控状态。
汇报既是配合又是默契。汇报是下属的义务，也是下属的日常工作。要积极主动地向上司汇报你的工作。即使上司不要求汇报，自己也要主动汇报，要让汇报工作成为你的习惯。“机制”是看不见的默契，“强制”是看得见的管控。
建立汇报机制的意义：让你的上司时刻心中有数，对你的工作情况永远处于放心状态。这也是汇报的价值所在。
厘清思路：9个步骤厘清汇报思路
汇报的内容不明确，是因为你思路不清晰。如果有清晰的汇报思路，当然就不怕汇报工作了。
9个简单的步骤能够帮你厘清自己的汇报思路，如图-2所示。
图-2 9步厘清汇报思路
第一步，确定人物
你准备汇报给谁听？是一个人还是几个人？
如果你要向一群人汇报，如当着全公司人的面做工作汇报，那么他们中谁才是你真正的听众？是你的领导，还是你的同事？
只有确定了汇报对象，才能开展下一步的工作。
第二步，确定内容
汇报什么内容？
你知道自己要说什么吗？有人汇报工作时思维混乱，自己都不知道自己要表达什么。这就是没考虑清楚就张口的结果。
汇报工作中有3个简单的汇报模型，如表-3所示。
表-3 3种汇报模型
模型1：Why—What—How，即分别描述事件/工作/项目的起因、内容和方法。
模型2：5W1H，即分别描述事件的内容、起因、时间、地点、人物以及解决的方式或过程。
模型3：STAR模型是汇报工作进度常用的模型，即交代背景、需要完成的任务、任务的完成情况和效果。
这3个模型可以应用于大多数工作汇报，能帮助你梳理过程，有条理地呈现汇报的内容，使你的汇报更有效。
第三步，确定重点
你汇报中的关键部分是什么？
一次汇报的重点应该只有一个，而这个重点应该是能用一两句话表达清楚的。
第四步，确定逻辑
工作汇报的逻辑是什么？
基本的逻辑有时间逻辑、事件逻辑、空间逻辑等。
例如，汇报工作的进展情况，你就可以使用时间逻辑，从过去到现在，选取几个时间点来汇报。
逻辑的使用可以使你的汇报内容更清晰，展示得更直观。
第五步，确定方式
应该用什么方式汇报？简单的内容可以使用口头汇报的形式。如果口头汇报不方便，使用即时通信工具也可以。
如果汇报的内容比较复杂，就需要用邮件或汇报公文来汇报，附件可以是参考的文件资料。
更复杂的内容，可能就需要做成PPT，然后通过专题汇报会当众汇报。
内容的不同性质决定了你应该采用何种汇报形式。
那么，你该如何汇报工作？因事制宜，因人制宜，因时制宜。在不同的情况下，面对不同的人，你要选择不同的汇报方式。
有效果的方式，就是好的方式，效果有时比道理更重要。
第六步，确定场合
在什么场合汇报？是单独去上司的办公室汇报，还是在会议上公开汇报？
第七步，确定时间
在什么时间汇报？汇报大概要花多长时间？汇报的那个时间段是不是合适？这些点都要考虑到。
第八步，确定状态
上司是否处于“听汇报”的状态？如果上司不在状态，那么你有几个选择：如果是非常小的事情，可以拖一下，等他在状态了再汇报；要么用几句话总结一下你要汇报的内容，然后申请隔日再汇报。但是注意：如果汇报的内容非常紧急，即使上司不在状态，你也要把他“拉回状态”。
有的职场新人就犯过这样的错误，他有件非常紧急的事情找上司汇报，结果上司正在为另外一件事着急。上司看他也不像有什么要事的样子，就把他轰了出来。第二天，上司发现耽误事了，把他叫到办公室训了一顿。他还特别委屈，找到我，问我这种情况该怎么办。
我说：“你在汇报工作之前，要看上司是不是在状态。如果上司不在状态，而且你汇报的是小事，就可以先拖一拖。如果是重要和紧急的事情，而上司不在状态，那你在汇报之前，就要先说：‘领导，这个事情很重要、很紧急，所以我来找您汇报。’他听了你的话，自然会把注意力放到你身上。你不仅是上司的下属，还应该是上司的助手。”
第九步，确定被接受的可能性
上司能否接受你的工作汇报？如果上司不接受，那么他不接受的原因是什么？如何解决上司不能接受的问题？
突出重点：分清轻重缓急再汇报
很多人汇报工作时辞不达意，常常会被上司打断：你到底想要表达什么？
这就是汇报没有重点导致的。你要汇报工作，首先要做的就是从内容中择取重点，然后有重点地汇报。
汇报的重点内容同样也是汇报的目的。如果你没弄清楚自己汇报的目的，你汇报的内容将是混乱的。
例如，向领导汇报工作方案，你的目的是要争取方案通过，还是只是为了阐述自己不成熟的方案、求得领导的指导？如果是前者，你汇报时应该充分阐述自己方案的利弊，重在优势环节；如果是后者，你汇报的内容的重点就应该放在阐述不完善的地方。
不要让潜意识主导你的语言
为什么有的人不会沟通和报告？
你的言语最终反映的是你的内心，如果你还没有想明白，又怎么可能说得明白？有人说：“老师，我不知道该汇报什么，我表达不好。”其实你表达的问题，最终还是思考的问题。一个人先天条理性不好，后天又没有注意过，那他的言语很容易呈现“意识流”。他的潜意识主导了他的嘴。想到什么说什么，因为嘴不可能比脑子快，所以他说的内容就呈现跳跃性。大脑思考的模式常常是关联性的，由A联想到B，由B联想到C。
有一次，我和一个朋友出去吃午饭，他说：“我想想吃什么啊。”刚说完这句话，他又说：“唉，那些人怎么搞的啊！”
从他的言语上看，他说：“我想想吃什么啊—唉，那些人怎么搞得啊！”
我觉得这件事很有意思，就询问他的思路，他自己都没有意识到自己说话的跳跃性。他对我说，他的思路是中午要吃饭——上次吃的广东菜还不错——和谁吃的？和一个客户吃的，双方还签了一个合同——那个合同签了，但是现在因为对方的问题延迟——他们怎么搞的啊。
这种跳跃性的思维反映到话中，就显得毫无逻辑性。要有意识地控制你说的内容，而不是让表达随着潜意识走。防止潜意识主导沟通的方法，如表-4所示。
表-4 如何防止潜意识主导沟通
确定表达的次序和逻辑
在向上司汇报的时候要分主次，不但要精练，还要能够引起上司的兴趣。你一定要知道，上司关注的是哪个工作、上司想先听哪个工作。
我做管理工作的时候，每个月都会在总经理办公会议上强调工作重点，我的一些聪明的下属，就会先汇报我强调的内容。
•强调紧急的。
•强调重要的。
•强调和上司利益关系密切的。
•强调上司关心的。
按照时间顺序汇报：当你汇报业务时，你可以先总结过去一个季度的表现；然后再分析当前遇到的机遇和挑战，总结要点；最后对下一季度进行展望，对需要改进的地方加以阐述。
按照影响力排序汇报：先说影响重大的因素，然后说次要的。
按照沟通对象的关心程度汇报：先说沟通对象关心的问题，再抛出其他问题。
我所在的公司曾经做过一个训练。先设计一个很难汇报的题目，然后使用电梯练习汇报，电梯从1楼到14楼，要求领导在这个时间内把题目内容汇报清楚。这个方式很好地训练了领导的汇报能力。
任何能力都是训练出来的。你也可以采取“限时1分钟汇报”的方式训练自己的汇报能力。
简明扼要：学会用3句话总结你要说的内容
很多人抱怨自己的上司总是没有耐心听自己说话，事实上，通常领导者的职位级别越高，对下属汇报工作的水平要求就越高。案例中的经理自认为他只花了总裁一点儿时间，结果总裁就发火了。
但是从总裁的角度想一想：有多少人找他汇报？如果每个人都耽误他20分钟，一周他就被耽误38个小时。每个下属浪费一点儿时间，累积到领导者那里，就是极大地浪费时间。
当你向上汇报工作时，一定要把效率放在第一位。
学会简明扼要地汇报，就是帮你的领导节省时间、创造效益
汇报工作时，简明扼要地汇报不仅是一种能力，也是一种心态上的追求。汇报内容是你要汇报什么，简明扼要是你应该怎样汇报。
我们上学时都学过“总分总”——先总结，再分别描述，最后再总结。
汇报的结果最重要，追求汇报过程可能会使你说起来没完没了。要学会把你汇报的内容归纳出个一、二、三来。可以这样对领导说：“领导，我向你汇报三项工作：第一项是……第二项是……第三项是……”然后观察领导的神情，领导在听哪件事时表现得比较专注，你就着重汇报哪个内容。
有人说：我不会总结啊。那也没关系，有几种简单的方法可以帮助你总结你的汇报。
方法1.三点逻辑：学会分层次汇报，浓缩的才是精华
三点逻辑的精髓在于总结和归类，三种方法、三个时间、三个方面、三种方位、三个工作……把内容分成三块来阐述，就是三点逻辑。
在公司会议上，总经理提出要实现下一个年度公司业绩增长30%的目标，让大家说说如何实现。
问到王经理时，王经理略微思索了一下：提升业绩—业绩由什么决定—市场、人力、营销—所以提升业绩的3个关键在于开发市场、提升业务员的业务水平和加大营销力度。
于是王经理就说：“我认为咱们公司要提升业绩，有三块内容要加强：第一，只是现有市场是不够的，我们应该在巩固现有市场的基础上开发新市场；第二，我们业务员的工作方式和业务水平还需要培训和加强；第三，我们营销的力度还要加大。”
总经理点点头，说：“对，那我们现在就分别讨论以下3个问题。”
任何事情都可以总结出个一、二、三来，你在说话、汇报，甚至思考的时候，都应该有意识地训练自己，用“一、二、三点”来说话、汇报和思考。
方法2.收益逻辑：价值描述
要汇报好处、汇报收益和汇报价值，不要汇报无关紧要的细节。
方法3.汇报结果，不要刻意汇报过程
有人在向领导汇报工作时，特别喜欢汇报一些无关紧要的过程，他认为这个过程特别能体现他的努力工作，但是领导对这些其实是不感兴趣的。
如果领导不问你，你就不要刻意汇报细节。在给领导汇报的时候尽量少说废话，要尽量在短时间内完成。
方法4.按时间逻辑迅速整理思路
在工作中，时间逻辑是我们常用也是好用的逻辑。过去、现在、未来是时间逻辑的精髓所在。
某次，一个学员小C在外地出差时接到了总经理的电话。一般情况下，他这个级别的员工是接触不到总经理的，这次能接到总经理打来的电话，可能是总经理对这个项目特别重视。
总经理在电话里问：“项目A进行得如何了？”
小C立刻感到紧张：首先，项目A之前一直处于搁浅状态，这两天才重启；搁浅的原因十分复杂，绝不是一两句话就能描述清楚的。但是总经理显然没有时间听这些。
如果小C说“项目A的情况我现在没办法说清楚，这两天已经在进行了”，总经理肯定大怒，他的工作都有可能保不住了。而且电话和面谈不一样，没有人喜欢在电话里听别人长篇大论地解释。
这时小C该如何汇报呢？他使用了时间逻辑，用三句话说清楚了：“总经理，这个项目是这样的：之前出了一些小差错，使项目停止了，在两周前我们专门和客户一起开了会，共识是协商出一个大家都满意的方案；目前，我们公司已经制订出了一个不错的方案并发给客户，等待他们的回复；等我和您汇报完，我立刻致电对方，询问他们对目前方案的意见。”
总经理听了挺满意，说：“你先别催了，等他们主动给你回复。你一收到回复，就把情况立刻汇报给我。”
小C答应了。挂了电话，小C发现自己竟然吓出了一身冷汗。
小C的应对非常巧妙。
第一句话：之前出了一些小差错，使项目停止了，在两周前我们专门和客户一起开了会，共识是协商出一个大家都满意的方案。（过去时间）
第二句话：目前，我们公司已经制订出一个不错的方案，已经发给客户公司，等待他们的回复。（现在时间）
第三句话：等我和您汇报完，我立刻致电对方，询问他们对目前方案的意见。（未来时间）
仔细分析他的这三句话，没有什么实际内容，项目可以说没有实质性的进展，但是他用三句话总结现状，用过去、现在、未来的时间逻辑来分析，非常巧妙地完成了自己的汇报。
能够展开的汇报才是成功的
当你向领导汇报工作的时候，先说一、二、三点，然后领导会说：“你汇报的这个，第×点我特别感兴趣，你详细说明一下。”然后你就可以详细汇报，和领导者展开讨论，这种汇报才是成功的。你的汇报内容要能够引起领导者的讨论兴趣。
以上内容摘自《如何正确地汇报工作》
《如何正确地汇报工作》通过“4个步骤、4个问题、7个秘诀和8个难题”，全面解析职场中的上下级关系以及如何建立和谐的上下级关系，手把手教你如何正确地汇报工作。这是一本有关“工作汇报”的实用手册，同时也是一本解读“如何与上司相处”的行为指南，能帮助你学会正确汇报工作，完成从“透明人”到“不可替代者”的过渡，成为上司信任和依赖的对象，掌握在职场中发展与晋升的秘诀。
戳这里打包带走☞《如何正确地汇报工作》