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如何提高工作效率如何提高工作效率心得体会…

按时完成工作并非易事。

如果你习惯于拖延,那么这种行为只会让事情变得更加困难。如果你对于工作和学习,已经有了自己相应的计划,那么番茄工作法就是其中一个有效的时间管理工具。

相信你肯定听过这个方法了,也知道这个方法,既可以让你全天精力充沛地工作,同时也让你充足的休息时间,这种劳逸结合的方式,能够大大增加我们的工作效率。

不管你是否真正了解这个方法,在这篇文章中,我会告诉你如何把番茄工作法应用到你的生活和工作中。

什么是番茄工作法?

番茄工作法是在1980年来,起源于一个叫做Francesco Cirillo的学生。

这个人也是有拖延的习惯,于是他就要求自己每次学习,只要专注于10 分钟的时间就行了。没想到,其效果让他非常感到鼓舞。

这是它的工作原理。

当你有很多工作要做时,使用番茄工作法将其分解为25-30分钟左右或更小的工作间隔。在每个间隔之间,休息2到3分钟,然后理清头绪。

这有助于你的大脑在这段“短”的时间内保持高度专注,同时也让大脑得到休息的奖励。

这个方法的要点就在于:

  • 准备一个待办事项列表和计时器。
  • 将计时器设置为25分钟,并专注于一项任务,直到计时器响起。
  • 当你一个时间段结束时,标记一个番茄并记录你完成的内容。
  • 然后享受五分钟的休息。
  • 四个番茄之后,再休息15到30分钟。

25分钟作为一个“番茄时间段”,是该方法的核心。

但番茄工作法还包括三个规则,以充分利用每个间隔:

第一,分解复杂的项目;

如果一项任务需要四个以上的番茄钟,则需要将其划分为更小的、可操作的步骤。坚持这条规则,能够有助于确保你在项目上取得明显的进展。

第二,小任务一起进行;

任何需要少于一个番茄钟的任务,都应该与其他简单的任务结合起来。例如“回复别人信息”、“查看网页资讯”和“阅读新闻信息”,都可以放在一个番茄时间段内进行。

第三,一旦设置了番茄钟,它必须响起。

番茄钟是一个不可分割的时间单位,不能被干扰,尤其在进行的过程中,动不动就查看微信,刷朋友圈之类的。

任何出现的想法、任务或要求都可以先标记下来,完成番茄时间段的工作后,才再去做这些事情。

在此之前,闹钟响起之前,都不应该被任何想法打扰到自己。

如果真的发生不可避免的中断,那休息五分钟,然后重新开始。即使你在计时器结束之前完成了给定的任务,这个规则也依然适用。

将剩下的时间用于“过度学习”,或提高技能或知识范围。例如,你可以花额外的时间阅读专业期刊或研究社交的机会。

完了后再好好休息,通过休息,你可以帮助自己的大脑提高注意力,防止决策疲劳,恢复动力并提高创造力。

这就是所谓的“劳逸结合”了。

番茄工作法的原理

或许你会感到奇怪,番茄工作法真的有用吗?

是的,这个方法确实能够有效提升我们的工作效率,只要你真的能够按照这个方法去做。

其原因有以下几个:

  • 轻松上手

研究表明,拖延与懒惰或缺乏自制力几乎没有关系。相反,我们把事情推迟,更多的是避免消极情绪。

因为当我们盯着复杂或困难是很不爽的,因为你都不知道如何开始,以及如何把它做好。

所以为了转移这种不爽的情绪,我们会刷刷小视频,玩玩手机,浏览一些轻松不费脑力的信息等,以获得舒适的感觉。

幸运的是,我们任何一个人都可以打破这种“循环”,就是把你拖延的任何事情,缩小到一个微小的、让人轻松上手的第一步。

例如,与其要求自己坐下来写一篇优秀的文章,倒不如坐下来先写个大概的开头!还是觉得太难了?试着坐下来写下第一句话吧!

在短时间内做一些小事情,比尝试一下子承担一个大项目要容易得多。

解决拖延的策略正是番茄工作法要求你做的:

把你的大任务、项目或目标,分解成你只需要在接下来的25分钟内完成的事情即可。

它让你高度专注于你需要做的每一件事,而不是被你所承担的巨大工作量所淹没。所以我们不用担心结果——一次只“吃掉”一个番茄时间,这就行了。

  • 消除干扰

如果你在心流状态下曾经被打断过,你就会知道重新集中注意力是多么困难。

然而,经常看抖音、在微信上聊天,或者被社交媒体夺取自己的注意力,越来越容易对我们造成影响。

虽然把拖延归咎于技术的发展似乎也没什么问题,但最新的研究表明,超过一半的工作日干扰是自己造成的——这意味着我们无法专注于自己。

很容易证明这些内部拉动是合理的,你会不断在心里跟自己说:这个信息太重要了,不看不行啊!或者,我只刷一下小视频,看完就算了!或者,打开手机看看信息而已,用不了一分钟等等。

当这些小的干扰加起来,足以对我们的注意力形成严重的影响。这不仅会让你因分心而失去很多时间,而且你还需要时间和精力来重新集中注意力。

研究表明,当我们的思绪被打乱之后,可能需要至少20分钟的时间,来重新集中注意力。

也就是说,你稍微松懈一下,你就需要浪费很多个20分钟来调整自己了。

而番茄工作法可帮助你抵制所有这些自我打扰,并重新训练你的大脑集中注意力。

每个番茄钟都专注于一项任务,每次休息都是一个重新设置的机会,让你的注意力重新回到你应该做的事情上。


  • 你更加清楚你完成了什么

在安排时间工作时,我们往往会犯下一个错误,就是我们倾向于大大低估完成任务所需的时间,即使我们知道过去类似的任务花费的时间更长。

而番茄工作法则可以成为对抗“计划谬误”的宝贵武器。当你开始在短期的、组块的番茄时间中工作时,你知道自己在哪些时间完成了哪些事情,而不是以一种凌乱的思维处理工作。

当你使用番茄时间的技巧时,你可以清楚地衡量你有限的时间和你的努力,让你更准确、更有效地反思和计划你的日子。

通过练习,你将能够准确评估一项任务需要多少个番茄,并养成更加一致的工作习惯。

而且运用番茄工作法,有点像我们玩游戏那样,每一关需要完成那些任何才能够通往下一关,这种“游戏化”的行动方式,可以给予你更大的行动动力。

这就是番茄时间的有效之处了。


如何更好利用番茄时间工作法?

虽然25/5分钟的工作/休息间隔,是番茄工作法的核心,但你可以做一些事情来使你的番茄工作更有效:

第一,提前计划你的番茄钟;

在工作日开始时(或者如果你计划第二天在结束时),请花15分钟来计划你的番茄钟。

拿出你当天的待办事项清单,记下每项任务需要多少个番茄。(请记住,需要超过 5个番茄钟的任务应该分解为更小、更易于管理的任务。较小的任务,例如回复信息或查看资料等,可以在一个番茄钟中一起批处理。)

如果你每天工作8小时,请确保当天的番茄钟不要超过16个(包括工作上和生活上的所有任务)。

如果你要做的事确实这么多,那就把最不紧急/最不重要的任务推迟到本周晚些时候去做。

第二,根据实际情况安排番茄时间;

每个人的上班时间都不一样,每天工作8个小时,你可以给自己留出16个番茄时间,但最好还是建立一个2-4个“溢出”的番茄时间的缓冲区,以防万一。

这样,你就可以使用溢出的番茄时间来处理比预定计划时间更长的任务,或者处理一天中出现的意外任务。

如果你最后并没有用到这些溢出的番茄时间,就用它们来学习,或者处理那些总是被你推到待办事项清单最后位置的低优先级任务。

例如今天你打算给家里打扫卫生,预计要用两个番茄时间,但最后只用了一个番茄时间,那么剩下一个番茄时间,你就可以做一些平时想做,但又迟迟没有做的事情了。

当然,随着时间的推移,你会更好地了解自己一天到底能完成多少个高质量的番茄时间,即便不满16个也没关系,毕竟重要的是,要关注每个番茄时间的质量,而不是数量。

第三,试验属于你番茄时间的长度;

对于某些需要长时间处于创造性“流动”状态的工作——思考编码、写作、作曲等,25分钟的番茄时间可能太短了,你可以根据自己的需求,尝试延长工作时间,并延长休息时间。

一项研究发现,52分钟的焦点和17分钟的休息时间是完美的平衡。其他人更喜欢工作90分钟,休息20-30分钟。

而对于由于某种原因而推迟的任务,25分钟可能太长了。如果你感到很大的精神压力,或者你无法在25分钟内保持专注,请尝试15分钟、10分钟甚至5分钟的番茄时间。

对于不少人来说,大多数情况下,最佳的注意力将在25-50分钟范围内达到峰值浓度,并有5-15分钟的休息时间。

试着根据你当天的精神状态、意志力能量、工作类型以及一项任务的难易度,来安排自己的番茄时间。


第四,休息时最好远离屏幕;

休息的方式每个人都不同,如果你的工作是在电脑上进行的,那么当你完成一个番茄时间需要休息时,最好让自己远离电脑——当然,也包括你的手机。

站起来,四处走动,伸展身体,到空气新鲜的地方,闭目养神,或吃点零食,看窗外的风景等。如果你在家工作,请折叠一些衣服或清理厨房桌子。

无论你做什么,减少自己面对屏幕的时间,你的休息才会更加有用。


第五,使用应用程序来执行你的番茄钟;

我相信你肯定懒得自己下笔去做番茄时间了,而且也容易犯错。

不管你在一天开始时多么有动力,你也会很难坚持你安排的番茄时间。既然如此,倒不如运用一些相关的APP来帮助你,更好地运作番茄时间。

你可以在手机的商店找到相关的APP,最好是可以让你自定义你的工作时间、提醒方式,以及强制执行的APP,例如在APP进行番茄工作期间,你的手机无法正常使用到这样。

这样,既可以让你远离手机的干扰,也可以运用科技的方法,让你保持专注,提高自己的工作效率了。

责任编辑: 鲁达

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