鲁达 机关企事业单位人员必备：１０分钟学会excel制表“１８般武艺”
南充市顺庆区西门市场管理办公室 邓智宁
excel表要制好，得学会基本方法，本人总结为“１８般武艺”。“１８般武艺”如下：
１．简单认识excel表
excel表格分为标题栏、菜单栏、工具栏等等。随着智能化的不断提高，工具种类及用途越来越多，今天主要涉及一小部分。
２.制表方法/步骤
在第一行，选中A~G列。点击工具栏上的【合并后居中】。 输入文字“员工工资表”。
选中2、3两第A列的两个单元格，点击工具栏上的【合并后居中】。 输入文字“事项”按键盘上的ALT+Enter键换行，输入“姓名”。
点击工具栏上的【左居中】。 调整单元格的宽度，再双击单元格进入编辑状态，使用键盘的“空格键”将“事项”这两个字向右移。
点击工具栏的<插入>，点击【形状】，选择直线，然后将直线按对角拉出一条线。
最后一步，选中这些单元格，点击工具栏上的【边框】，为表格添加边框，这样就完成表格的制作。
如果表格打印的时候因为行数过多，需要有相同的表头时，请查看参考资料：如何打印相同标题。
３.如何插入行列
我们想在排名前面插入一列，这步可理解为正常表格的插入行列。步骤：1、从最上端H处选择“排名”一列，2、点击右键，插入。
４.表格文字编辑
假如要在 A2 单元格中输入“Excel表格的基本操作”。单击 A2 选中它，输入“Excel表格”后已经占满单元格，按 Alt + Enter 组合键换行，第二行输入“的基本操作”已超出单元格，把光标定位到“操”的后面，再按 Alt + Enter 组合键，则又换一行。按两次 Alt + Enter 组合键换行后，若继续输入，则 Excel 会自动换行，勿需再按 Ctrl + Enter。如果还要给文字设置字体和字号，单击“字体和字号”下拉列表框选择即可。若还要设置加粗、倾斜和下划线，单击这些图标即可。
５.设定恰当的行高
Excel 默认的行高为 13.5，用这样的行高制作表格，会让行与行之间没有空隙，看起来很拥挤。因此，正确的格式应该是把行高设得大一点。只要把行高改为 18，就能让文字的上下多出一点空间，这不仅可让文字更容易阅读，也能使表格呈现出简练的风格。
先在处点击，全选表格，再在处单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择处的“行高”命令，在出现的新窗口处输入“18”，最后点击“确定”按钮。
６. 设定恰当的列宽
要让项目里的文字、数字都能完完整整地呈现在表格上，就要给它们设定一个合适的列宽。一般来说，将光标移到某一列的最上面，当其变成下图处的形状，鼠标双击字母右边的“|”，就能使左边的那一列（B）自动调整为合适的列宽。对于内容属于同类的列（C、D、E），最好设定为相同的列宽，这样看起来更整齐。
具体操作方法是，先选中上述 3 列，再在处单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择处的“列宽”命令，在出现的新窗口处输入一个合适列宽值，最后点击“确定”按钮。
７. 设定恰当的字体和字号
作者在书中给出的建议是：英文字体设为 Arial，日文字体设为 MS PGothic，我觉得在简体中文环境中，可以都设定为“微软雅黑”。此外，字号可以维持 Excel 的默认值 11，但一定要保持整张表格的字号统一。如果有要强调的部分，可以用颜色标示出来，而不是刻意把字体放大。 Excel中为我们提供了非常多的字体，总结起来就两类，衬线字体和无衬线字体，对于中文我更喜欢使用【微软雅黑】字体，英文则采用【Arial】字体，这些都是无衬线字体，看起来更加的简洁。
８. 数字用千分撇区隔
也就是对于较大的阿拉伯数字，每 3 位用一个“逗号”隔开，这个“逗号”就是“千分撇”。因为如果没有它的话，就得一个个地去数位数，给阅读带来不便。
当然，千分撇不必手动去添加。如下图所示，只要选中需要千分撇的单元格，在处单击鼠标右键，选择处的“设置单元格格式”菜单，在弹出的窗口中点击处的“自定义”，再选择右边处的“#,##0”，最后点击“确定”按钮即可。
当单元格内的数字是货币并且金额较大的时候，可以（如下图所示）以“千元”为单位，然后略去百位数以下的 3 个 0。因为如果以“元”为单位，位数显得太多，不易阅读。
如果位数再多的话，还可以用“百万元”或“十亿元”等单位来代替更多的 0。虽然中文中也会使用“万元”或“亿元”等单位，但 Excel 并不使用这些位。
９. 不填入内容的单元格用“N/A”表示
有时候，表格中会有不需要填入任何内容的单元格。如果一直空着不管的话，那在制作表格的过程中，很容易分神去思考那些单元格究竟是“之后要计算出数字的单元格”，还是“不需要填入内容的单元格”。为了消除这种不必要的压力，请在这些单元格中填入“N/A”（如下图所示）：
“N/A”是“Not Applicable（不适用）”的英文缩写，代表此处不需要填入内容。此外，还有一种不太常用的缩写“N/M”，是“Not Meaningful（无意义）”的意思，一般用在除数是 0 等“无法计算”或者“计算结果没有意义”的情况。
１０. 项目下的细项要缩排
在 Excel 表格中，如果想让对方一眼就看懂数据的含义或计算方式，最好把项目下的细项向右缩排。在下图的表格中，把细项向右缩一排，就能很清楚地知道：“销货收入”是由“销货数量 × 单价”计算出来的结果。缩排的具体操作是，先选中需要缩排的单元格，然后点击工具栏上的“增加缩进量”按钮即可。每点击一次，增加一级缩进量。
7. 单位要自成一栏
若把“元”、“个”、“%”等单位与“销货收入”、“销货数量”等项目名称合并在同一列单元格里，由于各单位的位置前后不一，很难一眼就找到单位在哪里。为了让单位的位置更加明确，应该增加一个专用的栏位，把单位统一输入到该栏中。
１１. 文字靠左对齐，数字靠右对齐
文字或数字的位置若参差不齐，会阻碍阅读。因而，需要根据其阅读顺序进行对齐。因为文字的阅读方向是由左到右，而数字的阅读方向是由右到左（个、十、百、千、万……），所以最自然的对齐方式是：文字靠左对齐，数字靠右对齐。如果一列中既有文字又有数字，那就让文字配合数字靠右对齐。把数字靠右对齐还有一个理由：正确的表格格式是没有竖线的。因此若能把数字全部靠右对齐的话，即使没有竖线，也不会造成数字在阅读上的困扰。如此一来，表格也不必添加多余的线条，反而显得简洁易读多了。
１２. 表格不要从 A1 单元格开始
用 Excel 制作表格时，很多人习惯从工作表左上角的“A1”单元格开始，但这样的话，一来页面上看不见上方的框线，二来表格的左侧也没有空间。如果从“B2”开始的话，上面空一行，左边空一列，不但能够看见上方的框线，也能够很清楚地掌握表格的范围。因此，正确的表格格式应该是从“B2”开始，并且在表格的最右侧再加上一个空白列，将它和 A 列的列宽都设定为“3”，这会让整张表格看起来更美观。
１３. 表格框线上下粗，其余细
如果把表格用 Excel 默认的实线框成格子状的话，由于区隔整张表格的线条粗细都一样，因此表格中的数字会变得非常难以阅读，表格本身也显得相当死板。如果想要制作出数字清楚、版面利落的表格，就不要使用太粗的线条，也不要使用多余的线条。
具体来说，表格的最上端和最下端可以使用粗线，以标示出表格的范围。至于表格中间，只要使用最细的虚线画横线即可，也不需要画竖线，这样才能让整张表格看起来一目了然。
具体操作方法是，先选中整个表格，然后在处单击鼠标右键，选择处的“设置单元格格式”菜单。在弹出的窗口中点击处的“边框”标签，分别在线条“样式”中选择，点击处的边框线；选择，点击处的边框线。最后，点击“确定”按钮让设置生效。
此外，还可以在 Excel “视图”标签页中去掉“网络线”复选框前面的“√”（如下图箭头所指）。这样，表格中就不显示那些影响阅读的网格线了。
１４. 改变背景的颜色
毫无色彩的表格看起来相当呆板，如果能在重要的部分填上色彩，就很容易凸显该处的重要性。但选用浓烈、鲜艳的色彩，会使数字看不清楚。因此，最好选用淡色（其中水蓝色和淡粉红色比较常用）来填充单元格。此外，颜色的种类最多不要超过 3 种。
要想让 Excel 表格中的数字看起来更简单易懂，也可以利用色彩来强调，以下是 3 个常用的颜色使用原则：
按照上述原则给单元格内的不同内容应用不同的颜色，能让人明白哪些是重要的数字。
１５.表格对齐
快速对齐
数据对齐可以让表格更加的美观，在一般情况下，奉行的原则是：汉字字母列左对齐、数值列右对齐，对齐的方式比较简单，选中相应的区域，之后点击开始——对齐方式——左/右对齐。
名字对齐
在工作中，你会遇到有的名字是两个的，有的是三个甚至四个，这时该如何对齐姓名？
选中姓名列，之后按Ctrl+1打开设置单元格格式对话框，点击对齐——水平对齐——分散对齐。
名字排版对齐不是很美观，所以最简便的方式就是设置为左对齐。
１６.表头居中
将表头设置为居中位置，一般情况下会先合并区域，之后再将文本内容设置居中，这样往往会影响后期表格的处理，其实可以直接选中区域内容，点击开始——对齐方式——跨列居中，这样就不会影响后期处理。
１７．行列调整
一般我们会将一些编号和日期放在首列，如果遇到不是在首列的情况下，可以拖动调整。
选中列，之后鼠标变为是十字架后按住Shift键不放就可以移动位置。
１８．边框设置
如果觉得Excel自带的网格线不是你想要的，这时可以通过视图，取消网格线，之后再次选中区域，点击开始——边框——其他边框，在相应的对话框中设置好后相应的直线样式和颜色，最后点击确定即可。
愿对你有所帮助。