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用office写论文如何排版、office论文自动排版…

话说大学里人人都要过的最后一关就是写论文了,只有论文答辩通过才能取得毕业证和学位证。不过写论文对于很多同学来说是相当"痛苦"的一件事,论文的内容不知道该如何撰写,好不容易经过千锤百炼定稿后,导师却又挑起了论文格式的毛病:


"页码呢?你这论文怎么没有页码??"

"目录一看就是你手打的!给我搞成自动生成。"

"你这标题样式不对,参考文献的格式也不对!"

……



为了避免到时候各位同学出现类似的情况,或者更改的时候不至于耗费太多的时间。所长特地整理了写论文必须学会的9个小技巧,让学弟学妹们把握每一个小细节,搞定论文格式,赶快收藏!



01

取消图片自动压缩


有些专业的论文需要插入很多图片来佐证或者阐述观点。通常情况下Word会自动压缩图片导致图片不清晰,但是学术论文一般是需要保留原高清图片,所以我们一定要记得取消自动压缩图片的功能。


打开Word软件,单击“文件”,找到“选项”并单击,弹出“word选项”窗口。




在“Word选项”窗口里,单击“高级”,按住滚动条,向下拖动,找到“图像大小和质量”栏,取消“不压缩文件中的图像”,单击“确定”即可完成。



02

自动保存很重要


学术论文的写作不可能是一天就能完成的,需要反复打磨,有的人可能需要好几个月才能完成。如果在论文写作中突然出现电脑死机、断电等原因导致文件丢失,相当于所有的工作都将前功尽弃。



如果是整个文档都丢失那可能会影响到正常毕业了。其实Word是有自动保存功能的,我们不要嫌费事,只需要简单几步就能设置好。


打开Word,单击“文件”,找到“选项”并单击,弹出“word选项”窗口。



在“word选项”窗口里,单击“保存”,在保存上选择【自动恢复时间间隔】,本来是10分钟,我们可以改为3分钟或其他时间,单击“确定”即可完成。



03

如何制作三线表


在论文里我们有时候会需要插入这样的表格:



应该怎么做呢?

1)选中表格,点击表格工具—【设计】,【表格样式】里,选择【新建表格样式】。

2)先将上下框线宽度都设为1.5磅,将格式应用于整个表格。



3)选择将格式应用于“标题行”,宽度0.75磅,选择下框线。



这样,三线表就设置好了。



04

给图片表格增加题注


为了清晰的格式和方便地指向某个附图或附表,我们通常都会为附图、附表加上「题注」,比如:图 1、表 3、Figure 6-4 等等。然而,有的同学往往都是直接在图片的下面加上一行单独的文字,居中,字号变小,改为楷体,作为图片题注。


这样的方法不仅不能有效标记图片图表,有时候还会因为文本原因,一张图片的题注竟然在图片的下一页。


Word 实际上已经为我们准备了题注的附加方式,我们可以直接选择一张图片、一个表格或一个图表,右键,在菜单项中选择「插入题注」即可。




05

一键生成目录


所长上大学的时候真的有同学做目录是纯手打的,每一层级的内容手动输入,页码手动输入,就连标题与页码之间的引导符也是手动一个个敲上去的……



万一论文增加或者删除了一个章节的内容,这种手打的目录只能从头再来一遍,工作量可想而知。


1)一键生成目录


其实生成目录的操作很简单,只需要点击【引用】-【目录】,然后选择选框中的任意【自动目录】就可以了。


特别注意:自动生成目录的前提,是你为各级标题一一应用了对应的样式。



2)自定义目录格式


修改目录的显示级别:依次点击【引用】-【目录】-【自定义目录】,打开目录窗口,然后将显示级别更改为2。



目录的文字段落格式设置:点击目录窗口右下角的【修改】按钮就可以进入到目录格式设置的窗口中。选择【TOC 1】和【TOC 2】分别进行格式设置。




完成后目录就会按照格式设置进行更新。


3)目录的更改与更新


如果对论文内容进行了增加或者删减,导致部分章节顺序、标题、页码发生了改变,不需要重新插入目录,只需要在已有的目录上进行更新即可。



点击目录左上角的【更新目录】(若没有对应按钮,请右键点击目录,选择【更新域】),如果只需要更新页码,就点击【只更新页码】,如果内容和页码均发生改变,则点击【更新整个目录】。




4)图片、表格目录的生成


部分学校的论文会要求在正文目录之外,为论文中的图片、表格制作一个独立的目录,方便后续的查阅和引用。


实现的方法也很简单,因为我们之前为图片和表格都一一添加了题注,所以我们只需要在【引用】选项卡下的【题注】模块,点击【插入表目录】:



然后选择合适的【题注标签】即可。



图片和表格目录的格式修改和正文目录的格式修改操作非常类似,所以不用担心自动生成的目录不符合格式要求,自定义就可以了。



06

解决换行问题

不知道你们在写论文或者其他东西时,会不会遇到这种情况:



因为插入了链接,所以导致前面文字的字间距变大。如何才能让链接前,内容的字间距正常呢?


勾选「允许西文在单词中间换行」就可以了。






07

插入公式


Word有一个自带工具,那就是墨迹公式。你可以在这个浅黄色的界面,用鼠标写上的公式,然后系统就能识别。


点击【插入】-【公式】调出公式工具后,在左上角就能找到墨迹公式了。



当然,如果配合电脑笔,写起来就更爽了!

识别非常准确,并且这个浅黄色的界面还会根据你公式的长度,宽度,自动变大,非常人性化!还能擦除部分写错的数字,只是别误点击删除清除!



08

任意位置插入页码


当我们在写论文或者报告的时候,经常需要我们给文档设置页码,用于页码统计,也方便后期的查阅和阅读,但是经常遇到特殊的要求或者情况,比如论文的页码需要从正文开始,封面页和目录并不需要。


于是有的同学就傻乎乎地一个一个打上去,但是当文章的页数有删减或增加时,痛苦就来了。那怎么通过Word来实现从任意位置插入页码的功能呢?



第一步:插入分节符。鼠标停留在正文前,选择【开始】——【布局】——【分节符】,根据自己的需求插入相应的分节符。



第二步:插入页码。选择【开始】——【插入】——【页码】,这时你会发现页码出现在每一页。



第三步:取消【链接到前一节】。双击页码,进入【页眉和页脚工具】,取消【链接到前一节】。



第四步:删除封面和目录的页码。双击封面和目录下的页码,在编辑模式下删除,双击页面。你就会发现封面和目录下的页码消除了,正文的页码从1开始。


09

参考文献的格式与引用


在论文里最少不了的当然就是参考文献了,文献格式也是非常重要的!如果论文中引用了许多文献,你是一个一个标上序号吗?


其实在「开始」—「段落」—「编号」里就可以批量添加,重新定义新的编号格式,然后一键设置!



将参考文献,插入到引用的位置时,选择「交叉引用」就可以了!





好啦,本期的研究所小课堂就到这里,点击主页即可查阅往期干货内容。


责任编辑: 鲁达

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