鲁达 1.对Excel中的数据四舍五入
在Excel中的“四舍五入”函数—ROUND函数，它可以返回某个数值按指定位数四舍五入后的数值。只要在Excel提供的“数学与三角函数”中找到这个名为ROUND(number,num_digits)的函数。这个函数有两个参数，分别是number和num_digits。其中number就是将要进行四舍五入的数值(或用公式计算的结果)；num_digits则是希望得到的数值的小数点后的位数。
2.让Word也能编辑WPS文件
目前，在中国大陆使用得最广泛的办公软件当数Word和WPS了。然而这为资源的共享带来了一定的问题。如果想用Wordz编辑WPS文档，你得首先安装WPS文件转换器安装程序。该安装程序可在下载。双击安装该转换器，就可以使Word打开WPS文件格式。在Word97/2000中测试成功。
3.鼠标点击选文的秘密
Word文档中将鼠标挪至屏幕左侧空白处，鼠标会由“I”形变为一个向右的斜箭头，单击，可选择一行；双击，可选择一段；三击，可全选。三击鼠标，对大多数人来说，还比较陌生，但很方便，你不妨一试。当然，全选有很多种方法，你可以按住鼠标左键拖曳至所需之处。你还可以用“Ctrl+A”，你也可以点击“编辑”菜单，选择“全选”。如果鼠标在段落中，双击，可选择一个词；三击，可选择这一段。
4.高效跨页选取段落
许多人翻页会采取拖曳的方式，因不容易控制，往往很难做到准确。其实界面的最下面一行，有几个按钮，“录制”、“修订”、“扩展”、“改写”，平时总是灰色的，要应用它，必须双击使之变黑。要跨页选取段落，先单击你要选取的起始点，再将“扩展”激活，然后翻页找到你需要的终点，单击，这中间一大块就以反白的形式选择好了。如果想追加选择，不断地点击下去就是了，不必从头再来。还有一种更为简单的方法：单击要选取的段落的起点，翻页找到终点，按住Shift键再单击鼠标，即可以准确地选中你所需的部分。
5.Word计量单位“磅”变“厘米”
平时我们大家在办公用Word的时候，是不是发现表格属性全都是以“磅”为单位的。这根本不符合中国的习惯和标准要求。要修改它先是点击“工具”菜单，然后选择“选项”栏，在弹出的对话框中点击“常规”选项，将计量单位改为“厘米”即可。
6.Excel中同时设置多个工作表单
使用Excel进行表单及数据的处理，常遇有许多工作表需要同时改变相同属性的情况。我们将鼠标置于工作表的切换窗口，点击右键，在弹出菜单项中选择“选定全部工作表”，其间所作设置会在“工作组”中令所有工作表生效。如果你所处理的表格为相同的格式，也可同时添加或删除相同的行和列，表格中对应的行或列的数值、内容也可进行设定，甚至对相同单元格中应用函数(公式)也能全部进行更改和替换。
7.保持文档中图表的完整
如果你在Word中创建了一个图表，而非常巧的是图表的一半在一页的最底端，而另一半在另一页的顶端，怎样才能让分开的图表完整起来呢？你可以这样做：先选中图表中的所有文字，单击“格式→段落”，在“换行和分页”选项页中选中“与下段同页”复选框，确定后，你会发现刚才分开的图表现在已位于同一页中了。
8.教你替换字体格式
比如我们将三号宋体替换为四号楷体。选择要替换的部分，在工具菜单中点击“宏”，单击“录制新宏”，这时会弹出一个录制宏的对话框，可以指定宏名，也可以用系统默认的，再点击对话框中的“键盘”，又会弹出一个自定义对话框。在“请按新快捷键”一栏中，键入你想输入的快捷键，比如“Alt+Z”，然后点击“指定”，关闭该对话框。这时鼠标变成了一盒磁带的样子，将字号选为四号，字体选为楷体，然后再到工具栏中找到“宏→停止录制”，这样你的宏就录制完成了。以后，你想要替换成四号楷体，只须按“Alt+Z”就可以了。
9.创建自己的办公模板
是否想过让自己制作的模板和Excel内置的模板一样？比如说你将一个现存的模板，显示在“文件”菜单“新建”对话框中的“常用”选项卡中，只需将你创建的自定义模板文件保存到Templntes文件夹中(C:windows\Application Data\Microsoft\Templates)即可；更进一步，如果你想将此模板放在一个独立的选项卡中，你只需在Templates文件夹中建立一个子文件夹，然后将模板存放在这个文件夹中即可。
10.解决Excel中数据不完全显示问题
单元格中输入的数值或公式所产生的结果太长，单元格容纳不下的情况下，可以增大列宽或缩小单元格中的数字格式。如果要修改数字格式，只需单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，然后选定相应的格式。Excel中的日期和时间必须为正值。如果日期或时间产生了负值，Excel将在整个单元格中显示“####”的错误值。如果仍要显示这个数值，只需单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“数字”选项卡，然后选定一个不是日期或时间的格式。
11.删除文档的多余空行
对于经常从网上下载文章的朋友来说，经常会发现文章中有多余的空行，如何快捷地删除它们呢？利用Word 2000/XP，首先打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，接着进入替换窗口中的“高级”选项中，再选择“特殊字符”中的“段落标记”两次(因为空行是由多个“段落标记”连在一起形成的)，在输入框中会显示“^P^P”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”(即“^P”)，然后按下“全部替换”按钮，讨厌的空行就被删除了。如果大家用的是WPS Office，从它的“工具“菜单中，选择删除空格和空行的命令，也可删除。
12.怎样打印大体字
一提到打印大体字，大家都会想到WPS中打印大体字的功能。WPS打印大体字样式多、功能全，但如果你找不到WPS来帮忙，在Word中我们照样可以做。
方法一：艺术字法。利用艺术字可以无限拖放的特点，把我们想放大的字放大到我们理想的大小。方法二：调字磅法。在Word中字体的大小由字磅或字号来控制，我们用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”来逐磅减小或放大字体。这样就可以突破只能选择“初号”字体大小的极限了。
13.Excel自动实现输入法中英文转换
我们在不同行或不同列之间要分别输入中文和英文时，可以用Excel自动实现输入法在中英文间转换。操作步骤是：如我们在A列输入学生的中文名，在B列输入学生的英文名；则先选定B列，点击“数据”菜单选“有效性”栏，在打开的对话框中选择“输入法”对话框，在“模式”下拉菜单中选择“关闭(英文模式)”项，然后再点“确定”即可。
14.Word中文字选定的五大特技
在Word操作中，有时需要选定文档中的某些文字。如果能掌握其中的技巧，会令你事半功倍：
1.“Ctrl+单击”：选定光标所在的整个句子。
2.“Shift+PageUp/PageDown”：选定光标所在处以上(下)的所有文字；
3.“Shift+Home/End”：选定光标所在行中光标前面(后面)的文字。
4.“Shift+上/下(方向键)”：选定光标所在行的前半行及上(下)一行的后半行。
5.三击鼠标：选定光标所在的整个段落。
15.罗马数字转换为大写汉字
在Word中，有时作合同或协议文件时，金额需要汉字大写，这时从千元或万元依次录入就比较麻烦，并且容易出错。这里一个简单的办法，先按罗马数字输入后，选中要转换的数字，单击菜单“插入→数字→选中选择框中的大写的壹、贰、叁……”最后按“确定”即可。
16.在Excel中快速隐藏数值
在Excel中通过相关命令可以隐藏行、列和公式，但如果要隐藏单元格中的数值呢，只要选中需要隐藏数值的单元格区域，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中再单击“数字”选项卡。 在“分类”列表底部选“自定义”，同时将右边“类型”输入框中已有代码删除，并键入三个分号(全角半角均可)，最后单击“确定”，即可将选定单元格中的数值隐藏起来。如果想取消隐藏，只要在“分类”列表中，单击“常规”选项，被隐藏的数值即可重现天日。
17.Excel数据重复部分的快速输入
在Excel单元格中想快速输入数据中的重复部分，可以通过单元格的自定义功能轻松解决。操作步骤如下：选中要快速输入的单元格，单击“格式”菜单“单元格”栏后，打开“单元格格式”对话框，在“数字”选项的“分类”列表中，单击“自定义”项。例如需输入的重复部分为数字123，则在“类型”框中输入“123”@(一定要在数字上加上双引号)，单击“确定”按钮后退出即可。如重复部分为汉字，则输入汉字后加@符号便可，不须加双引号。
18.精确移动Word中的对象
使用Word时一定会遇到插入“图形符号、表格、公式”等对象的各种操作。如果按住Alt键，再移动对象，会更加地精确。例如要完成将四个点用一条线串起来，当然这在绘图软件中不难实现，但在Word中如不使用Alt键，恐怕就很难完成。在Word中，精确地使某对象进行移动，在其他方面也可实现，如表格的行列大小的调整，按住Alt键后再进行标尺或表格的行列大小操作(如：拖动、移动时)会显示出表格行、列的实际尺寸和标尺的实际尺寸，并且调整的大小是可随便选择的。
19.让Excel的序号不参加排序
我们在对Excel工作表中的数据进行排序时，通常希望位于第1列的序号不参加排序，我们可以任选下面两种方法中的一种即可：①在序号列与其他数据列之间插入一个空列。再选中插入的空列，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“隐藏”选项。②在序号起始终单元格(如A3)中输入公式：=IF(B3<>""，ROW()-2,"")(此处假定序号“1”从第3行开始)，然后选中该单元格(A3)，将鼠标移至单位格右下角成细十字线状时，按住左键将上述公式复制到下面的单元格中就行了。
20.监视你的单元格
Excel XP中增加了一个新功能：监视。它使你可以在打开多个工作簿时，对从属于不同已打开的工作簿、工作表中的多个单元格的状态进行实时监视。使用方法极为简单，在想要监视的单元格中单击鼠标右键选“添加监视点”，你就可以将这个单元格添加到“监视窗口”中，如果你没有看到监视窗口，可以在：“工具/公式审核”中找到“显示监视窗口”的选项。
21.文档页面自行滚动
在电脑上阅读较长的文档，如果鼠标没有滚动功能，看起来非常不方便。实际上这个功能，在Word2000中，通过简单的设置，完全可以实现。
具体步骤是：1)打开“工具──自定义”菜单，在弹出的对话框中，选择“命令”选项卡，点击“类别”中“所有命令”，在“命令”对话框找到“Autoscroll”命令。
2)然后把“Autoscroll”拖动到工具栏的合适位置放下，放手后会出现“自动滚动”按钮。
以后在阅读文档的时候，只要单击这个按钮，上下移动鼠标，页面就会自行滚动。鼠标上下移动的幅度可以调节页面滚动的速度。再次单击左键，鼠标回到正常状态。
22.PowerPoint的特殊播放模式
在实际使用Powerpoint的演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果，而默认操作：点击Powerpoint的“幻灯片放映”菜单“观看幻灯片”项，将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下，则必须使用“Alt+Tab”组合键或“Alt+Esc”键与其他窗口切换。其实我们可以这样操作：按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键而激活播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作。
23.Word中快速查找内容
单击“编辑”菜单中的“查找”命令或者按“Ctrl+F”快捷键，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入要查找的内容，即可。当单击 “取消”按钮回编辑窗口之后，还可以通过按“Shift+F4”键来完成重复查找的工作。利用此快捷键继续查找时，Word不再显示“查找与替换对话框，而是按照上次查找的内容来搜索，并反白显示搜到的文本。用查找中的“高级”查找选项设置，还可以查找特殊殊字符，特定格式，特定格式的文本等内容。
24.Excel中每次选定同一单元格
在Excel中，有时为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但每次输入一个值后按下Enter键查看结果，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则问题会立刻迎刃而解，不但能查看结果，而当前单元格仍为活动单元格。
25.用鼠标在Word中精确移动表格线
在Word中编辑表格很方便，但用鼠标左键移动表格线时往往由于移动量大，而不能随意移动表格的列宽和行宽。其实这可以用2个简单的方法实现。方法一：选中要改变宽度的行或列，单击菜单栏中的“表格”项，在下拉菜单中选中“表格属性”，在出现的对话框中选定行或列选项，可以精确设定行或列宽。方法二：将鼠标放在要改变宽度的表格线上，当箭头变成移动形状时同时，按下鼠标的左右任意键，即可精确移动表格的列或行宽。
26.输入循环小数的技巧
要输入形如0.1(·)2(·)的循环小数，在WPS 2000中，将数字上面的小圆点称作顶标记，采用插入数学公式的方法输入。将光标定位在要插入对象的位置，点击“插入→数学公式→顶标记式-单点”，然后在对象框内输入数字“1”，重复操作插入方法，输入数字“2”。
在Word 2000中，我们先输入数字“12”并选取它，用鼠标点击“格式→中文版式→拼音指南”，弹出“拼音指南”编辑框，可见“基准文字”为1和2，我们在“拼音文字”框内输入小圆点，点击“确定”，大功告成。
这里输入小圆点有点麻烦，使用键盘上是小句点不行，要使用中文标点的间隔符，方法有两个：1.打开输入法的软键盘，选择“标点符号”，按数字键“9”；2.工作前先在文档空白位置上插入一个“·”，将它剪切到剪贴板，在输入“拼音文字”时按快捷键“Ctrl+V”粘贴它。
27.在Excel中快速清除单元格中为0的值
我经常用Excel制作报表，如果从其他数据库导入数据或有许多单元格有计算公式时，往往会出现许多单元格的值为0，Excel显示为0，平时阅读还勉强，打印出来就太不美观了。最理想的是值为0时显示空白，打印时也打印空白。其实只要在选项中将“单元格匹配”前面的小钩勾上即可，非常快捷和简单。
28.巧用热键任移方向
在使用Excel时，当活动单元格中输入数据完毕，按下回车键后，插入点移动到其下面的单元格中。这时，或许你并不希望插入点下移，而是需要插入点移到相邻的其他单元格，那么下述的热键或许能够满足你的需要：
1.Shift+Enter──上移插入点。
2.Tab键──右移插入点。
3.Shift+Tab──左移插入点。
29.复制计算后的结果
Excel单元格计算是我们最常用的功能之一，有时我们需要将其结果再编辑，比如将分类汇总的结果复制到其他文件或单元格中。如果我们直接用“复制、粘贴”命令并不能得到运算的结果，这时我们可以这样操作：选定复制对象，按“复制”，右击目标单元格，在弹出的菜单中选择“选择性粘贴”，在对话框中选择“数值”，按“确定”即可。
30.选中WPS中文字下的对象
不知各位朋友使用WPS2000时是否碰到这样的情况，在文档里放置一个对象(文字框、图形框等)，如果要对对象进行各种操作，可以用鼠标单击选中，但如果将对象层次设置在文字下，你就会发现无论怎样点鼠标都再也选不中那个对象了。其实这并非WPS2000的一个Bug。经过实践，笔者发现只要你按住Alt键再点鼠标就可以重新选中对象，对它进行各种操作了。
31.缩放显示比例的快捷键
我们大家在用Word进行文档编辑时，经常会调整显示比例来观察文档整体的布局，但如果每次都要去点击工具栏中缩放按钮的话，实在是有点麻烦，其实只要你有个滑轮鼠标，按住Ctrl键并且使滑轮向上或向下滚动，这样就可以放大或缩小显示的比例。