鲁达 注：本文为《王小菜学会计》教程的一部分，版权为本文作者所有。
第二步 记明细账
一、明细账的种类
填写完记账凭证和凭证汇总表，接下来就是记明细账了。记明细账是整个手工账的重头戏，工作量大，上承记账凭证，下接总账，非常重要。然而，明细账种类繁多，什么现金日记账、银行存款日记账、三栏式明细账、多栏式明细账、数量金额式明细账、应交增值税明细账、固定资产明细账等等，让人头大心慌。到底有哪些明细账？这么多账，哪些是必须做的？哪些可以不做呢？
图4-4 会计账簿
根据《会计基础工作规范》的规定，企业必须设置总账、明细账、日记账和其它辅助性账簿。按这个规定，现金日记账、银行存款日记账不包含在明细账之内，但它们是事实上的明细账，所以我们在本步骤中一起学习。
我们把常见的明细账簿归纳整理为下表。其中，现金日记账适用于库存现金账户；银行存款日记账适用于银行存款账户；三栏式明细账适用于除需要进行数量金额核算之外的所有账户；多栏式明细账适用于需要分栏目核算的账户，如销售费用、管理费用、财务费用、主营业务收入、主营业务成本、应交增值税等；应交增值税明细式一种特殊的多栏账，适用于应交税费——应交增值税科目；数量金额式明细账适用于需要核算数量的会计账户，如材料采购、在途物资、原材料、库存商品、发出商品、委托加工物资、周转材料等；固定资产明细账则适用于固定资产和累计折旧账户。
表4-1 明细账的种类
会计实务中，现金日记账、银行存款日记账、三栏式明细账等三个账簿为必须设置的会计账簿，其它账簿则根据企业具体情况来设置。增值税一般纳税人需要设置应交增值税多栏账，小规模纳税人则不必；涉及商品购销业务的企业，需要设置数量金额式明细账；涉及固定资产业务的企业，需要设置固定资产明细账或固定资产卡片。
二、登记明细账的流程
确定好需要设置哪些明细账簿之后，接下来就需要按部就班地登记各明细账了。登记明细账的起点为记账凭证，其中，涉及收款、付款业务的记账凭证需要登记现金日记账和银行存款日记账，这个任务一般由出纳员完成；其它业务需要登记明细账，这个任务由会计完成。本教程中，这是王小菜的任务。
图4-5 登记明细账的流程
登记明细账一般按记账凭证的顺序，逐笔登记，并没有先登记哪个账户、后登记哪个账户的讲究。
三、登记明细账的一般方法
以三栏式明细账为例，明细账账页一般都有表头和表体两个部分。
表头部分，需要填写会计账户名称、页码等信息。表体部分，有日期、凭证字号、摘要、借方金额、贷方金额和余额等栏目。如下图。
图4-6 手工明细账
登记明细账的一般方法是：
1.根据会计账户的具体情况填写账户名称。以云南兴盛商贸有限公司为例，该公司主营业务收入科目未设置二级以下科目，所以在登记主营业务收入账户的明细账时，表头部分只需要填写“一级科目：主营业务收入”即可，二级以下科目无需填写；又如应收账款——昆明元工电线电缆有限公司科目，在登记明细账时，表头部分先要填写“一级科目：应收账款”，然后填写“二级科目：昆明元工电线电缆有限公司”。限于表页，明细科目只预留了两级，如果会计科目的级次多于三级，可以把三级以后明细科目全部写在最后一个科目栏。
2.账页表头的页码需要填分页和总页两个数字。分页指当前会计账户的页码，总页指整个三栏式明细账的页码。除现金日记账和银行存款日记账外，其它会计账簿一般使用活页账。因此，明细账页的页码可能存在增减变动。填写账页表头的时候，可以先填写分页的页码，待整个账簿登记完毕以后再来填写总页页码。
3.日期的填写很简单，账页开头填写年份，然后逐行填写记账的日期。会计记账应按及时性原则，及时登记，但也没必要每天都登记。在云南兴盛商贸应该是本期合计，本年累计等前边一般无需填写日期。
4.填写日期后，需要按照记账凭证的编号，填写凭证字号。“字”指的是“记”或“收”、“付”、“转”等凭证类别符号。如云南兴盛商贸有限公司2017年11月11日记1号凭证，在明细账中填“记字1号”，如下图：
图4-7 手工明细账
5.关于摘要的填写，我的建议是按记账凭证的摘要填写，如空格不够填写，可适当简化。
6.填写金额数字，一般不能写的太满，字体大写占格子的二分之一作用就可以了。每一行账，根据情况需要在借方或贷方填写数字，或者都不填，但余额一定要结算出来，并填写上去。
7.一行账的余额如果为零，应在“借或贷”栏目填写“平”字，并在余额栏的个位数填写结平的会计符号“0”。该符号类似于英文字母Q，但不能等同。
8.记账时如需填写负数，一般使用红字填写。
9.每月终了，损益类会计账户需要汇总出本期合计数和本年累计数，为编制财务报表提供数据。非损益类会计账户则无此必要。当然了，如果你对每个科目都进行汇总，填写了本期合计和本年累计，那也不算出错。另外，登记账簿时本期合计和本月合计两个术语是通用的，没有区别。
10.会计账户如有期初余额，需要在账页第一行摘要栏填写“期初余额”四字，然后把期初余额数字填写在余额栏；一个账页填写完毕，如账户内容未完，需要在账页最后一行摘要栏填写“转次页”三字，把前面尚未汇总的本期合计或本年累计数以及余额结转至次页；次页第一行摘要栏填写“承前页”三字，并把上页最后一行的内容结转过来。
四、现金日记账
现金日记账和银行存款日记账统称为日记账，是任何一个会计主体必须设置的会计账簿。现金日记账和银行存款日记账是事实上的明细账，但日常会计实务中的“明细账”这个概念并不包含日记账。现金日记账和银行存款日记账一般由出纳员进行记账和管理，由会计主管进行审核、监督。
下图是现金日记账的格式。实际上，现金日记账的格式和三栏式明细账是一样的，都包含日期、凭证字号、摘要和借方金额、贷方金额、余额等栏目。现金日记账的特殊之处在于，我们需要每天登记当天发生的业务，并结出“本日小计”的数额，做到日清日结。所以，现金日记账是一种“序时账”。每月结束，还需要在当月最后一日的“本日小计”后，添加“本期合计”或“本月合计”，将当期的借方金额、贷方金额汇总填列。
图4-8 现金日记账
现金日记账应按年度设置，一年一本。填写现金日记账的时候，如当年有期初余额，应在账簿第一行摘要处填写“期初余额”四字，并把当期期初余额填写在余额栏目。日常账目的填写如上文所述。一个账页结束，如当年现金日记账未登记完毕，应在账页最后一行的摘要处填写“过次页”，将上一行的本日小计或本期合计和余额结转到次页，或者把余额结转到次页。
具体情况是，如现金日记账账页的倒数第二行的内容是本日小计或本期合计，则只需把余额结转到次页。如下图：
图4-9 现金日记账局部
如倒数第二行的内容是一行具体的账目，则“过次页”一行需要汇总本日数额，连同余额一起结转到次页，如下图：
图4-10 现金日记账局部
五、银行存款日记账
银行存款日记账和现金日记账一样，一般由出纳员进行登记和管理，由会计主管进行审核、监督。银行存款日记账的格式和现金日记账的格式基本相同，所不同的地方在于，银行存款日记账需要在账页上注明开户行和银行账号，按不同的账户分别设置日记账。
下图是银行存款日记账的格式。银行存款日记账的页头有开户行和账号两个栏目，账页内容含日期、凭证字号、摘要和借方金额、贷方金额、余额等栏目。银行存款日记账必须每日一记，每日结出“本日小计”的数额，做到日清日结。另外，每月结束，还需要在当月最后一日的“本日小计”后，添加“本期合计”或“本月合计”，将当期的借方金额、贷方金额汇总填列。账本应按年度设置，一年一本，有关填写方法和现金日记账一致，不再赘述。
图4-11 银行存款日记账
六、三栏式明细账
通常我们说的明细账，一般指的就是三栏式明细账。三栏式明细账，一般简称明细账或三栏账。三栏式明细账中的“三栏”，指的就是借方金额、贷方金额、余额这三个栏目。事实上，所有的日记账、明细账，都必须设置借方金额、贷方金额、余额这三个栏目。所以从这个特点来讲，我们可以使用三栏式明细账来登记所有的会计账户。比如，对库存现金和银行存款账户，我们使用三栏式明细账登记，并按日小结、按月合计；对销售费用、管理费用、财务费用、主营业务收入、主营业务成本以及应交税费——应交增值税等账户，我们也可以使用三栏式明细账来登记，对其下栏目，按明细科目设置账户即可。当然了，三栏式明细账无法登记材料采购、在途物资、原材料、库存商品、发出商品、委托加工物资、周转材料等需要进行数量金额核算的会计账户。
三栏式明细账的格式如下图。登记三栏式明细账是会计工作的重头戏，工作量大，容易出错。登记明细账时按记账凭证的顺序，逐笔登记即可。
图4-12 三栏式明细账
七、多栏式明细账
多栏式明细账，又叫多栏账，或以实际栏目数称呼，如九栏账、十三栏账等等。
一般而言，按业务类别而非往来单位进行明细核算的账户，如应交税费——应交增值税、生产成本——基本生产成本以及销售费用、管理费用、财务费用、主营业务收入、主营业务成本、税金及附加等账户，应使用多栏账记账。其中，应交税费——应交增值税、生产成本——基本生产成本这两个科目，企业会计准则明确规定按明细项目设置专栏进行明细核算；其它科目，准则只规定按“明细项目”进行明细核算。所以后者实际上也可以使用三栏式明细账记账。
会计实务中，对销售费用等需要使用多栏账的账户而言，具体应使用“几栏”账本，无法一概而论。因为建账之前，我们不太好估计应该对这些账户设多少个栏目；开始做账之后，又会随实际工作的需要，对栏目进行适当增减、调整。根据经验，应交税费——应交增值税、销售费用、管理费用、税金及附加等账户栏目较多，可以使用十三栏账记账；其它账户使用九栏账记账，当然也可以使用十三栏账记账，不过是多浪费几个栏目而已。
多栏账的格式如下图。账页表头应填写清楚具体的会计科目。账页中除记账日期、凭证字号、摘要以及借方、贷方、余额等常规栏目外，还有各针对明细项目的栏目。这些栏目，分借方栏目和贷方栏目，记账的时候应填写清楚。各借方栏目应连续登记，贷方栏目也是一样。
图4-13 多栏式明细账
要注意的是，登记多栏账的时候，每一笔业务需要在账页的同一行中登记两次，即先在借方或贷方栏目中登记一次，然后再在具体的专栏中登记一次。如上图，王小菜在登记“应交税费——应交增值税”账户的多栏账时，10月份记10号凭证的业务是购进电工圆铝杆，其进项税额为1,108,935.67元，小菜填写完日期、字号和摘要后，在借方栏目填写了“1,108,935.67”，然后，又在“借方项目”的“进项税额”专栏填写了“1,108,935.67”这一数字，这样该行账的记录才算完整。
另外，在对损益类科目进项期末结转损益时，除在前边借方或贷方栏目中登记一次外，也需要在具体的专栏中登记一次，但应以红字填写。在累计“本期合计”和“本年累计”数据的时候，只累计黑字金额。如下图：
图4-14 多栏式明细账局部
八、应交增值税明细账
应交增值税明细账是一种特殊的多栏账。在手工账实务中，也可以使用普通多栏账来登记应交增值税明细账。
专门的应交增值税明细账如下图，账页栏目分借方栏目、贷方栏目和余额栏目，其中借方栏目和贷方栏目又分别设置具体的增值税相关专栏。
图4-15 应交增值税明细账
应交增值税明细账与普通多栏账的区别在于，前者把借方专栏和贷方专栏分别进行了设置，并且把余额栏目放在最后；而后者则把余额栏目放在前面，专栏可以借贷方共用，从而具备一定的灵活性。上图中的账页，借方专栏设置了5个，贷方专栏也设置了5个，如果应交增值税的借方或贷方专栏超过5个，登记账簿将面临困窘。
登记应交增值税明细账时，同样先填写记账日期、凭证字号、摘要等信息，然后分专项填写借方或贷方金额，最后填写余额。与普通多栏账相比，应交增值税明细账无重复填写账目金额的弊端。
九、数量金额式明细账
数量金额式明细账是指需要同时对数量和金额进行核算、登记的明细账。根据应用场景的不同，数量金额式明细账有仓库账、进销存明细账、库存商品明细账、库存材料明细账、销售明细账等不同名目，其实质都是要求同时对核算对象的数量和金额进行核算。
哪些科目需要进行数量金额核算，哪些科目不需要进行数量金额核算，《企业会计准则》没有明确的规定。我的建议是，对原材料、库存商品、周转材料等企业自己能够掌控的物资，原则上应进行数量金额核算；对材料采购、在途物资、发出商品、委托加工物资、周转材料等科目核算的对象，根据企业的核算要求和能力，灵活掌握，可以做数量金额式明细账，也可以不做。
下图是库存商品明细账，属数量金额式明细账。这种账页，也类似于三栏式明细账，只是在记账时，需要同时对收入（或借方）、发出（或贷方）、结存（或余额）分别登记数量、单价和金额三个数字。其中，金额为同一栏目的数量和单价的乘积。
图4-16 数量金额式明细账
十、固定资产明细账
固定资产明细账是专门用于登记固定资产类别特征及其增减变化、计提折旧的账簿。固定资产业务不多的企业，也可以采用三栏式明细账登记固定资产业务。
图4-17 固定资产明细账登记流程
上图是固定资产相关的会计业务事项及其流程。会计或固定资产管理人员根据原始凭证，为每一项具体的固定资产填制卡片，卡片需填制一式二份，一份由固定资产使用部门保管，一份由财务部门保管。因固定资产卡片为活页式，容易遗失，故财务部门需建立固定资产卡片登记簿，对卡片进行集中登记。同时，会计人员应根据固定资产原始凭证填制记账凭证，登记明细账。这里需要注意，固定资产卡片只是非定期地登记固定资产管理信息，并不能代替固定资产明细账。
固定资产明细账账页如下图，每一账页可以只登记一项具体的固定资产，也可以按类别进行登记。固定资产明细账账页表头部分比较复杂，除页码之外，还需要对固定资产个体或类别的编号、名称、型号、使用年限、折旧率、预计残值、存放地点等信息进行登记，以便具体量化固定资产的特征。账页表体部分，类似于数量金额明细账，需要对固定资产的单价、数量、金额等信息进行明细登记。
图4-18 固定资产明细账