鲁达 寇纪东谈公文写作164—1：公文格式各要素——份号如何标注
寇纪东
《公文处理工作条例》规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”从18个方面规范党政机关公文格式各要素。如果具体运用，笔者通过认真研读《公文处理工作条例》，结合工作实践，查询有关资料后认为：
一、份号标注存在的主要问题
（一）涉密文件不标注份号。一是涉密文件印发数量无法掌握；二是涉密文件无法控制。
（二）份号的数字不按规定标注。一是份号不按规定标注，字偏大或偏小；二是不用标准的阿拉伯数字，用汉字标注。
（三）份号标注位置不规范。一是不顶格编排；二是不在规定位置标注。
二、份号标注的作用
份号是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号，标注份号：
（一）有利于加强公文的管理和利用。一是涉密文件，秘密，机密，绝密文件必须加份号（因为是在一定范围内的人才能看到，以防丢失或者丢失后便于查找回收）；二是如果发文机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。即，普通公文加不加份号由发文机关确定；三是一般普通公文不加份号。
（二）有利于公文的分发、查对、借阅、统计、清退和销毁。一是公文的分发、借阅等有一定的依据，查对、统计、清退需要一定的凭证，尤其是涉密等重要文件，要有翔实的规定，不能凭空说；二是公文要求件件有着落，事事有回音，对那个公文的办理要有目标、有记录，标注文号有利于公文规范运转，彰显公文运转的流程轨迹。
三、如何标注份号
根据《2012年党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》等国家标准规定,如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。