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【项目验收流程】怎样做好项目验收

项目验收对项目经理、乙方公司来说,至关重要,验收通过了,才能回款,回款了,项目组才有奖金,有奖金了,项目团队更有工作激情。项目验收一般包括内部验收和外部验收。内部验收指的是乙方公司内部或者项目组自身,对照项目验收标准进行组织内部的验收,其目的是为了把控项目交付情况,以便开展外部验收。重点聊一下外部验收。外部验收由项目经理提出验收申请,客户来组织专家召开验收评审会议。如果在项目建设过程中,把握好各个里程碑节点,那么项目最终验收则是水到渠成的事情。

验收前,项目经理组织项目成员准备验收报告,包括word版本、ppt版本的汇报材料,在汇报材料中,将项目的建设目标、建设里程、项目取得的成果、存在问题与建议一一展示出来,在验收会上,项目经理进行ppt汇报,如果有时间,可以直接演示系统,这样更有说服力。项目经理应该对于项目汇报进行几次排练,以便于更好的汇报效果。验收前的准备材料,按照合同要求的交付成果准备好清单,将工作完成情况写清楚,让领导和专家看出项目组如期完成了项目建设,这样验收方面就有了保障。

要想顺利验收,还需要多与客户沟通,与客户领导汇报,一般领导会比较忙,约到领导的时间进行验收会议,是项目经理必须要把握的事项,否则,验收日期一直推迟,项目成员不好释放,容易造成成本上的压力。在验收前将客户的疑虑打消,客户也是怕自己的领导问到一些他回答不上来的内容或者关注点,在客户领导面前,项目经理和客户站在同一立场上,为了让客户领导满意,项目经理和客户进行充分的沟通,首先让客户自身认可项目完全具备了验收条件,他才有信心和勇气去和客户领导汇报,和领导沟通、确定验收的事宜。

确定了验收会议时间,会议上一般不会有较大的偏差,因为如果没有达到验收标准,那么基本上这个项目也没法上验收评审会议。但在会议上往往提出一些意见和建议,甚至是新需求。这时,项目经理需要将客户、客户领导、专家的意见一一记录,并进行分析评估,给客户一个回复。

这样便于让客户知道项目组是想长期合作的,是想服务好客户的,一些工作量大的意见,可以放到二期来做,如果没有二期,可以先不做,或者在运维工作中来做,将工作量估算到运维费用中,既保证了客户的意见得到有效执行,又保证了公司的利益。

项目的结算工作,在形成了验收意见后,与客户沟通,进行开票、回款事宜。需要注意的是客户付款的周期,如果时间过长,超过几个月,那么需要协调商务来解决,或者上升到公司领导层面进行协调解决,能加快回款周期则加快,早一天回款,就早一天安心。风险无处不在,虽然在项目后期,风险越来越少,但仍然不可忽视。

项目验收后,进入项目运维阶段,往往这时,项目的收益才刚刚开始交付。用户使用系统,产生工作行为的变更,这种变更,促成项目成果的结果的产生,即项目收益的产生,项目收益的维持,需要用户持续使用系统,持续进行工作变革。收益维持是比较难的,有很多项目虽然交付了验收成果,但没有用户真正使用,没有用起来,用户行为、工作流程没有发生变化,实际上这种项目没有产生收益,从本质上来说,我认为不算真正成功的项目。真正成功的项目是能够为客户带来价值,客户看到了效果,从而开启二期、三期、其他一系列的项目合作机会。

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责任编辑: 鲁达

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