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简介：在日常工作中，将excel统计数据导出到逐户word模板是一项常见但繁琐的任务。如果工作被输入，时间很长，就很难，数百人、数千人、甚至数以万计的数据的手动统计显然是不可取的。
本期《视频教学》教育视频介绍了如何逐户将excel统计数据导出到word模板中。里面分为三部分。
如果你暂时没有时间学习，可以根据第一部分的操作迅速完成工作任务。第二部分是详细说明邮件合并规则的原理。第三部分在今天的文本版本教程中总结，分为两部分。
第一部分适用于暂时没有时间或暂时无法释怀，想尽快完成任务的朋友。第二部分在视频中详细解释邮件合并高级规则的原理，告诉你为什么要这样做。聚焦闪光灯溢出，给你带来新的办公室知乎。
如下图所示，必须以家具为单位将excel中的数据导出到word表单模板中，以确保一张表中没有其他家人，其馀部分什么也不显示。大卫亚设(David Assell)，Northern Exposure(美国电视剧)。
第一部分首先完成工作任务，有时间学习
第一阶段
在Excel右侧的空白列中创建辅助列，在辅助列下的单元格中输入=IF(A2=A3，1，0)，然后双击小十字以快速填充以下所有数据。这是用0表示每个家庭最后一个人的值。
步骤2
保存并关闭Excel、打开word模板、选择邮件-收件人-使用现有列表
使用刚刚保存的excel文件插入到该位置，并插入每个项目的合并域
步骤 3
接下来，将鼠标放在第二行的第一个单元格中，然后单击“规则”-“设置书签”
如果像上图一样什么都没显示，那就按alt+f9，切换域代码，你会看到如下图所示的样子
步骤四
把鼠标光标放到双引号中间，点击“插入合并域”-“辅助列”
步骤五
把鼠标光标放到域外面，点击“邮件”-“规则”-“下一记录条件”-“辅助列”-“等于”-“1”
步骤六
把鼠标光标放到域外面，点击“邮件”-“规则”-“如果..那么..否则”
在弹出的窗口中，选择“辅助列”-“等于”-“1”-插入“c”
然后选中辅助列的合并域，删除，写成a，然后把后面的c删除，插入合并域-成员姓名
步骤七
接下来我们复制刚才的if域，选中这一行后面的单元格，粘贴，然后在每一个单元格的第一个双引号中间，插入对应的合并域
步骤八
然后我们复制这一整行，选中剩下的所有单元格，粘贴
步骤九
我们点击“完成并合并”-“编辑单个文档”，然后生成最终文件。此时我们发现，excel中统计好的数据就已经生成到了固定模板的word文档里面了，而且是以家庭为单位，1张表1户人。无论这一户有多少人，都生成到了一张表中，其他没有数据的地方都显示为空。
大家也可对照《视频教学》视频来进行操作。
第二部分 咱们来学习一下操作的原理
为什么这么操作就可以呢，下面我们来讲解一下，当你看到这里的时候，记得给一闪流溢点个关注，方便的话，点赞评论收藏转发一下。
知识点一、关于邮件合并
不仅仅是这个文件，以后大家只要遇到这种excel中有很多数据+导出到固定的word模板，一定要第一时间想到“邮件合并”功能。说是邮件合并，大家可以理解成“依照已有的数据，生成固定的模板”。如员工信息卡、工资条等。
知识点二、邮件合并中如何插入下一个人的数据
我们看到，在word模板的第一行，对应的是excel的第一个人的数据
如果我们直接插入合并域，那么还是excel中第一个人的数据，
如果我们想生成第二个人的数据，那么就要使用“下一记录”的规则
比如这里我们先插入“下一记录”规则，然后再插入成员姓名，那么“方诗瑶”就会被插入进来，即插入了excel下一行的数据
知识点三、带条件的“下一记录规则”
但是我们不能无限制地使用“下一记录规则”，因为这样会把其他家庭的人也插入到这个word表格中，所以我们要使用“带条件”的“下一记录规则”，也就是满足户号相等的时候，才能使用下一记录，即“下一记录规则条件”。
但是户号有很多，我们不能同时输入所有户号，所以要设置一个辅助列，通过比较上一行和下一行的户号，如果如果户号相同，那么使用下一记录规则，如果户号不同，那么不使用下一记录规则。
所以，我们建立如下图的辅助列，如果户号相同，辅助列的值是1，那么使用下一记录规则；如果户号不同，辅助列的值是0，则不能使用下一记录规则。
通过这种方式，我们在word中使用“下一记录条件”规则，插入后续的人员数据
但是这样生成出来却是这样的，每一家最后一个人的数据填补了后面所有的空单元格
知识点四、所以我们还需要另一个规则
那就是如果辅助列这个变量的值是1，那么插入“成员姓名”这个合并域，如果不是1，那么该单元格显示为空。
所以现在第二个单元格里面应该有三个规则
分别是：
1.变量规则：设置辅助列的值为变量
2.下一记录条件规则：辅助列的值是1，那么应用下一行的数据
3.如果...规则：如果辅助列的值是1，那么显示的数据是“成员姓名”，如果不是1，那么显示为空
特别注意：
大家一定要明确一个概念，这个变量代表的是它上一行数据对应的辅助列的值，
如下图所示，详细解读就是：
如果辅助列的值是1，那么使用“if规则”显示“成员姓名”，如果不是1，那么显示空
如果辅助列的值是1，那么使用“下一记录条件”规则，显示“方诗瑶”，如果不是1，那么继续插入“杜铭桐”
同样的，当我们遇到家庭分隔的时候，有朋友可能会有所疑惑，为什么杜卿闻的辅助列是0，那么还会显示
在之前我们把辅助列的值变成了变量（步骤六），这是最关键的一步，因为变量的值是上一行数据的值，也就是说，word中之所以能显示出来“杜卿闻”，是因为“刘冉”的辅助列是1。
类比于，为什么能插入“方诗瑶”，那是因为“杜铭桐”的辅助列是1
这个变量a，是它上一行数据对应的辅助列的值
那为什么下方是空白，那是因为“杜卿闻”这一行的辅助列是0，所以显示为空
总结时间
今天我们把视频中的内容以文字版的形式进行了讲解，大家以结合合《视频》阅读。本次主要讲解了邮件合并的使用、变量规则、下一记录条件规则以及如果if的规则。如果还有不明白的地方或者想要咨询其他的问题，可加入咱们的交流群。
好了，本次的教学时间就到这里了，如果觉得有所收获的话，希望长按点赞、收藏、评论、转发支持一下，你的支持对我很重要！
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