写给职场新人的电邮使用指南

不知不觉又到了同学们写毕业论文的时候。在找工作和真正的工作中，大家会经常接触电子邮件，我来提供一份（我觉得）简明易懂的电邮使用指南。

概述

今年 3 月 8 日，电子邮件之父和@符号的发明者雷·汤姆林森去世。截止当时，全球每天发送出去的邮件有 1990 亿封，至少有 10 亿用户在使用电子邮件。

电子邮件是一种全球统一认可的沟通方式，任何上网设备都能够接受。尽管如此，在不同地区对电子邮件的使用频率和使用偏好却不尽相同。在欧美，人们把电子邮件作为与友人分享信息的最常用载体——至少在 Facebook 出现之前是这样。之前几年的调查显示，新闻网站的文章被分享出去的最常用途径就是电子邮件。有时，他们只是在邮件里面简单的说一两句话，把邮件当短消息使用。

在日本，则是反过来把短信或曰彩信当邮件使用。因为早在功能手机时代，日本的手机就可以发表比 140 字的短信要长很多的信息，所以通过手机发送的专有格式邮件，成为日本人使用电子邮件的主要方式。而日本人动辄于一天内有上百封的留讯往来，基本上是把手机邮件当即时消息。

而在中国，则是一开始就进化到了信息沟通的终极阶段——即时消息。如果把我们的每一条即时消息，都算成是一条邮件的话，那么我们每天可能要发上千条“邮件”，比日本人更过分。比中国更晚，世界其他地区前几年开始也正在缓慢进入即时通信时代，电邮使用率在进一步下降。

1. 今日电邮的地位：正式的商务沟通工具和工作档案

习惯使用即时信息交流的人，还需要邮件吗？当然。电子邮件在职场至少能起到以下不可替代的作用：

• 跨部门联系的统一语言；
• 阐述难以简单用口头表达说明清楚的事项；
• 正式工作报告，日常请示和审批；
• 工作项目的历史档案；
• 展示责任、维护权益，作为意见不合时和争端解决的依据。

电子邮件的出现，打破了人际沟通在时间和空间上的限制。电子邮件的概念借自白纸黑字书写的邮件，而当年的邮件已经可以实现所谓“异步沟通”。但是一来一往可以长达几个月，信息的传输效率极低，根本不能作为可依赖的方式。因此在中间的过渡期还是需要电话这样的工具，使得人们不得不回到同步沟通。电子邮件的出现既免费又快速，真正使得异步沟通成为了可能。人们可以在收到邮件之后几个小时或者一两天之内进行回复，这个时间既不短又不会太长。

在空间上，人们以前要想打电话必须在固定的处所，收发邮件也需要有一个固定的信箱。而电子邮件的地址是随着人的身体携带的，尽管后来手机也实现了同样的目的，但电子邮件是一切的开端。同时，电子邮件也比其他的方式更早地实现了，即使不是在自己本人的设备上，也可以登录后查收属于自己的信息。

因此，对于现阶段的人来说，在确保邮件不会被过滤入垃圾邮件的前提下，电子邮件是一种比较保险和正式的沟通方式，商务往来中一般使用邮件作为沟通结果的存档。相对而言，比电子邮件还要保险的沟通方式应该是电话，打电话往往可以确保你联系到对方。但是因为电话很多时候都起到确认收到邮件与否的作用，所以有时并不是最正式的沟通手段。

2. 商务邮件的几条基本原则

• 谨记每一封邮件都是正式存档。
  所以，不要在邮件中聊天。邮件作为沟通的成果固定，没必要给老板展示你们讨论问题的全过程。
• 不要把自己的脾气和意见带入邮件当中。
  私下交流怎么说都好，但作为“呈堂证供”的邮件，要是引起歧义和误解，麻烦就多了。
• 邮件是“笔谈”，对内宽松，对外正式。
  内部沟通讲究效率，邮件应该直奔主题。而对外邮件，则一定程度代表自身素质和公司形象。
• 私人问题和网购等场合不要用公司邮箱。
  实际上，非常多的公司都会完全监控你的工作邮箱里的每一封邮件。让公司知道你下班时在干什么不是个好主意。

3. 第一步——选择合适的邮箱

刚刚走入社会的求职者，可能会面对重新选择一个适合的邮箱的问题。有不少我接触过的公司都会拒绝使用 QQ 邮箱，或者把自己的邮件签名设置成火星文或奇怪名字的人。至少对于互联网公司而言，一个人不会修改默认设置，只能随波逐流，给什么用什么，似乎不是一个好兆头。即使并非互联网公司这么挑剔，对其他公司最好也遵循同样的规矩。

选用不存在网站旗下的 Gmail 是一个不错的主意。国内大多数邮箱都可以收到来自 Gmail 的邮件，所以不用担心。用 Outlook 或者苹果的@me.com 邮箱都可以。确实要选择国内邮箱的话，网易系列邮箱，或者 QQ 邮箱的别名——@ 邮箱都可以选择。尽可能的选用姓名拼音全拼作为邮箱地址的前缀。

你可以把新申请的求职邮箱的邮件，以及未来单位给你的邮箱的邮件都自动转发到你常用的邮箱，但请务必注意接下来的设置：

在信箱的寄件人姓名以及邮件签名的设置中，一定要写清楚真实姓名，以及必要的联系方式。在设置当中去掉信纸等花哨的东西。因为在网速不好的条件下，光是加载这些信纸就会耗费很长时间，使得邮件的真正内容被淹没。

总而言之，在拿不准领导喜好如何的情况之下，需要把邮箱当中体现自己个性的部分全都先去掉。如果公司有要求，还应该按要求给自己的邮箱签名换上公司的统一模板。

还有，请记得把简历保存为 PDF 格式。

4. 确定主题和收件人

在写信时有一些基本的原则，但是很容易被人们忽略。哪怕是已经工作几年的人，有时候也会犯这个毛病。

• 一封邮件只写一个主题。
  在一封家书之中包罗万象那是上辈子的事情。电子邮件是没有成本和时间差的，所以宁可把所有的主题都拆开，分成四五封邮件发送，也不要把所有东西都写在同一封信里。
• 主题应包含所有核心关键点。
  邮件的主题应该怎么写呢？比较下面两个主题：
  ——“报告”
  ——“XX 部门 3 月 1 日下午关于 XXX 问题的处理结果报告”
  不用说大家也知道该选择哪一种写法。
• 同一件事情的发起——跟进——考核在同一个线程完成。
  所谓线程，是指原邮件，回复邮件，回复上次回复的邮件等组成的一长串邮件的集合。多数邮箱服务的网页版，都支持把同一线程的邮件及其回复放在一起，看起来像是聊天界面。所以，多次回复之后邮件标题有一长串的“Re: Re: Re: Re: Re: Re: ”，可以删掉多余的，只留下一个 Re: 就行。
• 紧急邮件发布同时在聊天工具，电话等地通知。
  就像上面说的一样，打电话往往可以确保你联系到对方，起到确认收到邮件与否的作用。
• 仔细检查收件人。
  首先，区分“回复”和“回复全部”。公司群发邮件一般是通知，如果确有必要回信，只回复发件人，不要群回。
  其次，“抄送”的意思是抄送给的那个人必须知道，但没有义务回复。一般是抄送给上级领导或者大 Boss。只有和你的直接主管达成共识以后，才抄送更高的领导。

5. 撰写正文

• 转发邮件时，要及时摘除不适合转发的信息。
  在说其他事项前，这条是最重要的。什么是“不适合转发的信息”？简单说，没必要让对方知道的都要删除，而不是你觉得对方知不知道都无所谓的就留着。
• 推荐去掉所有正文样式。
  在有些邮箱（比如 Gmail）选择纯文本，另一些（比如网易邮箱）选择系统默认的字体和字号，不要用奇怪的字体、字号或颜色。
• 长文字直接写入正文，不要只放在附件里。
  如果文字带有图表，用（图 1）（图 2）等占位符表示图片位置，将配图命名为“图 1.jpg”“图 2.jpg”等插入附件。然后，再配上同样文字的 DOC/XLS/PPT 或者 PDF 格式副本。
• 在正文开头附上目录。
• 写完要检查，避免错别字。
  对外邮件要用上你知道的各种文明用语。你在和客户或合作伙伴面对面的时候怎么说，就在邮件里怎么写。

6. 附件

• 要提示收件人查看附件。
• 邮件正文的副本要放在附件里。
  如果是未定稿，采用 DOC/XLS/PPT 格式；如果是定稿，采用 PDF 格式。考虑到某些电脑不支持 DOCX/XLSX/PPTX 格式，保存时要选择兼容模式。
• 附件超过 4 个要压缩打包。
  ZIP 格式压缩包是绝大多数电脑都可以打开的格式。如果你安装了国产压缩软件（比如好压），切记不要直接点下一步，保存为它们专属的格式！
• 一般不要发布特殊格式的附件。
  比如，Xmind 和 Mindmanager 同为思维导图软件，但格式不兼容。不过，它们都可以导出为图片或者 PDF 格式文件。请替收件人着想，他们很可能是在手机上看邮件。

那么，祝各位求职和工作顺利！

本文 写给职场新人的电邮使用指南来自动点科技.