标题是一篇公文的“眼睛”,在公文写作中具有举足轻重的作用。
毋庸置疑,公文标题尽管较“短”,但有时却需要使用标点符号。对此,以前的公文法规诸如《国家行政机关公文处理办法》曾明确规定:“公文标题中除法规、规章”加书名号外,一般不用标点符号。”对标点符号的使用问题作出了明确的限制性规定。
但2012版的《党政机关公文处理工作条例》中对此未作任何限制性规定,这就说明了在当今的公文标题中,完全可以使用包括书名号在内的任何标点符号。从实践来看,公文标题中除书名号之外,还有其它标点符号存在,就一般而言主要有引号、括号、顿号、破折号等,个别时候还有逗号。
对于标点符号的使用应当注意把握如下几点:
(1)涉及的法律、法规、规章全称必须加书名号。
(2)如果标题中的事由部分出现多个机关或者人名等并列时,每个机关名称、人名之间应当用顿号隔开,,而不使用空格的形式。
(3)关于公文标题的排列,按照2012版《党政机关公文格式》的规定,应当使用梯形或者菱形。不应当使用上下长度一样的长方形以及上下长、中间短的沙漏形。而且,就一般而言,公文标题应当尽量写得简短,不要占的行数太多,最好不要超过3行。标题多行时一般采用上梯形、下梯形或者菱形排布。每行标题字数不宜过多,如果左右都顶到版心边缘,从整体上看会显得非常难看。
总之,公文标题的写作和排布以准确、简要、醒目、庄重和美观为基本原则。此外,公文标题距离版头与主体之间分隔线的距离应当是两行,不要过于“拥挤”。