您的位置 首页 > 娱乐休闲

资深文员工作技巧

员工代表:张雯(办公室文员)

服务部门:总裁办公室

作为公司的文员,我主要负责整理公司日常文档,同时还要做好每次公司会议记录。经过多年的工作磨练,我掌握了不少文档处理技巧。

奇偶不同 页眉也能玩个性

除了正规的页眉外,经常需要对页眉进行特殊设计,比如:奇数页显示章标题,偶数页显示节标题,此类页眉便于读者根据目录,快速查阅需要的内容,应用也很广泛。对于这类特殊的页眉也是有妙招进行处理的。

首先打开文档,选中文档的章标题,切换到“开始”选项卡,在“样式”中选择“标题1”,再选中文档的节标题,在“样式”中选择“标题2”;然后在页眉处双击进行编辑状态,切换到“设计”选项卡勾选“奇偶页不同”,再将光标置于第1页的页眉处,选择“文档部件→域”弹出对话框,在“类别”下选择“链接和引用”,单击StyleRef后选择“标题1”,这样章标题会显示奇数页的页眉;同样将“标题2”添加到偶数页的页眉。如果奇数页中有两个章标题,则默认添加前面一个到页眉,节标题也是如此。

文档正规我有一套 轻松玩转文档页眉页脚

为了推进公司档案管理正规化,同时为了文档美观和便于归类、查看、归档,公司要求2013所有会议文档必须加上页眉,内容是“公司Logo+2013会议纪要字样”,页脚则为页码。这对我来说是小菜一碟。

事半功倍——批量添删页眉和页脚

第1步:打开Word2013新建一个文档,然后点击“视图→页眉和页脚”,按提示在页眉处插入公司Logo和添加“2013会议纪要”,接着点击页眉页脚设置菜单的“插入自动图文集→第X页总共Y页”(图1)。

第2 步:点击“文件→保存”,将其保存为“会议.dot”模板文件,放置在“C:\Users\当前用户\AppData\Roaming\Microsoft\Templates”下保存。这样以后需要新建会议文档的时候,点击Word“文件→新建”,我们可以在Word文档窗口的右侧窗格看到新建文档的选项,点击下方的“本机上的模板”选项,然后在打开的模板窗口中,选择上述制作好的“会议.dot”模板文件,并单击确定,这样在任何新建的文档点击“视图→页眉和页脚”即可自动套用建好页眉页脚的文档了。

第3步:上述操作只是保证新建的文档可以套用页眉页脚,如果需要对之前的文档也批量添加上类似页眉和页脚,我们可以借助 “页眉页脚修改器” (下载地址:)来帮忙。首先将公司的所有文档都复制到同一个文件夹中,可通过搜索的方法集中文档;然后打开工具,按提示输入页眉和页脚文字内容,再单击“浏览”按钮选择文档所在目录,最后单击“批量修改”按钮即可(图2)。

小提示:

如果文档是DOCX格式,可借助“Batch DOCX to DOC Converter”()这款小工具,将DOCX文件批量转换成DOC格式,再批量添加页眉页脚。

文档打印 随“机”应变 无线打印平板文档

 日常的操作中少不了文档的打印,普通文档的打印倒是简单。麻烦的是老总平板里的一些商务文档的打印,这些文档打印通常要的比较急。常规的方法是使用数据线将平板连接到电脑,然后通过优盘读取方式打印。有线连接方法总是麻烦,有时数据线不在身边,我找数据线就忙活半天。对于这类移动平板设备的打印,现在我借助的是SambaFilesharing,它可以直接使用Wi-Fi实现无线打印。这样在日常工作中,电脑里普通文档我使用的是常规打印,移动设备则使用Wi-Fi打印,做到文档打印的随“机”应变。

 第1步:首先下载SambaFilesharing并安装在平板上。在平板上启动程序后点击“菜单→setting”,打开设置界面,然后依次点击Password和Usename,分别设置访问Android平板的密码和用户名。

 第2步:完成上述设置后,点击“菜单→Enable”,程序会开始设置Android平板上SD卡和内存盘的共享,成功完成设置后,在平板界面会出现“enable →Running”以及共享IP(图1)。

第3步:在电脑上启动资源管理器,接着在地址栏输入手机屏幕上显示的IP地址(或者直接输入\\android),类似\\192.168.0.32的形式,回车后按提示输入上述设置的用户名和密码(即访问平板共享资源的的用户和密码,而不是PC上的用户和密码)即可打开平板上共享目录,SD卡对应共享名为Sdcard(平板内存盘对应share2)。现在展开“\\192.168.0.32\sdcard”,右击选择需要打印的文档选择“打印”,然后按提示进行打印即可。

小提示

SambaFilesharing使用的是SMB协议(它可以轻松实现不同系统之间的共享),这样无需在电脑上安装任何软件即可远程访问平板内容。除了无线打印,我们还可以用于电脑和平板之间互访,比如直接在PC上利用高速有线网络下载平板所需的软件。如果是iPad平板,我们则可以在电脑和平板上都安装91手机助手,在电脑和平板上启动手机助手,然后使用Wi-Fi方式连接,成功连接后即可使用Wi-Fi方式访问和打印平板文档。

资深文员 办公答疑解惑

使用宏设置Excel工作表实现编辑就自动保存

对于一些重要文档,我们可以利用Excel的宏实现文档已编辑就自动保存,打开Excel后按ALT+F11打开VBAProject,在需要保护的表里写入如下代码:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

T

End Sub 

保存,关闭,然后设置允许宏运行,这样保护的工作表只要一进行编辑就会自动保存。

记事本也要自动保存

记事本因为它的小巧,打开快速,占用内存小,常常是我们随手打开记录文字的常用工具。系统自带记事本无法自动保存,如果你希望记事本也可以自动保存文档,可以到互联多下载“记事本自动保存工具”,启动程序后会跳出提示窗口,提示软件会在系统后台等待20秒,在这20秒内激活欲保存的记事本文本。点击“是”打开软件,并新建记事本文本。然后点击“自动保存位置”栏后的“…”按钮选择文本自动保存位置并且命名。在“间隔(秒)”栏内输入自动保存的时间间隔,默认为10秒。这样每10秒就会自动保存记事本内容。

自动保存的文件丢失如何找回?

我在使用Word 2007编辑一份公文时,突然遇到停电事故,重新启动电脑并运行Word 2007时,在里面怎么也找不到关机前自动保存的文件了。最后在网管员的协助下用如下办法解决了问题:

通过资源管理器进入系统安装分区(一般在C分区)。找到并进入Documents and Settings文件夹,然后进入以系统登录用户名命名的文件夹。依次进入Application Data\Microsoft\Word文件夹,从该文件夹下找到断电之前Word自动保存的文件。

如果在编辑文件之前,将自动保存时间设置为几分钟甚至更短,就可以最大限度地减少因断电或其他突发故障引起的文件内容损失。

Excel表格文件无法启动怎么办?

我电脑中的一份Excel旧文件无法通过双击方式直接正常打开,只显示标题栏和工具栏,不显示文件内容。但通过打开Excel图标然后用“文件”中的“打开”就能正常显示。我修复和重装过了Office,但是都没有用,而Word没有任何问题。这个问题如何解决?

后来发现,是因为我误选了Excel选项中的“忽略其他应用程序”,这样Excel会忽略掉其他应用程序的打开请求,所以当通过资源浏览器来打开Excel文件时,Excel并不会执行打开命令。恢复设置的方法是:

启动Excel,在主界面的菜单栏用鼠标单击“工具”选项。然后依次选择“选项→常规→设置”。将“忽略其他应用程序”的选择取消,保存退出后就可以直接双击Excel文件来打开文件了。

安全为上文档自动保存有高招

在日常处理文档过程中,我最怕的就是突然断电,这样自己辛辛苦苦撰写的文档经常会丢失。幸好Word、Excel都有自动保存文档功能,以Word2003设置为例,启动Word后点击“工具→选项”,然后切换到“保存”选项,勾选自动保存时间间隔,然后设置为5分钟,这样没5分钟文档就会自动保存,Excel设置类似。

文员办公产品导购

办公产品导购:录音笔

作为文员,公司很多会议的记录都需要记录的。参加会议很多部门领导的语速都较快,很多时候记录者根本无法完整记录下来。因此在日常会议记录中,我们大多需要借助录音笔来先期完成会议的语音记录。为此这里为大家推荐一些是和会议记录相关的录音笔产品。

联想B360 4GB录音笔

联想是国际化品牌,B360 4GB录音笔功能强大、设计时尚科学、易用性强,特色是录音效果好。B360 4GB整合了“一键开机录音功能”、“声控录音”、AGC自动增益、动态录音电平显示、变速播放功能、第二代时间戳功能,支持本机查看录音时间、内置高保真扬声器等功能。

新科RV-18 8GB录音笔

新科RV-18内置了8GB大容量容量,并且这款产品有一个突出的特色就是录音时间长,电池超长续航可达到60小时连续录音,超越行业产品不少。除此之外,新科RV-18还有一个特殊功能,那就是支持电话录音。

紫光电子V-P915 8GB

紫光电子V-P915 8GB录音笔特色是支持加密录音,安全效果好。为了应对必要的保密问题,V-P915支持密码设置,不输入正确的密码则不能拷贝、开机播放、录音,甚至连连接电脑都会被安全系统拒绝,有效保护我们的会议记录不泄密。

希捷Backup Plus 1TB

怕备份太复杂?别担心,希捷Backup Plus系列与其他产品最大的不同就是备份系统。内置革命性Dashboard软件,只需轻点一下Protectnow就可自动创建备份计划,全盘持续备份。 我们还可以自由选择所需备份文件的时间:按照每月,每周,每天,每小时或手动来备份。 按类型备份也非常方便,我们可以指定备份内容:文档,音乐,照片,视频甚至某个文件。

文员办公健康小贴士

俗话说,身体是革命的本钱。没有健康的身体,努力工作就会成为一句空话。作为文员,我们常常要长时间面对电脑工作,下面一些办公小技巧可以有效保护我们身体健康。

1.显示器散发出的辐射多数不是来自它的正面,而是侧面和后面。因此,不要把自己显示器的后面对着同事的后脑或身体的侧面。

2.常喝绿茶。茶叶中含有的茶多酚等活性物质,有助吸收放射性物质。其中含强效的抗氧化剂以及维他命C,不但可以清除体内的自由基,还能使副肾皮质分泌出对抗紧张压力的荷尔蒙,对于情绪暴躁有很大改善。

3.在电脑桌附近摆放一盆植物或水,可以吸收电脑所发出的电磁波。

4.尽量避免上肢长时间处于固定、机械而频繁活动的工作状态下,使用鼠标或打字时每工作一小时就要起身活动活动肢体,做一些握拳、捏指等放松手指的动作。


责任编辑: 鲁达

1.内容基于多重复合算法人工智能语言模型创作,旨在以深度学习研究为目的传播信息知识,内容观点与本网站无关,反馈举报请
2.仅供读者参考,本网站未对该内容进行证实,对其原创性、真实性、完整性、及时性不作任何保证;
3.本站属于非营利性站点无毒无广告,请读者放心使用!

“word2003如何设置三级目录,word2003怎么设置目录级别,word2003自动生成目录怎么设置,word2003目录格式怎么设置”边界阅读