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文档编辑小技巧,自己留存,小白可进(三)

7.双击“格式刷”有妙用

当我们要重复做一件事时,可以通过双击快捷工具条上的命令按钮,如我们只须双击格式工具栏上的“格式刷”按钮,我们就可以重复利用它快速地为整篇文档定义相同的格式了,要取消只须再次单击该按钮或按下ESC键。在word2003中,当我们双击“绘图”工具栏上的“矩形”等绘图按钮之后,就可以连续绘制多个不同的“矩形”等,当然到07版以后如果要绘制多个同样的图,需要在图形按钮上点右键,选择“锁定绘图模式”才行。。

8.文档转图片方法多

当我们文档编辑好后,有时在别的机子上打开可能版面就会发生一些变化,又得重排,特别是本来设置好的字体因其他机子上未装,那是一个囧字了得,这时我们还是将其另存为PDF比较好,但如果和小编一样做了个自媒体,把文档直接复制到平台上会发现一些格式不支持,特别是像小编教数学的,那些数学公式图形等,想保持文档原样那是不可能的了,这时只有将WORD文档转换成图片才可靠。如何将word文档转换成图片呢?可千万别告诉我截图哟。

网上有一种快速转换的方法,将要转换的文档保存退出.,然后新建一个文件.把想转换的文档(鼠标左建按住该文档不放)直接施放在页面上,原文档就变成了图片了。小编试了,也不知是小编的OFFICE有问题还是其他原因,这样转换后的只有第一页。

如果要将多页文档转换为每页一个图片,如果不借助其他软件,小编的做法是:选种每页“复制”,新建一个空白文档,在空白文档中选“选择性粘贴”中的“图片(增强型图元文件),那粘贴过来的就是图片了,右键“另存为图片”就可以了。但如果文档页面多,这种方法实在有些麻烦。这时我们可以借助第三方PDF编辑软件(如ABBYY FineReader,只要有将PDF另存为图片选项的软件),在WORD中将文档另存为PDF,再在第三方软件中存为图片。顺便再告诉大家一个小技巧,如果要将WORD中的许多图片要另存为单个图片,只是将文档另存为“网页”(不是“单个文件网页),那你文档中所有图片都会出现在保存后生成的一个文件夹中了。

9.页眉设置有技巧

在进行文档的汇编时,我们可能需要不同章节用不同的页眉,在需要另设页眉的上一页插入“页面布局”—“分隔符”——“分节符”,选连续(o)的那个,然后下一页改页眉前,点一下“链接到前一条页眉”(很重要),再做的改动就不影响前面的了。怎么把word文档里已经有的分页符去掉?改页脚方法一样。有时我们加分节符加乱了怎么办?别慌,在“选项”窗口中将格式标记显示出来删去就可以了(2003:“工具——> 选项——> 视图——> 格式标记”,2010等:“文件——选项——显示”)。

10.目录生成够自动

长的文档,目录是必不可少的,我们不会一个个去输吧,那只是找页码就是一件很麻烦的事了,还是交给WORD自己来完成吧。

在文章中每个要做在目录中的标题,选中标题,选择“样式”中的“标题1”,子目录选“标题2” (设置成功后的标题前会出现一黑色小点),如果对标题的格式不满意,可以将“标题1” “标题2”的格式进行修改。这也减少了设置标题格式的工作量。当都定义好后,就可以生成目录了。把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置,选[引用]--[目录]-选择样式,确定后目录就自动生成了(2010版的,2003版的请自自己找)。这样我们以后要阅读文档中间的内容,只要按住Ctrl点击目录中的某一章节就会直接跳转到该页了,如需再修改文章内容,更新一下目录就会重新把目录对应到相应的页码上去,方法是在目录区域内,点右键,选[更新域]

11.查找替换妙用多

在前面介绍了用查找替换删除换行符、空行的方法,其实查找替换还有很多妙用,我们灵活使用可以大大提高效率。

做老师的真是辛苦,时为检查一下学生学习效果,我们经常会到网上去下载试卷做整合出试卷,有时网上试卷每道题后都带答案,如何快捷地删除答案呢?这时“查找替换“又可以帮助我们了。打开Word的查找替换窗口,单击“更多”按钮,勾选“使用通配符”,在查找内容处,输入“答案*^13”,替换为处什么都不填,单击“全部替换”。就可以删除带有“答案”字样的整行了。(^13的意思就是回车)

12. “WORD已停止工作”不慌张

我们经常会遇到打开WORD时,会出现“WORD已停止工作”,在点击了“不发送”按钮后将关闭。再次运行 Word,将询问是否以。这通常是由于不正常关机等原因使得Word的 通用模板损坏,只要删除通用模板“Normal.dot” 这个文件就行了。那问题来了,如果找到“Normal.dot” 这个文件呢?这个文件一般在文件夹:C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates中,找到这个文件夹进去删除就可以了,找不到这个文件夹也不要紧,再次打开WORD,询问是否以安全模式启动 Word时选“是”,点击“另存为”,在“保存类型”中选“WORD模板”,弹出的窗口就是上面的文件夹了,是不是已经看到“Normal.dot”,在这个窗口中删除它。取消另存为,关闭WORD,再次打开,是不是一切OK了。

责任编辑: 鲁达

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