随着PowerPoint组件复盖范围的扩大,Word和PowerPoint之间的协作也变得更加紧密。
结合使用Word和PPT,不仅可以有效地提高办公室消息和信息密度,还可以暴涨文档!
接下来,我将通过几个实践说明如何同时使用Word和PPT ~
01在Word文档中插入PowerPoint演示文稿
与在Word文档中插入Excel文件一样,您可以将现有PowerPoint演示文稿或空白演示文稿插入Word文档中。
例如,要将现有PowerPoint演示文稿插入到Word文档中,请执行以下操作:
首先执行“插入对象”操作。
将光标插入点放置在适当的位置。在“插入”选项卡“文本”组中,单击“对象”按钮。
然后单击浏览按钮。
打开“对象”对话框,然后选择“从文件创建”选项卡。单击“文件名”文本框右侧的“浏览”按钮。
如果需要在 Word文档中插入空白PowerPoint演示文稿,请打开“对象”对话框,然后直接从“新建”选项卡上的“对象类型”列表框中选择“microint”
此外,如果在“对象类型”列表框中选择了Microsoft PowerPoint幻灯片选项,则幻灯片将插入到Word文档中,以后不能创建新幻灯片。
然后选择插入的文件。
打开“浏览”对话框,然后选择要插入的PowerPoint文件。单击“插入”按钮,如图19-20所示。
最后,查看文档效果。
返回“对象”对话框并单击“确定”按钮后,选定的PowerPoint演示文稿将插入到当前Word文档中。
在Word文档中插入PowerPoint演示文稿后,可以使用两种方法进行编辑。
在Word文档中,右键单击PowerPoint演示文稿,然后从弹出式快捷菜单中选择“Presentation对象”“打开”命令。
PowerPoint程序将自动启动,并在该程序中打开当前演示文稿。此时,根据需要进行适当的编辑即可。
在 Word文档中插入PowerPoint演示文稿后,您还可以直接在Word中演示文稿,如下所示:
直接在Word文档中双击PowerPoint演示文稿,或者右键单击PowerPoint演示文稿并从弹出式快捷菜单中选择“Presentation”对象“显示”命令。
在Word文档中,右键单击PowerPoint演示文稿并从弹出式快捷菜单中选择["Presentation "对象] “编辑”命令,转到演示文稿编辑状态,Word程序中的功能区将替换为PowerPoint功能区。
此时,您可以直接适当地编辑演示文稿中的幻灯片,就像在PowerPoint程序中工作一样。完成编辑后,您可以单击演示文稿外部的区域,结束演示文稿编辑状态。
02在Word文档中使用单个幻灯片
根据需要,有时需要在Word文档中使用单个幻灯片来提高文件表现力,如下所示:在这种情况下,您可以将单一幻灯片复制到Word文件中。
首先复制幻灯片。
以右键按一下需要复制的幻灯片。从弹出式快捷菜单中选择
【复制】命令。然后选择粘贴选项。
新建一个名为“礼仪概述”的 Word 空白文档,在【开始】选项卡的【剪贴板】组中单击【粘贴】按钮下方的下拉按钮 ;在弹出的下拉列表中选择【选择性粘贴】选项。
接下来选择粘贴格式。
打开【选择性粘贴】对话框,在【形式】列表框中选择需要的粘贴格式,如选择【Microsoft PowerPoint 幻灯片对象】选项;单击【确定】按钮。
然后查看粘贴的幻灯片效果。
复制的单张幻灯片已粘贴到Word文档中。
然后进入幻灯片编辑状态。
双击幻灯片可进入幻灯片编辑状态。
完成编辑后,单击幻灯片以外的区域,便可退出幻灯片编辑状态。
03 将 Word文档转换为PowerPoint演示文稿
当需要将 Word 文档内容以幻灯片的方式进行演示时,可以将 Word文件导入幻灯片,这样,用户既能在 Word 中对文档进行编辑,又能在PowerPoint 中设置播放效果。
例如,“员工礼仪培训内容”Word 文档导入新建的演示文稿中,具体操作步骤如下。
首先查看 Word 文档效果。
进入大纲视图,对Word 文档内容的级别进行查看和设置。
完成后关闭Word 文档。
要想将 Word 文档中的内容成功导入幻灯片中,必须对 Word 文档段落的级别进行设置,这样才能将内容合理地分配到每页幻灯片中。
然后选择新建幻灯片下的选项。
启动 PowerPoint 2019,新建一个空白演示文稿,单击【开始】选项卡【幻灯片】组中的【新建幻灯片】下拉按钮 ;在弹出的下拉列表中选择【幻灯片 ( 从大纲 )】选项。
接下来选择 Word 文件。
打开【插入大纲】对话框,在地址栏中选择Word 文档保存的位置;然后选择需要插入的文档,如选择【员工礼仪培训内容】;单击【插入】按钮。
最后查看导入的效果。
即可将 Word文档中的内容导入幻灯片中,然后将其以“员工礼仪培训”为名进行保存。
04 将 PowerPoint 演示文稿转换为 Word 文档
对于已经编辑好的 PowerPoint 演示文稿,根据操作需要,还可以将其转换成 Word 文档,具体操作步骤如下。
首先创建讲义。
切换到【文件】选项卡。
在左侧选择【导出】命令在中间选择【创建讲义】选项;在右侧打开的界面中单击【创建讲义】按钮。
然后选择需要的版式。
打开【发送到 Microsoft Word】对话框,根据需要选择版式;单击【确定】按钮。
接下来查看转换为Word文档的效果。
系统自动新建 Word 文档,并在其中显示幻灯片内容。