随着时间的推移,文档中的某些固定内容会自动更新,但如果手动更新很麻烦,就不能智能地自动更新吗?当然可以。
1、单词设置自动更新日期
切换到[插入]-[文本]-[日期和时间],在弹出窗口中选择当天日期格式,并选择右上角的“自动更新”,可以选择Word文档中随时间自动更新的日期。
通过相同的方法添加当前时间并选择自动更新,随着时间的推移,Word文档中的时间可能会发生变化。
2、邀请函,自动添加老师/女士。
使用Word的邮件合并功能大量生成邀请函时,需要通过对性别男女的判断,智能地在嘉宾姓名后加上[老师/女士]的尊称,这是如何工作的?
准备工作
准备邀请模板,在excel中整理源数据(需要邀请的人)。内容根据姓名、性别、工作、单位、通信地址等字段注册邀请人信息。
邮件合并
打开准备好的邀请,切换到“邮件”选项卡,单击“选择收件人”-“使用现有列表”,然后从弹出对话框中选择准备好的数据源。
插入合并域
请将鼠标放在适当的位置,然后单击“插入合并域”。在这里,您可以选择我们数据源中的所有字段。尊敬后可以插入“名字”字段,“名字”字段后插入“性别”字段。
添加规则
当我们插入[性别]时,可以使用Word进行智能判断,在[名字字段]后面添加规则。[如果.那么.否则.]
性别判断
选择域名[性别],输入比较大象[女人],在下面的“插入此文本”中输入[女人],在“否则插入此文本”中输入[老师],然后单击确定。然后应用格式笔刷,将返回结果的字体设置为相同。
合并完成。
最后,单击右侧的“合并完成”-“编辑单个文档”。
请选择 [全部],然后单击“确定”。这样可以自动生成老师/女士。
PS:Word的IF域,判断[性别]字段是男的还是男的,就归老师。否则就变回女性。将鼠标放在老师/女士上方,按[Shift F9]切换域代码查看IF域。实际上是嵌套域。参照「性别」栏位。
3,自定义更新页码
双击Word文档底部转至编辑页眉页脚状态,然后单击“页码”-“页面底部”选择页码样式即可。设置完成后,双击空白区域结束编辑。页码会自动更新。
直接编辑页码,输入“几页”之类的内容,然后输入[文档部件]-[域]-[numpage]-[1,2,3].
实际上,Word文档的自动更新通常来自于Word自动化工具[域]的使用,如果有兴趣的话,可以进一步了解此功能。