【word怎么插入批注】必备技能：Microsoft Word审查功能使用海盗

1.工具简介

Microsoft Word是微软的文字处理器应用程序。那本来是理查德布罗迪在1983年写的。经过多年的发展，Microsoft Word逐渐成为主要的文字处理应用程序，通常是预安装的软件，不需要用户自己安装。Microsoft Word是Microsoft Office系列的核心流程，不仅可以进行大量文字处理，还可以美化照片、表单等。目前最常见的版本是Microsoft Word 2010和Microsoft Word 2013。

Microsoft Word具备多种功能，可执行多种文字处理，包括：

原始功能包括文件、开始、插入、页面布局、抄送、邮件、审阅和视图。图中的其他功能可以根据需要添加。本文主要讨论复习功能。如图2所示：

审阅功能分为8个主要类别：校对、语言、注释、修订、更改和比较。由于计算机软件的安装和使用习惯不同，这个功能区自己添加了一些功能。本文中显示的翻译功能仅提供Microsoft Word中包含的功能。

2.图形教程

本文以Microsoft Word 2010为例，主要介绍了语言、注释、修订、变更、比较等五项功能，以帮助翻译专业学生更好地利用翻译技术，提高翻译质量和速度。

2.1语言

语言功能是审阅视图中容易忽略的功能。翻译专业的学生经常使用百度翻译、适当翻译等第三方翻译软件，但Microsoft Word作为“外来”软件，在单词和语法上更加精通，能够进行多语言翻译。

在翻译选项中，译者可以选择翻译文档、翻译选定的文本、翻译屏幕提示等。由于互联网限制，译者暂时无法使用“翻译文档”功能，但“翻译选定文本”有助于译者翻译单词或段落，可以填补“翻译文档”功能的空白，如下所示：

具体步骤如下：选择要翻译的单词或段落，单击翻译，然后选择“翻译选定的文本”选项，翻译结果将显示在右侧任务窗格中，然后单击“插入”或“复制”。

通过“屏幕提示翻译”选项，您可以查看指定翻译人员的单词或短语的翻译，如下所示：

具体步骤如下：在“翻译”选项卡下，单击“翻译屏幕提示”选项(颜色变为黄色，表示当前功能已激活)，将鼠标悬停在单词或短语上，计算机将自动显示翻译内容。

译者还可以在此功能区中设置语言，包括校对语言和语言首选项。校对语言设置主要适用于译者使用校对功能中的“拼写和语法”选项来检测翻译结果是否符合大象语言的使用规范。例如，如果将校对语言设置为英语，则会自动检测英语拼写和语法，如图所示。

语言首选项是输入字体的设置，建议使用特定字符。用户必须在计算机设置中预先安装相应的语言包，如下图所示。

2.2 批注

批注功能可以帮助译者查看和修改一些不确定或者待定的内容。该区域共有4个按钮。“新建批注”按钮为常亮按钮，其他按钮只有在添加批注后可用。

具体操作如下：选中需要批注的内容，单击新建批注按钮（每次单击只能添加一条批注）。批注框出现后，可在其中进行添加文字、项目编号等操作。其后，译者可以根据需要利用其余按钮。如下列组图所示：

2.3 修订+更改

修订和更改功能一般搭配使用。修订功能往往用于翻译审校阶段，尤其是他人审校，更好地呈现出修改内容。审校人员单击修订按钮，进入修订模式（按钮变为黄色），之后的每处修改皆有标记。修订完毕后，再次单击修订按钮，退出该模式。如图所示：

审校人员可根据使用习惯设置不同的修订选项，具体操作如下列组图所示：

审校人员修订完成后，译者再根据修订内容修改翻译可以逐条修订，单击上一条或下一条按钮；也可接受全部修订。拒绝修订也是同理。如图所示：

2.4 比较

该功能在Microsoft Word中的使用率较低。笔者认为该功能适用于翻译审校或反思阶段，能够直观地呈现出翻译初稿和终稿的差别，快速合并多人协同文档，节省翻译时间。

比较功能包括两个功能。其一，比较文档的两个版本。首先，在文档中单击比较按钮，选择需要比对的两个文档，设置对比内容和显示位置，点击确定。生成的对比文档包括左侧的修订结果、中间的比较文档、右侧的原文档，所有任务窗格可以随意关闭，如下列组图所示：

其二，将多位作者的修订合并到同一文档中，适用于篇幅较长的文档，可以节省复制、粘贴的时间，操作方法与文档对比相同，如下列组图所示：

3. 学习心得

翻译是一项文字处理工作。在要保证翻译质量的前提下，译者也必须熟练地应对语言转化过程中的任何问题。此时，译者可以借助计算机技术，提高文字处理的速度。Microsoft Word是翻译不可缺少的工具。一方面，审阅功能能够帮助译者处理译前、译中、译后出现的各种翻译问题，帮助译者及时地反思翻译实践，提高翻译效率。另一方面，Microsoft Word为电脑预装软件，自身功能强大，学习成本极低，熟练的应用审阅等功能也能够提升译者的学习能力。

本文转自翻译学习共同体