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武汉新型新冠病毒性肺炎疫情的持续，使很多企业开工缓慢。虽然延长了几次假期，但在疫情明显失控的情况下，如果不继续工作，很多企业可能坚持不了3个月，甚至有些企业已经倒下了。
因此，很多企业采取在家上班的政策，远程办公实施。在远程办公过程中，参与最多的是各种文件的传输、修改、共享和存储。
大多数人通常在自己的办公室自己的计算机上使用WORD或WPS编辑文档，因此很少使用文档的远程协作功能。
在家办公时，如果让朋友分享一份或几份工作文件，你会怎么办？
答：微信、QQ等社交应用程序
b:百度网盘、腾讯微云等网络磁盘服务
c:传统邮件格式
大多数人都会选择以上三种选择，但都有局限性和隐患。
在家的时候，一些重要的文件不在手边，经常翻阅微信、QQ共享文件，文件会自动整理。网盘、邮件共享需要对方有账号，下载文档才能阅览，麻烦又乱七八糟。
如果你仍然以这种“落伍”的方式分享，效率太低，已经赶不上时代发展的速度了。
事实上，文档的远程协作功能，很多用户不知道，即使知道了，也不知道如何使用，存在很多问题。
无法对个人执行远程任务，因为工作文档仅存储在公司计算机上。对于团队来说，在彼此不能见面的情况下，如何保证沟通效率，高效地完成工作，与传统的工作方式不同。
本人的文件事务主要使用WPS，版本是2019版，经常与小伙伴一起使用WPS的各种远程协作功能，大大提高了工作效率，得到了公司总经理的称赞。
我将向您介绍WPS2019版本中4个非常有用的远程协作功能。其他版本可能略有不同。
1.无需传输和分发WPS共享文件夹、团队文件、在线高效共享、降低通信成本
在工作中，必须与同事、客户共享相关文件，这是不可避免的。但是很多人的惯例一般是在需要的时候在微信中反复传输多个文件，工作繁琐，不容易整理。传统的局域网共享仅限于网络。
因为大家都不在公司上班，不能面对面交流，所以外地事务更需要文件方向的交流和沟通。但是，如果在微信群里发送文件，文件不久就会从屏幕上消失，很难找到。如果通过QQ给团队中的每个人发送或发送邮件，人多太麻烦，效率太低。
此外，一个团队经常需要共享检查文件，但如果部署到本地文档存储库，则必须反复确认是否为最新版本。
要解决上述问题，只需创建一个“共享文件夹”。操作方法很简单，但你没想到。如下图所示。
要执行此操作，请在WPS主页“云文档”中创建新文件夹，或选择文件夹，将页面右侧的文件夹设置为共享，单击“共享”向成员发送链接，团队成员单击后即可加入。
之后登录同一个WPS账户，所有手机或计算机都可以直接查看和编辑共享文件夹中的所有文件，文件是最新版本，无需反复发送和整理。
此外，共享文档文件夹还具有灵活的权限管理，允许每个成员设置各种权限，包括是否允许编辑、仅供查看、已离开公司的同事等，从而确保团队文档的安全
通过WPS共享文件夹，可以方便地由多人共享，从而使“共享”更加简单高效。
2.WPS文档云同步、手机、计算机随时随地查看和随时随地编辑。
异地协作最苦恼的有两点。一种是公司电脑上经常使用的工作文件只保留在本地，在家看不到。第二，通信中不能及时同步。第三个最令人担心的是数据丢失、文档被意外删除或找不到。
但是，使用WPS“文档云同步”功能，您可以完全解决这些苦恼，轻松克服。例如，在办公室电脑的WPS中完成工作文档，并将文档存储在云中，就可以直接在家用电脑和手机的WPS中找到。不需要单独带USB复制文件。
>当你不在办公桌前的时候，如果公司领导临时需要一份文档，你也不用火急火燎地赶回电脑前，因为你可以直接在手机上分享线上文档给他，几秒钟就能搞定。使用文档云同步后，所有在 WPS 打开并编辑的文档便会自动存储于云端，随便哪一台设备，只要登录同一账号就能随时打开查看。对常用的文件加星标，打开还能更快捷！
当然，前提是你有一个WPS账号并且已经登录，可以使用微信、QQ等账号登录。
开启云同步方法一：在WPS中打开一个文档，点击左上方【文件】-【工具】-【备份中心】，在弹出的页面中点击左边第二个图标“备份同步”，然后找到右边界面中的“自动备份同步”，滑动“开启同步”按钮变为“已开启”即可。
开启云同步方法二：在电脑右下角托盘中右键点击WPS蓝色图标，在菜单中选择“设置”，在出现的“云服务设置”界面中选择「云同步」，启用“文档云同步”即可。具体如下图：
开启了云同步功能后，还可以让“”WPS网盘“”在“我的电脑”显示，就像操作本地硬盘一样，十分方便，你根本看不出来是在云端。设置方法如下：
设置方法：在电脑右下角托盘中右键点击WPS蓝色图标，在菜单中选择“设置”，在出现的“云服务设置”中选择「WPS网盘」，启用“在‘我的电脑’显示WPS网盘入口”即可。具体如下图：
这样，在桌面上打开“我的电脑”，就可以看到“WPS网盘”，就像本地硬盘一样，双击就可以进入编辑操作云文档。如下图：
另外，在打开或保存编辑的文档时，默认优先的也是WPS网盘上的文档。
3.支持多人同时在线编辑，最多支持365人，实时保存更新。
办公中用的最多的还是文档的多人修改，按照传统的办法，就是A先写好一个文档后，用QQ、微信或电子邮件把文档传给B，B再修改，然后传给C修改，如此反复。如果有10个人要修改这个文档，是一件特别麻烦的事，更不要说几百人同时修改了，那简直是灾难！
好了，现在不用这样了，WPS有先进的解决办法啦！
这个办法就是：文档以链接的形式分享，一个链接就是一份文档。无论是文档、表格、PPT，以链接分享出去的WPS文档，都最多可支持 365 人同时在线编辑，实时保存更新，轻松完成多人协作。
云文档分享是一种「创新」的分享方式，让文档以链接形式高效分享。
它的优点主要有以下 3点：
（1）无需下载本地，链接即是文件，与以往的文件分享不一样，WPS 云文档分享无需下载到本地。
（2）可以防止他人修改文档，不影响原本的内容。
（3）能更好地保证文档的安全性，不被轻易分享及传阅。
（4）文档永久有效，轻易找寻。通过云文档分享的文档，绝不会被清理失效。它们将会被加密保存于 WPS 的「云文档」之中，电脑、手机客户端都可以随时打开。如下图所示：
（5）查找文件时，可通过 WPS 搜索框搜关键字即可快速找寻。会员用户还能使用「全文检索」功能，输入关键字，可找到全面的结果。如下图所示：
操作方法是：在 WPS 打开文档，点击右上方的“分享”图标，在出现的界面上会生成一个云同步链接地址，点击“复制链接”按钮即可。
还可以设置权限，分享的范围是所有人还是指定人，是可编辑还是仅可查看，有效时间是永久有效、30天有效还是7天有效，非常详细，想你之所想。
最方便的是，还可以用微信扫描二维码直接在微信中分享，是不是太方便啦？微信分享如下图所示：
一个链接还能是一个办公室，若文档有问题，每个成员都能选择文本添加评论，每一条建议都不会遗漏，即使没有面对面，也能高效完成沟通。如下图所示：
4.WPS文档雷达能帮你自动备份，再也不用担心文档找不到或丢失了
由于大家平时都是在办公室工作，没有远程工作的经验。这一次意外的远程工作，让许多小伙伴一时间没法适应过来，其中的原因就包括平时没有将文档备份云端，工作文档只存储在公司电脑本地，导致无法访问并进行工作。
倘若你为此而烦恼，推荐使用 WPS 的「文档雷达」功能。疫情期间，只需委托在公司的同事开启该功能，便能解决上述的问题。
「文档雷达」是能自动帮你备份文档的办公助手。在联网状态下开启，它不仅能够实时备份在 QQ、微信接收的文档，还能备份电脑桌面以及下载中的文档。
如此一来，不但能减少文档易丢失、易过期、不易找寻的风险，还能让你无惧远程工作、跨设备的场景，在任意设备登录同一账号即可查看所有文档。
使用方法：在电脑右下角托盘中右键点击WPS蓝色图标，在菜单中选择“设置”，在出现的“云服务设置”中选择「办公助手」，启用“启动WPS客户端时运行办公助手”即可。具体如下图：
在系统桌面添加办公助手快捷方式后，点击并在“文档雷达”区域中“我的下载”，将选项中的云备份开启即可实时备份。
5.WPS自动备份不仅仅只是文档，一整个文件夹都可以，太强大了。
由于本人经常要把工作带回家，而且要经常和外地的小伙伴协同工作，所以很早就利用WPS开始远程办公了。其中，用的最多的就是「同步文件夹」功能。
它可以将电脑中的文件夹设为自动同步，一旦文件夹出现改动，便会实时同步到「同步文件夹」中，即便换了电脑或者用手机，也都能随时查看最新文件。
我通常就将电脑中的工作文件夹设为「同步文件夹」，无论是改动文档内容，还是增加/删减文档，WPS 都会自动同步。
公司电脑本地的文件夹和WPS「同步文件夹」完全一摸一样，一份文档也不少！如此一来，在任何地方，我和小伙伴们都能用自己的笔记本电脑访问公司电脑工作文件夹的内容。
使用方法：在电脑右下角托盘中右键点击WPS蓝色图标，在出现的“云服务设置”中选择「WPS 网盘」，在特权3自动同步文件夹后选择自动同步的文件夹即可。具体如下图：
注意：这个功能是超级会员才有的特权，普通用户可以免费试用30天。关于WPS网盘，超级会员还有另外两个特权，一是进入文件夹时自动下载该文件夹的文件，二是制定网盘内文件夹自动同步。
以上就是本人在远程办公时用得最多的WPS2019版文档协同功能，推荐给大家，希望在疫情特殊时期，小伙伴们在家办公也能高效协同、高效工作，啥都不耽误。如果你用到以上4个远程协同功能，老板都会夸赞你哦。
WPS的远程办公功能还有很多，比如：利用“WPS日历”进行远程办公工作计划制订与分享，同步全员工作规划；使用“WPS表单”、协作表格收集更新每日员工身体健康状况等等，下次再给大家详细介绍。
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