【钉钉里word文档怎么导出】要想构建团队知识库产品，首先要理解这四个问题

指南编辑：任何人对团队产品知识库产品都不会陌生。但是很少有人能系统地管理自己的知识。因此，作者思考了团队知识管理的四个问题，并与市场上以知识为基础的产品进行比较，与大家分享。希望对大家有帮助。(大卫亚设，北方专家)

我相信知识管理并不陌生，但对周围简单调查了一圈，发现大多数人无法系统地管理自己的知识。在工作剩下的阅读过程中，我接触了卢曼的卡片书写法，接触了obsidian，Notion，并试图构建自己的知识外脑。

个人知识管理我们后面可以单独详细叙述一篇文章。今天我想谈谈团队知识管理。在经历了很多找不到历史资料的痛苦后，我决定建立一个团队共同的知识库系统。(大卫亚设，Northern Exposure(美国电视)，团队名言)一方面提高团队的效率，另一方面避免重复工作。

为此，我主要思考四个问题，并与市场上以知识为基础的产品进行比较，分享给大家参考。(大卫亚设)。

一、团队知识管理是一个怎么样的市场？

团队知识管理的概念目前很少单独提出团队知识管理与文档管理产品、协作办公产品相结合。(威廉莎士比亚、团队知识管理、团队知识管理、团队知识管理、团队知识管理、团队知识管理、团队知识管理)很难找到纯知识管理的行业报告，所以可以在市场上查看文档管理轨道上的玩家。

文件管理产品地图，图源：甲子光年

这个甲子的报告不完全全面。上面列出的一些文档管理产品不仅可以在知识管理产品范围内，还包括新进的知名玩家，如钉钉文档的团队空间、飞行书文档的知识库、国外著名产品Notion、Confluence等。

知识库产品百度指数

你可以看看百度指数。知识库这个概念几乎没有索引，但在知识库产品中石墨文档相对热。

我们可以粗略地统计知识管理市场。根据艾瑞咨询的研究，2020年国内合作事务市场为440亿韩元，此前火起来的短视频去年国内市长/市场规模在1300亿韩元左右，通过比较可以看出共同事务市场有多具体。

协作办公产品包括文档协作、企业网络磁盘、项目协作、会议系统、OA协作平台等。知识管理只是合作办公室很小一部分的市场。这样，我们更能感受到知识管理的市长/市场规模实际上并不大。

第二，为什么大多数用户都知道知识管理很重要，但知识管理很难？

客户通常知道知识管理很重要，但只有在知道特定的记录文件可以解决眼前的问题，但找不到该资料的情况下才会发生。他们可能对团队知识整理有更感性的认识或更痛苦的感悟。

在我看来，管理知识困难的主要原因如下。

第一，知识创造的困难。

创造知识的过程是反人性的。这是不能立即得到反馈的事情。大多数队员不喜欢写总结文件。工作可能做得漂亮，但剩下的很少。从工作的角度来看，项目交付结束了，客户或用户满意了，所以在团队成员心里，工作结束了，但文件整理工作在他们心里是一件特别的事情。(莎士比亚)。

第二，知识难以维持。

保持团队数据的过程是对抗熵增加的过程。熵增加意味着在封闭的空间里，事物走向混乱和无序，不可逆转。例如，如果没有人管理仓库，就会越来越混乱。

团队知识库也是如此。传统文档管理流向表面，企业可以有自己的存储库，但“XX项目文档”文件夹下很可能完全为空。根据项目管理知识，组织流程资产没有得到正确的维护。

我知道经典的好文章中经常出现这样的评论。躺在我的收藏夹里吃灰。(威廉莎士比亚，《哈姆雷特》，《读者》)如果大家看到好的东西，第一反应会把他们聚集起来，但维护和利用很少。

最后，知识的快速检索和调用是困难的。

当知识库的内容不完整、陈旧、无效、搜索结果不准确、无法导出时，就会极大打击我们使用知识库的热情。当我发现知识库存在，但无法提高生产力时，这个知识库几乎失败了。

第三，理想的知识库产品需要哪些功能？

市场上以知识为基础的产品能帮助团队管理知识吗？

我选择几个基于知识的产品，从6个功能层面比较市场上的基于知识的产品。我认为一个好的知识库产品应该在工具、模板、协作、安全性、搜索、导出等六个方面相对出色。

工具、模板两个方面解决了知识创造的困难。协作和安全两个方面解决了知识的维持困难。为了解决知识的应用困难，搜索并导出两个方面。

1. 工具篇

如前所述

即时创造面向的是新知识。主要考量的是知识库产品编辑器能力。如果能让用户更简单便捷的编辑文字，编辑器工具属性能让用户感觉到爽的话，无疑是会提升用户的创造意愿的。

外部迁移指的是陈旧知识或者历史资料。主要是能支持历史数据的迁移进入知识库。

我们先看各家即时创造的能力，也就是产品编辑器能力。

（1）页面布局

钉钉的编辑器和传统的Word编辑器布局类似，功能区出现在编辑器上方，由于大部分人都长期使用微软的Word，这种布局符合用户习惯。

图中绿色部分可以看到钉钉的文档支持部分的块状编辑。块状编辑最大的好处是结构的灵活，便于用户调整文档前后文结构。

钉钉可能是为了满足不同用户编辑体验，在功能栏右侧设计了缩进按钮，缩进之后保留核心功能在功能栏，这样可以营造更简洁的页面。

钉钉文档

如果说简洁画风，石墨文档可以单独拿出来。石墨的整体页面简约直接，按钮加了阴影，整体是灰色系的性冷淡风。支持创建传统文档和文档。石墨文档页面看下来让人觉得舒适，中间的功能栏没有影响到整体的整洁简约的体验。

石墨文档

而飞书、Notion、Confluence的布局就脱离了微软系的画风。特别是作为口碑非常好的Notion，几乎是一个全新的编辑界面。Notion是非常明显的块状编辑，所有的板块依托块状组件化呈现，同时页面风格灵动，和目前大部分文档产品截然不同。

Notion

飞书和Notion一样完全支持块状编辑，而Confluence并未使用块状编辑。页面布局的创新可以给用户带来新鲜感，但对于习惯了微软Word的用户来说，也许会反而有一些阻碍。

百度俞军说过，产品价值 = （新体验 – 旧体验） – 替换成本。编辑器页面作为最直观的窗口，这部分的颠覆一定会带来较高的替换成本。

Confluence

飞书输入方式石墨文档和钉钉将整个功能区列在主屏上方，无疑是能让用户所见即所得的处理文档。

我们一系列常用的标题、对齐、插入、字体选择等功能可以一键触达，同时也支持Markdown编辑输入。他们的做法是，同时支持传统文档和新式文档。传统文档的输入和微软Word的输入方式保持一致，新式文档的输入则是块状编辑加上支持Markdown输入。

而对于Notion、Confluence、飞书这几款产品，编辑页面会做更简洁，但非常依赖Markdown编辑，这就需要用户去熟悉Markdown的编辑语法。

对于程序员群体来说，相信这是一个他们非常热爱的输入方式，但是对于大部分用户来说，相信这还是一个相对新的概念。

Markdown输入最大的好处就在于，你在码字编辑文档的时候，不需要移开右手去点击鼠标。毫无疑问这可以提升输入效率，但是提高了准入门槛。

插入功能插入这个功能，同样是每个产品都引入的。我们可以非常直观的对比各家的优劣。

通常我们在word编辑器里常用的是插入图片、表格。新一代的知识管理产品在插入功能上做的都很好，比如钉钉除了支持常规的图片、表格，还支持脑图、原型图、代码块等等。

（2）外部文件导入

在知识库管理的过程中，我们一定会存在一些老文档需要入库。

Notion目前支持12种类型文件，其中包括竞争对手印象笔记和Confluence。

石墨文档和飞书支持本地文件夹上传，简单粗暴，看起来很好用，但本质是起到网盘的作用，并不利于用户管理。

而钉钉目前仅支持word和excel的导入，以及文件夹打包上传，Confluence只支持word和google文档。对于工具部分，我们用一个表格总结一下。

单从产品编辑的能力上看，目前钉钉的文档编辑能力页面最接近office用户的使用习惯，基本能满足图片、原型图、设计稿、脑图、表格等常用功能的插入，同时也兼顾Markdown的编辑方式。

但从外部导入文件的能力依然需要继续提升，目前支持Word和Excel文件导入，以及支持文件夹打包上传。

飞书走的路线是依赖Markdown编辑方式，这对于从Office用户引流可能会有一些困难，并且对外部导入文件的能力也需要提升，飞书支持的是文件和文件夹上传，这种方式非常便捷。

但从知识管理的角度看只完成了其中的收集功能，知识管理除了收集应该还有科学命名，文件筛选入库等等功能需要设计。

石墨文档和Confluence的编辑体验和阅读体验很好，基础的编辑功能很完善，但在功能创新方面还略显不足，同时在文件导入方面都需要进行提升。

Notion在产品编辑能力这一项上综合看相对完善，无论是编辑能力还是迁移导入的能力都很优秀，对于习惯使用块状编辑和Markdown输入的用户，Notion可以说领先其他产品半个身位。

2. 模板篇

为了帮助用户更好的创造知识，除了有满足用户体验的设计器产品，我期待的是还需要有加速用户创作的文档模板，并且模板质量要高。目前模板功能也是各家都有的，我们对比来看。

飞书和钉钉的产品模板分为两部分：知识库模板和文档模板。

钉钉模板

两个产品支持创建不同属性的团队空间或者知识库，并且团队空间里为用户整理好了对应模板，除此之外，二者支持新建文档时候以模板的形式创建。

值得一提的是，飞书的模板能支持类似Airtable的多维表格，这和他的块状编辑能力密不可分，这样一来飞书模板的灵活性会更大。石墨文档、Notion和Confluence只支持文档模板创建。

Confluence模板

Notion模板

在模板这一层面，各家产品看下来基本都能满足用户需求。

飞书和钉钉的知识库空间模板的预整理能让用户更好的上手。而Notion和Confluence在模板的处理上会有更多的灵活度。特别是Notion对Airtable的集成，能让用户在一个文档上玩出很多花样。

3. 协同篇

到了协同层面，我们考虑的是团队成员如何更好的维护知识库，这一点上协同办公平台具有天然优势。

协同主要分为两步：

第一步是组建知识库团队。

在第一步，钉钉和飞书就凭借办公产品的属性跑在前面，这两者可以直接打通内部团队通讯录，简单便捷的把知识库团队成员组建好。而Notion、Confluence、石墨则是需要通过邮件邀请其他人加入团队。

第二步是知识库团队共同维护知识库。

比如，知识库内容的删改都被记录，支持评论互动等。这样能更好的让大家参与到知识库的建设中。

钉钉支持知识库内@团队成员，支持段落和划线评论，同时能够把钉钉内部群聊链接导入到知识库文档里。这在一部分飞书和钉钉二者的功能类似。

关于这部分功能，目前二者都只是加了群链接的跳转。而我相信更有沉淀价值的可能是群聊里的某段聊天记录。目前二者在这处理的都有点粗糙。

钉钉额外考虑到的是，在团队空间里能够插入项目进度，这可以及时和项目保持协同联动。而飞书在协同的部分，考虑的是支持插入日程和投票。

Notion、Confluence、石墨文档三者承载的OA功能比较少，基本只能在知识库空间范围内和队友互动。

但是不代表这些产品没有考虑协同的问题，Notion和Confluence能够进入Slack生态，Slack是目前和微软Teams竞争的办公产品，在全球有非常不错的用户基础。Notion和Confluence能够依托Slack弥补协同的短板。

石墨文档同样集成在钉钉生态，能够从钉钉生态直接访问，也也加强了石墨文档的协同能力。

但总体来说飞书和钉钉，依托用户数和OA系统，形成相对完善的产品矩阵，能够更大价值的发挥协同作用。而Notion、石墨文档、Confluence在知识库的特性上更纯粹，协同能力会稍弱一些。

4. 安全篇

对于文档安全方面，我考虑的是知识库内容的创建、查阅、转发需要有权限系统进行约束。一方面能保证团队信息安全，一方面能更好的保证知识库内容的质量。

Notion和Confluence的安全模块作为付费内容没有办法体验，可以看到产品设计也是考虑了文档安全因素的。而石墨文档在知识安全上考虑并不是很完全，仅支持空间权限设置，这也是石墨文档需要提升的。

钉钉和飞书同为协同办公产品，在安全能力上是优于纯知识库产品的。目前飞书限制导出、打印、创建副本和复制。钉钉支持访客水印、限制复制、私密文档、权限继承等。二者都在文档安全上有自己的思考。

关于安全这部分，Notion、Confluence和石墨文档都需要再深入思考一下。

5. 搜索篇

对搜索部分的期待主要就是搜的准，支持自定义的搜索。毫无疑问搜索能够帮助用户更好的使用知识库。

这里我们就要说一下为什么不要用PC本地做知识管理，因为文档内部的内容是完全无法检索到的，这样的检索能力相对就弱很多了。而目前知识库产品大部分是可以同时检索标题和内容的。

飞书搜索

钉钉搜索

石墨文档搜索

Notion搜索

Confluence搜索

可以看到知识库产品对于空间内文档搜索能力不错。而且搜索精度也能满足使用需求。

在搜索的筛选规则上，石墨文档、飞书、Noiton、Confluence都支持更为细节的筛选，比如根据创建时间、文档类型、修改时间等进行搜索。

目前钉钉团队空间的搜索准确度很高，筛选规则的功能设计偏少。而让人感觉不一样的地方是，针对文档索引，钉钉采用了其他产品没有的首页辅助脑图架构的方式管理文档，以便用户更快索引和知识记忆。

在新建知识库的过程中，知识库会自动生成知识库首页，知识库文件的标题名会自动生成思维导图出现在首页里。同时给脑图加了跳转链接，这个设计很独特。

钉钉团队空间首页

6. 导出篇

最后一个环节，导出。知识库的文档经常会碰到需要导出转发的场景，比如导出一份合同去签署，如果导出的类型受限，导出的格式混乱的话，这肯定是不能接受的。

• 目前Confluence支持整个空间打包导出和单个文档的分享；
• Notion支持Markdown&CSV、PDF、HTML三种格式的导出；
• 钉钉支持Word、PDF、长图等文件格式导出；
• 飞书仅支持PDF和Word格式文件导出；
• 石墨文档支持Word、Markdown、PDF、JPG的格式导出。

从导出这一功能看，能够导出PDF和Word这两类常见文件，产品基本就合格了。目前知识库产品都能基本满足需求。

7. 小结篇

我们在各家产品综合能力上做一个总结。

钉钉的团队空间产品形态兼顾创新和兼容，更符合微软Office用户的编辑习惯，这样带来的好处是能够更平滑的将用户从微软Office引流。

其次，钉钉的办公工具属性可以与知识管理更好地融合，以文档为核心天然形成知识库，钉钉的团队空间能减小协同的障碍，日常聊天记录里的工作文档，可以快速的转入团队空间进行管理。

并且钉钉团队空间对知识库内知识安全考虑的更为细致，能够让人放心的保证团队知识的私密性。作为目前在线组织数最多的办公产品，可以感受得到钉钉在协同办公上的深厚积累，对知识库建设来说是强大助力，对于其他产品来说也是不小的压力。

Notion是可玩性非常高的产品，all-in-one的理念也圈粉不少用户。Notion的块状编辑和丰富的插入组件俨然是很多同类产品模仿的对象，可拖拽的块状编辑让页面非常的灵动，支持Airtable式的表格插入更是为产品拓展了表格能力。

但是用好Notion是需要一定极客精神的，Notion更像是少数派的效率工具，而不是普适的文档管理工具。纯粹地把Notion当成Word用会让人觉得非常浪费这个产品。

而Notion非常依赖Slack补充他的协同能力，这就需要Notion和Slack同时非常优秀，才有更大的竞争力。

目前Notion只支持英文和韩文，网上有一些非官方汉化方式，在一些语言细节处理上还有一些问题。Notion如果完全汉化，并且做好教程，绑定协同办公平台的话，对本土的文档、知识库产品一定会带来较大冲击。

飞书的知识库在编辑上依赖Markdown编辑，并且有一些块状设计和Notion是趋同的，可以看到产品设计的过程是想要改变用户输入习惯的。

出身于办公系统的飞书知识库，在安全性上做了一定的考虑，而在知识库搜索功能上，飞书看起来考虑的也很深入。对于钉钉和飞书这两个协同办公产品来说，自成生态的建设知识库一定是最简单高效的。

Confluence可以说是纯知识库产品的代表，编辑页面简洁，功能相对丰富。知识库生态组件完善。

然而，和Notion一样，全英文模板绝对会把一大部分人挡在门外。然后网页打开时间较长，这也是一个不利因素。

石墨文档的页面风格是让人蛮喜欢的，当然这个相对主观，也不保证会不会时间长看了觉得略微单调。

从产品实用性来说，石墨文档一直稳扎稳打有着比较好的应用基础。对于视频、地图的直接集成可以极大的提升阅读体验，让人惊喜的一键回溯功能可以做好版本管理，不得不说石墨文档在产品细节上是花了心思的，百度指数相对最高也说明了石墨文档产品口碑。但插入的组件类型不足，会让人稍感缺憾。

四、怎么利用好团队知识库产品？

创建团队空间，管理团队知识库在我眼里是很重要的一件事，也是一件难而正确的事。我们要怎么才能在内部用好知识库产品。

1. 选择最适合自己团队的产品

我们在前面介绍了各家产品能力，如果团队成员都很Geek，对新鲜事物有探索的好奇心，可以考虑使用Notion。

如果团队成员更稳健一些，并且已经在公司内部使用了钉钉、飞书这类产品，毫无疑问，用钉钉的团队空间和飞书的知识库更合适。

如果对知识管理和协同办公的交集很小的话，石墨文档和confluence作为非常专业的知识库产品也是很好的选择。

Notion和Confluence是海外的产品，使用这二者的话需要考虑语言差异的问题。

同时，在选择的时候也需要考虑产品费用，目前notion、石墨文档、Cofluence对于一定人数规模的团队是会收费的。而钉钉和飞书的使用成本更低一些。

2. 激励团队创造维护团队知识库

我们都知道，让员工在工作之余进行文档总结，创造整理是一件非常反人性的事情，是对抗熵增这一自然规律的事情。那么打破熵增的办法是什么？那就是打破封闭空间。引入外部激励。

我们可以建立一套机制，鼓励团队成员维护知识库。比如建立一套积分机制，新建一篇文章获取一定积分，为其他人文章评论、点赞、举报获取一定积分，文章阅读量、点赞量达到一定数值获取一定积分。最后用积分作为考核标准，获得额外的奖励。这个奖励最好不要和工资挂钩，很容易被喷卷。

这里只是一个建议，所有的机制都应该是为了让团队成员注重知识管理，培养知识管理的习惯。

五、最后

团队管理在团队初期是一件附加值很低的事情，很多团队选择不关心。这就很像团队文化一样，一家企业在创业初期都是野蛮生长，基本没人会关心企业文化，也不会关心团队知识沉淀。而当公司快速发展具备一定规模时，还能凝聚大家在一起往前走的，一定是企业文化。

我们会说阿里人、华为人、腾讯人，这个标签贴完，你会自然对这个群体有一种固化的认知，这就是梁宁说的集体人格，背后本质是企业文化的引导。同样，团队发展到一定规模，没有谁会继续无视团队知识管理。

而无论协同办公产品钉钉、飞书，还是面向未来的工具Notion，亦或是专业的知识库Confluence。在知识管理上只能做到“术”的帮助，而真正管理好知识更需要“道”和“法”的引导和规范。

希望这边文章对你有帮助，下一次我们再聊一下个人知识管理，也聊一聊知识管理的“道”和“法”。

#专栏作家#

忙里偷贤，公众号：忙里偷贤，人人都是产品经理专栏作家。B端产品，低代码玩家，工具类产品思考者。热爱分享，务实的理想主义者。

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