在生活中,我们会遇到很多需要填写和提交电子版的表格。我相信很多人和我有同样的感觉。——票制作者这样排版真的很不方便!
他们做了以下工作:在桌子上用回车预订空位,用敲击空间的方式将时间日期对齐页面右侧,在用封面填写名字的区域使用下划线的空格预订空位,不能对齐封面,需要钩子的地方只有皱巴巴的方形,无法检查,桌子上的各格子形式不一致,表格空白的空格不足以书写。
这样填全票就等于要自己重新排版,填表格的人的心就崩溃了。是你。
为了使人们能够轻松地填写,还可以直接打印收到的表格,票人必须使用一定的技巧。今天我将携手教大家如何制作亲切的表格。
利用表格制作封面
封面可以通过插入票的方法来完成,而不用猛敲回车。插入表格不仅可以轻松地调整单个元素的位置,而且使用边框加下划线的效果也非常有用。
插入表格
制作这种封面一般会选择插入两列的表格,而行数则根据需要填写的内容而定。插入-通过从表中选择适当的行数和列数来创建表。然后在适当的位置输入说明。
在演示图形中,分别选择前三行中的单元格,然后通过“布局-合并单元格”更改为放置logo、标题和副标题的三个整行单元格,下一行分别填充信息。
调整表格
在此阶段,您需要调整文字对齐方式、字体大小和每行的宽度。
将选定的徽标、标题和副标题设置为“居中”,并将需要填写的每个项目的名称设置为“右对齐”。要整齐地显示项目名称,可以在拆分表后使用“分布对齐”。选择要拆分的单元格“表格工具-布局-拆分单元格”,在弹出对话框中保持行数不方便,将列数设置为2,取消选择“拆分前合并单元格”,然后单击“确定”。在这种情况下,它被拆分为两列。选择文本,使用鼠标拖动到左侧第二列,在选中的情况下选择开始-段落-分布对齐(快捷键Ctrl Shift J),然后对不均匀的行进行一些调整,并调整表边框的位置。
这里需要注意的是,前两行必须设置为“下居中对齐”,第三行如果与第二行的距离正确,则必须设置为“上居中对齐”,这样下一步就可以轻松调整。
调整字体大小相对简单。但是,需要填写的位置也必须设置为与整个封面相协调的字体大小。
拉表行的下边框,将每行的宽度调整到适当的位置。
在此过程中,您可以更改单元格对齐方式,以确保页面上内容的位置正确。
设置适当的边框
到此为止,我们的封面大体完成了。接下来,您可以将表边框设置为“无边框”,将下边框添加到要填充的域中,以完成封面设置。
如果您认为右侧用作下划线的边框太长,还可以通过分成两列并将右侧列设置为无边框来调整两列的宽度,以控制线条的长度。
://p26.toutiaoimg.com/large/pgc-image/30117719ec9345bfacd344b34a587f8e?from=article.detail&_iz=31825&index=6" width="640" height="364"/>这样,一个优秀的封面就完成了!为大家展示一下打印预览的效果:
这样,在填写的时候,就不会出现那些奇奇怪怪的问题啦!同样还可以使用表格的方法制作其他文档的封面,有没有觉得非常的方便呢?
下面让我们看一看填写效果:
超级整齐,安排的明明白白有没有!真想给这样的制表人鼓个掌!
添加分页符
最后一步虽然很简单,但是也同样的重要,那就是在本页的末尾添加分页符,保证不会在填写的过程中影响到下一页。将光标放在表格外的文档底部,点击「布局 - 页面设置 - 分隔符 - 分页符」插入分页符,其快捷键为 Ctrl + Enter。
基本信息表格的设置
接下来就进入到了基本信息表格的设置环节。
对于基本信息表格,首先需要做到的就是预留合适的空间,保证在填写后,表格的排版设计不会发生混乱。前不久我填写的一个表格就非常的让人抓狂。
就很想找到制表人跟他说:「求求了,空格的位置帮我们预留足够好不好。」
那么,我们要怎么去解决这些问题呢?预留空间要根据字体字号和填写内容测算,一个非常好用的控制方法教给大家,那就是使用控件。
控件的作用是帮助我们制作结构化文档,即控制内容可以在文档的何处显示,如何显示。在「开发工具 - 控件」中可以找到。如果你的 Word 没有开发工具选项卡,那么可以在工具栏单击鼠标右键,在自定义功能区中勾选开发工具,确定后即可让其显示在工具栏。
接下来我将为大家几个非常好用且常用的控件使用方法。
复选框内容控件
首先通过「文件 - 选项 - 自定义功能区」找到开发工具勾选,并点击确定,调出开发工具。点击「开发工具 - 控件」,然后点击需要插入的控件,在设置它的属性。以勾选控件为例,如下图所示:
可以在属性当中修改复选框选中标记和未选择标记,如果要是实现在方框中打钩的效果,那么找到选中标记中相应的图标即可。这样,在单击方框的时候,它就会自动变成勾选状态。控件可以被复制粘贴,将我们设置好的控件复制到制定位置,即可完成这一项勾选的设置。
日期选取器内容控件
日期选取器内容控件的作用就是保证填写者所填的日期格式一致,无需后期修改。与上述控件的插入方法相同,我们同样可以在属性中设置其显示的样式。当完成设置之后,Word 便可以自动将填写者所填的日期转换成事先设置好的统一格式。
下拉列表内容控件
在填写系别、专业或其他信息的时候,填表者可能由于叫法不同,而为同一事物填写出不同的名字。为了保证统一性,可以设置下拉列表,让填表人选择而非手打。
插入该控件的方式同上,在属性中,我们可以为下拉列表增加可选项。其中,显示名称是指其下拉时显示出来的名称,值是指被选中后出现在表中的内容,其均可以被修改。我们可以保留一项只有名称而没有值的选项,作为对填表者的提示。
下图为该控件的使用过程演示:
表格留白和分页设置
表格留白
设置完表格的内容,接下来就是预留空位的问题。先来给大家展示一个错误示范:
填表人在这里流下难过的泪水,每写一行字,表格就自动往下移动一行,等到全部写完的时候,还要再次删除所有的回车符。那么正确的制表姿势是怎样的呢!当然是直接拖拽表格的下边框,预留出一定的位置,这样他人在填写的时候就不需要手动删除多余的回车符了,像这样:
分页设置
当一份文档有多个板块需要填写的时候,制表人可以在每段内容结束的末尾添加一分页,保证无论填表人填写多长的内容,下一个板块始终都可以另起一页。有两个方法可以实现分页,分别是添加分页符和设置段前分页。下面我将一一介绍。
方法一:分页符
和前文提到过的一样,插入分页符的位置是「布局 - 页面设置 - 分隔符 - 分页符」,快捷键是 Ctrl + Enter。
当我们开启段落标记显示时才能在编辑页面看见分页符,而且它在打印时不会被显示出来。
如上图所示,该文档分为四个板块,那么在第三个板块制作完成后,就可以添加一个分页符,保证第四个板块可以另起一页。这样,无论第三个板块中填写了多少内容,第四个板块都会在下页出现。
方法二:段前分页
我们可以将光标放置于标题行所在的段落,打开段落窗格。在换行和分页中,选择段前分页。这样,该行便可以始终保持在新的一页开始。
至于设置后该行左侧出现的黑色小方块,则无需在意,因为它不会在打印时显示出来。
结语
用好这些小技巧,提高填表人的填写便利度,也方便表格的回收与打印。其实制表关键的是要为填表人着想,也要考虑到收表和打印工作的便利性,多注意表格中的小细节。希望每一个制表人都能看到这篇文章,做出优秀的表格。