luda 一、党政机关正式文件格式处理的主要问题
党政机关公文格式设置的主要问题体现在机关标志的设置、发文号、发行人的排列、分界线的制作上。
(一)发行机构设置标志的主要问题有两个。
1.不正确
《党政机关公文格式》规定，书信发文机关标志的上边缘为30毫米，命令为20毫米，其余为35毫米。部分秘书在发行机构标识前分别清空3、2、3.5行，按照版心高度225毫米和一般章节22行的规定，机构标识和上边缘距离约为30.7、20.5、35.8毫米，不符合规范。还有人只清空发文机关标志前的一行，将该行的行距设置为2.9、2.4、3.4倍，或者根据毫米和磅的转换关系将行距设置为85、71、99磅。这两种方法也不是正确的设置路径，也没有考虑到在发文机关标志前显示浮标、密级和保密期限、紧急程度等的必要性。
2.程序复杂
熟悉Word处理技术的秘书都使用文本框定位方法设置机构徽标。这个方法需要三步操作。首先插入水平文本框，然后输入发文机关徽标，完成字体大小调整和着色操作，最后更改文本框属性。第一步和最后一步相当麻烦。“插入”-“文本框”-“水平”执行的第一步是直接跳出“在此处创建图形”对话框，在对话框内创建文本框，对话框将占据特定页面，破坏文档格式。最后一步要做三件事。
首先，将线条设为无色。
二是将“文本框”-“内部边距”所有数值设置为“0”，删除“Word自动在选定图形中换行(W)”之前的“”，然后选择“重新调整选定图形以适合文本(T)”。
第三，转到高级页面，将字符封套设置为“上/下”以填充带有机关标志的行空间，“图片位置-水平对齐”选择“基于边距居中对齐”，“垂直对齐”选择“绝对位置-边距”，“下方选择信函”
(b)发文大小和发行人的排列不标准化。
发文号年份部分应用六角括号("[]")括起来。键盘上没有这个符号，所以一些秘书用方括弧("[]")或方括弧()代替。发文号与发行人同行时，个别文件不能分别占据左侧空白字或右侧空白字。哪个方向错排了空字的是签名和成文日期、发行机关和发行日期、页码等。
(c)分隔线位置不正确。
除命令外，其余14种公文都需要印刷分割线。
版头处：除信外的13种公文，其分界线印在发文号下4毫米处，信函的分界线印在发文机关下4毫米处。其中分隔线通常是使用图片定位方法创建的。13种公文在发文号下边缘插入水平线，双击布局-高级、图片位置-水平对齐“相对边距居中对齐”、“垂直对齐”选择“绝对位置-”，即使在发文号下边缘插入水平线，也不能很好地掌握距离。远或近，分隔线相对发文大小距离不是0.4厘米，而是相对于发文大小的下一行或上一行距离的0.4厘米。信在发文机关标志下插入双线(无文线)。由于发文机构采用文本框位置，线条和文本框之间没有适当的方法，无法设置0.4厘米的距离，所以信板头线的位置往往不准确。
版机办公室：如上所示，使用图片定位法。13种公文版机需要打印3条分界线，因此根据该法分别设置行高、布局、对齐比较麻烦。信函版机只有一条上划线和一条粗双线(文无线)，所以处理得比较好，目前还没有其他更好的方法，因此信函版机的分界线遵循照片定位方法。(莎士比亚，温斯顿，书信版，书信版，书信版，书信版，书信版)
二、正确设置党政机关公文格式的方法
党政机关公文格式设置可分为页面设置和各要素排列两部分。这里介绍了如何正确设置Word中处理技术容易出错的一些格式。
(a)页面设置
1、设定边距。
公文用纸天空为37毫米，订购区为28毫米，板芯尺寸为156毫米225毫米。Word文档不能直接设置版本深度，因此需要设置页边距，将上、下、左、右页边距设置为3.7、3.5、2.8和2.6厘米。
2、板块心脏文本排列。
将版面“通常每面22行，每行28个字符”、“页面设置-文档网格”、“网格”、“字符-每行”、“行-每页”分别设置为“指定行和字符网格”
(b)每个要素的设置
1.机密和保密期限的安排。
在小麦等级和秘密期限之间插入五角星需要三个阶段。
(1)首先执行“插入”-“图片”-“选定的图形”-“星星和旗帜”-“五角星”，在“在此创建图形”对话框外插入五角星。
(2)接着将五角形大小调整为与3号字相似。
(3)最后，双击五角形，退出“设置选定的图形格式”对话框，将“填充颜色”和“布局”设置为“黑色”、“包含”。如果嵌入式设置、秘密和保密期需要调整位置，五角星会移动，从而避免进一步的操作程序。最后，将五角星移至密级和秘密期限之间。
2.发文机关标志和板分界线的设置。
采用表定位方法设置机构标志，完成板分界线的制作。
(1)表-插入-运行表以插入行数、列数为“1”和列宽为“15.6”或“17”厘米的表。
(2)然后在表格中输入机构徽标信息，调整字体、大小和颜色，右键单击，执行单元格对齐，然后单击“。
居中”处理。接着双击表格左上角的“田”字符号，执行“表格”-“文字环绕”，单击“环绕”图标，随后单击环绕图标右侧的定位，执行表格定位。将水平对齐设为“相对于页边距居中”，垂直位置设为“相对于页边距2 或3 厘米对齐”，将距正文的所有数值设为“0”，全部去点选项前的“√”，单击确定，返回表格页面。（3）最后，单击边框与底纹，将信函的线型选为上粗下细的武文线（13 种公文无需此项操作），颜色选为红色。然后单击预览处上、左、右线条以去掉表格相应线条。仅保留下线作为分隔线。若为信函，将光标移到发文机关标志所在行，执行“格式（必须单击工具栏）”-“段落”-“间距”，将段后设为“0.4”厘米。若是13种公文，则在表格内完成发文字号与签发人输入，于发文字号所在行设置“段后0.4”厘米。
注：联署发文，分情况处理。若机关个数为奇数，可在中间的机关名称后添加“文件”二字，其余机关名称以中间机关名称为基准左侧对齐即可。若为偶数个机关发文，只能采用文本框定位法。各用一个文本框输入机关名称和“文件”二字，调整字体字号和套色后，参照本文第二部分提及的文本框定位法处理。注意，仅对机关名称文本框进行版式设置，在最后一个机关名称后连按四次“空格”键，留出两字空格，拉动文本框右边框，使空字行刚好显示段落标记，再以机关名称中部为基准，将“文件”文本框移到其右侧，其右边框与机关名称文本框的右边框重合。最后，去掉文本框线条颜色。此法繁杂，却是无奈之举。
随后，行数与列数均为“1”及固定列宽为“15.6”厘米的表格，输入发文字号及签发文，仿照前文设置版头分隔线。
3．发文字号与签发人的排列。
六角括号执行“插入”-“特殊符号”-“标点符号”，双击“〔”即可。若为上行文，发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名同行排列，签发人居右空一字。若签发人仅占一行，可右键单击发文字号所在行，执行段落，将左右缩进均设为“2 字符”，然后于发文字号与签发人之间连续按空格键，以未跳行为准。若签发人占两行或以上，在最后一行设置“左右缩进2 字符”，其他行签发人，全部居右处理，设为“右缩进2字符”。
4．版记分隔线的制作。
13 种公文，可采用表格定位法设置。第一步，插入一个列数为“1”、行数为“2”及固定列宽为“15.6”厘米的表格，输入抄送机关、印发机关和印发日期的相关信息。第二步，双击表格左上角“田”字符号，参照发文机关标志表格定位法处理，所例外者有三。一是垂直位置选择相对于页边距底端对齐，二是仅去掉左右线条，三是将首末二线之高设为“宽度1 磅”，即接近.35mm，将中线之高设为“宽度3/4 磅”，即接近0. 25 mm。需要说明的是，此三线之高度，《格式》只推荐数值，未硬性要求，且表格线条的粗细只能设置磅值，不能以厘米为单位设置，故此作接近式设置。
信函，可用图片定位法。插入横线后，双击线条，将线型设为武文线，套色，宽度设为17厘米，执行“版式”-“高级”-“图片位置”，水平设为相对于页边距居中对齐，垂直对齐选择“绝对位置”-“页边距”，下侧设为“20.5”厘米。由于版心高225mm， 在版心上边缘下侧205mm 处设置分隔线，该线距离下页边刚好是20mm。亦可用表格定位法设置。插入一个行数、列数为“1”及固定列宽为“17”厘米的表格，将表格定位为水平位置相对于页边距居中，垂直位置相对于页边距底端对齐，随后处理线型和颜色，去掉左、右、下三线，最后将表格高度设为“2”厘米。
由于信函每页均需印制机关标志和版记分隔线，为避免操作麻烦，可执行“视图”-“页眉与页脚”，分别设置机关标志和版记分隔线，退出页眉与页脚后，所有页面将自动出现以上要素。
5．页码。
页码要求数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。执行“插入”-“页码”，对齐方式选择“外侧”，再单击“格式”，数字格式选择左右均带横线的形式。插入页码后，分别对任意单双页码进行缩进字符设置即可。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。设置此格式，需要分节处理。将光标移到空白页，执行“插入”-“分隔符”，分节符类型选择“连续”。执行“视图”-“页眉和页脚”，弹出“页眉和页脚”对话框，单击“连接到前一个”图标，跳出新对话框，单击“否”，使本节页眉页脚的格式与上一节不同，删除本节任意单双页码。注意，编辑页眉页脚后，页眉处出现一条横线，应执行“格式”-“样式和格式”，点击“清除格式”将其去掉。信函首页不显示页码，执行“页面设置”-“版式”，选择“首页不同”。
四、结束语
党政机关公文格式关于文字字体、字号、颜色的格式要求相对简单，稍加学习就能掌握。由于公文主体处的格式主要涉及文字处理，故本文不述。页面设置、要素的位置排列则相对复杂。本文仅对这些有难度的格式的精确设置提供途径，供秘书工作者使用。