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【苹果5s桌面】一起来学丰田的5S管理——清理电脑桌面

最近读了《丰田高效工作法》本书,对丰田的5S管理有了新的了解。

很多人都知道丰田的5S,现在还有6S,但是真正理解5S内涵的人也不多,包括我。

先看看什么是5S吧。

5S定义
整理Seiri分清哪些物品有用,哪些物品没用,扔掉没用的
整顿Setion能讲必要的物品在必要的时间拿出必要的量
清扫Seisou打扫干净,日常使用的物品做到一尘不染
清洁Seiketsu保持上述整理、整顿、清扫的状态
素养Shitsuke督促其他人遵守4S规则

丰田的5S是围绕杜绝浪费展开的,为了杜绝浪费,丰田提出了很高的要求,丰田对浪费的定义我的理解是从两个维度上展开的。

一是避免空间的浪费,这包括物品对空间的占用,物品合理的规划陈列减轻我们取用的负担,进而达到第二层次的避免浪费,也就是对时间的节约。

丰田要求取出办公的文件要在10秒以内。

如果上司找你要一份文件你还需要花费大量时间寻找,那么丰田就会认为你的工作中存在大量的浪费。

要解决的方法就是从整理开始,丰田的规定就是:

当天不用的文件不要放在办公桌上。

我觉得这一条真的非常有道理,丰田规定今天用不到的文具就放在固定的位置,总之办公桌上不要放和当下工作无关的任何杂物。

长期不用的文件,丰田的建议是扔掉。因为真正重要的数据会保存在电脑,纸质文件会锁在抽屉,贵重物品也有自己保管的所在,如果你的办公桌上有一些长期无人问津的物品,那么扔掉也不会有什么损失。

我想学习丰田管理法,不能停留在看书,学以致用还要马上用,所以我马上用这个方法整理下我的桌面,没有整理前我的桌面已经还不错了,是这样的。

整理后变成这样:

这样整理真的能节约时间,因为我真正每天都要用的重要文件就是两个,一个是常用回复,一个是日程管理表。

其它的资料都可以收纳到几个文件夹里面,需要的时候再打开,至于不需要的文件,我都毫不留情删除到回收站,要是在回收站一个月还没有想起要捞回来,其实直接清空也不会有什么损失。

除此之外,我还更换了桌面背景,纯色背景其实更有助于找到我们需要的东西。

在底部的工具栏,我还修改了任务栏通知状态,顺手我调整了我最常用的软件快捷键放在底部工具栏,其实我用到的常用软件很少。

经过这样的整理后,我的任务状态栏就如下图

底部只有文件夹,浏览器,PPT,Word,画图和计算器六个常用按钮,右边只有输入法,自定义信息全部被隐藏了,这样我就不会在工作时随时被弹出来的消息分散注意力,可以大大节约我的时间。

需要查看信息的时候,我点一下显示隐藏的图标,就会看到系统目前最新的消息。

一下子心情大好,干脆再整理下我的浏览器。我只保留了我最常用的访问网站。

常用的网站有这个九个就够了,还照顾了我老婆的需要。

而且对网站的排序,我有意识按照我每天使用频率进行排序,这样的话,我的上网速度也得到了提高。

仅仅是学会了一点点整理,效果就很明显。

对了,今天写到这里,我把截屏的文件,全部都删除了,因为丰田整理法里面最关键的一条是要保持。

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