luda 今天，微信、钉子等即时通讯软件在工作场景中使用越来越频繁，但不可否认的是，电子邮件仍然发挥着不可替代的作用。特别是在面对公司高层领导和外部重要客户时，庄重得体的邮件总是上班族的加分项。
那么，对方看到后，如何写能做出专业反应的邮件呢？如何管理邮件才能使业务顺利高效？
事实上，电子邮件和电话面谈一样，很多学问都很在意。接下来是恩佐伊。
作者：腹部主作
资料来源：管理常识(ID:Guanlidechangshi)
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用5D法则
积极管理电子邮件
电子邮件很容易引起人们的注意，特别是在枯燥的工作时间，这是一种更精彩的消遣。投资越多，越容易陷入其中。表面上是认真的工作，但实际上没有任何功效，所以你需要有证据的处理原则。
我的原则是5D。
授权(delegate)
删除(delete)
烟雾(defer)
缩小(deword)
注销(deactivate)
1.尽可能授权写电子邮件
根据麦肯锡全球研究院2012年7月的报告，我们的金融智囊团写道：“2012年，知识分子平均工作时间的28%用于处理电子邮件。”每天工作12小时，就是写3.4小时的电子邮件。很神奇，不是吗？
但是我们都知道，只有集中精神，投资，才能取得好结果。当你想变身领导或担任领导职务时，要抑制一收到信就马上回答的冲动，学会分配这件事。
找到可靠的团队成员，将部分重要的电子邮件托付给他，这位成员也需要展现能力的经验和空间。
请找助手管理工作日程。因为沟通和准确的日程属于他们的工作范畴。
有人认为分配后勤工作是经理的责任，但那仅限于某个项目失败了什么都不能拥有的时候。否则，避免后勤工作。
2.旅行中删除所有琐碎的电子邮件
出差和上下班通勤时间很宝贵，要好好利用。累的话可以打个盹。否则，请带着这个时间删除电子邮件。
从长远来看，这样可以节省很多时间，也可以让你觉得工作很有效率。
做这件事的时候，除非真的很紧急，否则应该集中精力处理琐碎的电子邮件，而不是读信。(约翰f肯尼迪)。
据《财富》杂志报道：“电子邮件管理公司Baydin分析了500万封电子邮件。平均每个用户每天收到147封邮件，删除71封(即48%)。”
干净的收件箱不仅能确保空间，还能轻松找到重要信息。
3.推迟电子邮件处理
有些电子邮件回复很有趣。例如，徒弟给你写信，你会想马上回信。大学朋友给你写信后，想立即回复，这也是本能的反应。
这些信很有趣，回复完就能完成一件事，你会有成就感，但如果快点回复的话，很容易陷入负罪感。
有想马上回答的冲动时，有“演戏”精神是很重要的。
我一般的方法是把那封信转到收件箱里(或者直接转发给自己，或者以后以我的名义排序，找到邮件)，或者在当天或那个星期找到另一个完整的时间回复。(莎士比亚)模板。
4.简化邮件的使用
写完所有电子邮件后，检查一般拼写或语法错误时也要养成“简化”的习惯。方法很简单：删除不必要的单词。
有些不必要的词很明显，如“在顺序中”(in order to)、“事实上”(as a matter of fact)、“是或不是”(whether or not)等。
5.星期五晚上关闭邮箱功能，设置的时间也不会打开
好像是最困难的事。现在，我们可以随时连接到互联网，查看电子邮件，特别是正在处理业务的电子邮件，变得非常方便。而且，我期待着24小时随时回应。(大卫亚设)。
现在我们无法想象没有电子邮件和手机的世界。反复研究表明，人们的等待耐心大大降低，“等待焦虑症”成为了一个大问题。
但是，要想获得高效有效的能源，必须有一系列行之有效的规则。
一个常用的经验法则是：只在星期天晚上査看或回复电子邮件。02
一个常见的应用模板：
如何通过邮件汇报工作进度
平时工作中，我倡导尽可能用电子邮件更新最新进度，这样可以帮你节省大约20%的会议时间——避免开会时，本来是想找问题解决方案，最后却变成跟资深领导汇报最新工作情况。
如果同时有多位资深领导者或老板参与其中，你更需要这么做。
以下是我觉得一封电子邮件应有的样子。
首先，一开头我会交代整体最新进度，然后是内容的进度更新，然后是客户交流（或是与消费者交流）的反馈以及团队进度。
再强调一次，你的主要目的是避免沟通不畅的风险；要把电子邮件写得简短、清楚。
电子邮件的开头供参考：“XXX，你好，我们刚刚结束了核心客户会议，一切进展很顺利，以下是会议上讨论的几个重点。“
内容部分：
可以分成重要发现与重要问题。通常如果有需要的话，列出3～5个重要发现以及几个重要问题就够了。
列出要点，并且使用短句子。重点放在新的和令人兴奋的发现上，重要部分用斜体或粗体来强调。
互动交流：
汇报并非所有领导者都知道的本周互动交流要点。
把重要的客户方对应人员以及你主导的议题仔细思考一遍，个人顾虑、提出的问题、可能的机会各有哪些？
务必时刻谨记领导者想知道什么——不只是这个项目成功与否，你还要提出未来创造其他价值的建议。
团队进度：
这个部分并不是要汇报团队在做什么，尽管汇报这些在项目进展糟糕的情况下会很重要。相反，这里该做的是讨论个别团队成员的强项和发展需求，以及领导者可以做些什么来加速他们的成长。
项目完成后，这个每周一次的进度更新也可以在反馈会议中帮助到你。万一你需要帮忙，也能让你更早引起领导者的注意。
接下来的步骤：
把你希望领导者知道的重要日期和截止日期加进去，提醒他们做记号标记（尽管这些日期早就应该列入他们的日程表），因为你希望他们知道这些日期是第一优先级。
有时候，同时告知助理和领导者接下来的步骤会让你受益。
电子邮件永远使用一致的结构，保持简单明了。向资深领导者保证你每周都会更新进度从而督促自己。坚守这个原则，你的承诺会让你清楚了解自己该怎么做。
我通常会避免深夜写这些电子邮件，而是选择在安静的早晨，或是在必要的休息时间。在很多情况下，进度更新往往有助于促成对顾虑事件的讨论。
此外，从现在开始也要特别留意你写给你同事和朋友的那些简短的电子邮件。
一位资深董事说过，写介绍信时要极力避免口吻太过“像朋友”。介绍某个熟人给其他人时，特别是一方是你朋友的时候，你的文字和结构很容易变得马虎或随便。
请记得必要的时候，务必在电子邮件中表现出专业风范。
关于作者：服部周作，日裔英国人，在管理咨询、初创企业、在线社交商务和新闻媒体方面拥有丰富的经验。在麦肯锡任职期间，他为亚洲、北美和欧洲的高端制造、高科技和媒体行业客户服务超过五年。现在，他经营着一家专注于领导力开发的初创公司。
本文为“管理的常识”（ID:Guanlidechangshi）首发，摘编自《麦肯锡晋升法则》，机械工业出版社出版。转载请与我们联系取得授权。