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【支离破碎造句】此“八戒”非彼“八戒”!资深大笔杆一文道尽写材料的道与术(精辟)

要想出材料,就要“八戒”

机关干部要尽快提高公文写作水平,努力克服这种常见的通病。

具体说来,要做到“八戒”:


一戒结构紊乱,层次不清


文章是有结构的,结构是有模式的。结构可分为外在结构和内在结构。外在结构包括文章的大框架结构,比如,写年终总结,通常有二分、三分、四分、五分写法等。写今年的情况、明年的任务是二分法;写今年的情况、经验体会、明年的任务是三分法;写今年的成绩、存在的问题、经验体会、明年任务是四分法,如果再把新年度的措施要求专门列出来,就成了五分法。还可以有更多的分法。还包括小框架结构,如段落的划分,同一级标题展开的文字内容有 多有少,但大体应均衡,不能悬殊太大。(推荐阅读:抓紧看!一位“文秘老兵”的内部讲稿流出)


内在结构主要包括材料和观点。胡乔木曾告诫机关的笔杆子,写文章用材料是为了说明观点,文章写出来叫人家看不清楚,就是材料和观点没有联系好,每个观点应该接着事实作证明,不能证明观点的事实就不要用。每个论点要有论据,这是推理问题,观点和论据要摆得合适。一个建筑要有材料、有结构,整个建筑还有设计。写文章和盖房子一样,要看如何布局、设计,是否经济、合理、实用。观点和材料隔绝了,就像工厂的车间和材料离得很远,甚至中间隔了一道墙一样。应该说,材料和观点不统一的现象还是比较普遍的,有的文章只讲概念,只讲观点,缺乏具体事实,既不能令人信服,也不能启发人思考。有的文章资料堆砌,缺乏必要的分析,看起来杂乱无章,茫无头绪。


一篇文章就是一个系统工程,不管是外在结构,还是内在结构,都应按规律运转。如一级标题是大系统中的分系统,二级标题是分系统中的子系统,拟写时层层展开,既有条理,又有层次。有的人起草材料时不考虑结构形式,也就是说不考虑结构美,大小框架紊乱,观点重复交叉,段落丰约不均,写出的材料既缺乏层次,又缺乏美感。文字材料是让人看的,好像一个团队列队接受检阅,如果连长站到了营长的位置,排长站到了连长的位置,班长站到了排长的位置,那就不成体统了。


结构合理,层次清楚,说到底就是处理好“纲”和“目”的关系。有总纲还要有目,纲是提起网来的那根总绳,网还有许多眼,有句成语,“纲举目张”。一篇文章要鲜明清楚,就要做到纲举目张。整篇文章不仅有大的论点,还要有小的论点,大小论点要相互联系,排列要醒目。哪些是纲,哪些是目,目与目之间的排列,层次要清楚,条理要清晰。比如,一个大问题下面有三个小题目,为什么这个小题目摆在第一,那个摆在第二、第三,道理要很清楚。并且,段落要分明。


现在公文常见的毛病是,有的一段话写得太长,观点太多,看起来不清楚,即便清楚看起来也容易疲劳。正确的做法是,一篇文章分为好多小段,这是节省看文件人脑力的好办法。看完一段知道这是个小结,是一个观点,帮助人在精神上有所准备。


一篇文章是一个大的思想观点,每一段是一个小的思想观点,要尽量避免把两个互不统一的观点放在一个段落里。并且段落与段落之间前后要能贯穿,全篇文章的思想观点、大纲小目的关系准确,段落分明,前后能贯穿,这些都是帮助文章观点突出,条理清楚的有效办法。


二戒贪大求全,特点不明


动人春色不需多。大凡好的材料,都是重点突出,特点鲜明,引人入胜。而在实际工作中,机关不少公文与此恰恰相反。“高大全”“宽正面”的东西随处可见。有的在起草材料中,总感到口子开得越大越好,经验总结得越全越好,问题涉及得越多越好。比如,在思考研究总体框架时,总想把一个单位的全貌、一次调研的全部、一项活动的总体都反映出来,既怕丢了西瓜,又怕丢了芝麻。这也舍不得丢,那也舍不得丢,这样看起来面面俱到,但却主次不分,没有个性,反映不出最本质的东西,最后的结局往往是:领导不认可,群众不愿看,单位不推广,上级不转发。


机关干部起草文字材料,贪大求全的心理要不得。因为从实际看,任何一份材料,只要能把一个典型最有特色的一点东西突出出来,最有价值的一个侧面的经验推广出去,最急需解决的一个方面的问题解决好,就是非常理想的效果了。反之,费力不小,却少有所得。这样出力不讨好的事最好不要干。有时可能“贪大求全”不是出于机关干部的本愿,是领导交代的。即使是这样,你也要千方百计向领导做好解释工作,尽量按行文规律办事,把材料的特点突出出来。


在每次确定材料题目时,要把题目的范围定得小一些。题目定大了,侧面也就多了,内容也就复杂了。假如自己对问题没有真知灼见,自然要拿他人的旧话来凑数,这样不仅出不了特点,还使文字枯燥、呆板、毫无生气。如果把范围定得小一些,则自己要说明的问题,容易使之突出,同时,自己的研究也容易深刻精到。(推荐阅读:放大招!从这篇向总书记的汇报稿看汇报材料如何写)


在研究问题时,机关干部需要掌握大量的材料,但在写成文章时,不可能也不需要把所接触的材料全部都搬到文章中去。如何选择最恰当的、最可靠的材料,对于一篇文章的成败,常常有很大的关系。对文章中使用的材料有什么要求呢?一是要求使用的材料对所说明的观点是足够的和必要的,并且是做了具体分析的。堆一大堆不能说明问题的材料,是没有意义的。二是要求所使用的材料是完全准确可靠的,不论是引用事实材料,还是文献材料,准确可靠都应当是一个起码的要求。“掌握情况以十当一,使用情况以一当十”,这也是机关行文的一个诀窍。


三戒老生常谈,观点不新


人们读不下去的文章,是文风不正的产物。其特点是大量的重复人所共知的论调和事例,而很少或者没有新的东西。常见的有:


一是写作手法老。比如,写总结材料,总是离不开党委很重视、领导亲自抓、机关配合好、群众干劲大等老套路;写经验材料,总跳不出突出几个性、搞好几个结合、处理好几个关系等老圈子;写研讨材料,总突不破对什么问题的调查与思考、从什么看要解决几个问题等老模式。


二是抓的问题老。别人抓什么问题,跟在后面抓什么问题;对同一个问题,从同一个角度反复论证,意思都差不多,没有什么新鲜东西;有的今天要注意解决这个问题,过不了多长时间,“问题”又成了研究解决对象。


三是文章语言老。天下文章一大抄,文件上怎么说,报刊上怎么说,照抄照搬不走样,上下材料都好像是一个语言风格;上一次起草时用什么语言,这一次还用什么语言,除了时间有变化,其他没有什么变化。古人讲,“李杜诗篇万口传,至今已觉不新鲜。”大诗人李白、杜甫的诗作尚且如此,我们如果净搞一些老生常谈的东西,这样的材料自然没人愿意看。据行家分析,出现老生常谈的情况,最主要的原因是懒于动脑,图省事,不愿下工夫琢磨,以及出新东西没把握,担心费劲不小,在领导那里还不一定好通过。


文字材料“出新”不是一件很容易的事。正因为“不容易”,才更有必要研究探索,若把这个难题攻克了,文字表达能力就会产生质的飞跃。新颖的观点来自于创新思维。这就要求必须有意识地加强这方面的锻炼,摆脱习惯思维方式和条条框框束缚,从本本中、从老经验中跳出来,善于用新的视角看问题,用新的思路想问题。要经常关注和研究新形势、新动态、新情况、新问题,从新中求异。对于那些老情况、老问题,也要善于观察,勤于思考,从中发现新的东西。更重要的是,善于集思广益。(推荐阅读:写材料的九个“真相”, “生手”向“高手”进阶的绝技)


机关文字材料的起草,大都是合作来写,或是集体研究,一人执笔;或是一人拟稿,集体讨论修改。不论哪种合作形式,反复研究,深入讨论,把大家的思想火花都激发出来,把大家的智慧都集中起来,相信就会出许多新的观点、新的材料、新的语言、新的表现形式。


四戒空泛议论,内容不实


文字材料有一个共同的要求,就是内容要充实。现在有一些材料空洞议论多,空泛说教多,实在内容少。在这方面,要注意克服这么几种倾向:


一是有观点无背景。文章提出问题,要有背景来证明观点,证明观点的事实材料也要有背景。背景是起比较、衬托作用的。举例来说,黑字写在白纸上,白纸即是背景,能比较才可看得清楚,黑字写在黑纸上、白字写在白纸上,就都看不清楚。事物都是相互联系的,要了解事物,必须从联系中去了解,从背景中去了解,孤立地提出一个观点,提出一个事实,看的人就不会了解。有的人写材料,该说的话都说了,可是他人看不懂,为什么呢?常常就是没有背景,没有衬托,没有比较。所以,一定要注意背景材料的运用。比如,我们说这个事实重要,但事实本身不能说明,要说做了这件事有什么好处,不做有什么妨碍,这就是背景。交代背景的方法,就是把能衬托观点和事物的纵向、横向、利弊、得失、相关、相反的材料交代清楚,在这样的比较中,使观点更突出。


二是有抽象无形象。撰写公文不能罗列一大堆材料,要有必要的概括和抽象,但形象化的东西也不能少。一些人喜欢用抽象的名词来说明事情,但这些笼统的、空洞的话常使人摸不着头脑。譬如说某人通过学习有了很大的进步,就不如说他以前做工作是怎样,现在做工作是怎样,以前看问题如何,现在看问题如何。用抽象话来说,就好像雾中看人,若见若不见,用具体的事情来说,就好像看到人的面貌,听见人的声音,使人觉得真切实在。当然,要写得具体真切,形象生动,先要自己懂得具体真切。只有不停留在表面轮廓的、漫画般的观察上,而对自己所要写的事情,有仔细的研究,有周密的考察,才能办到。


三是有问题无对策。综观一些材料,问题提出来了,情况分析得也不错,但空泛议论多,缺少解决问题的具体对策。有的从思想到思想,在道理上打转转,在文字上兜圈子,见不到解决问题的意见和建议。看上去“要这”“要那”的东西不少,实际上没有多少实用价值,可操作性很差。邓小平同志指出:“我们开会,作报告,作决议,以及做任何工作,都为的是解决问题。”发现问题是解决问题的前提,但仅仅停留在这一步是不够的,还必须拿出切实可行的对策和办法。特别是有些指导性文件,必须有很强的操作性,要提出解决问题的方针原则、政策制度和措施办法,而且这一部分的比重占得还很大。所以,机关干部写材料,不是为写而写,不单是为了在刊物上发表文章,而主要是为了指导工作,解决问题,应该把“重头戏”放在增强操作性上。一方面,要搞好深入的调查研究。调查中,既要找准问题,又要找出解决问题的办法。群众中蕴藏着无限的创造力。只要是有问题,就有人在研究解决它的办法,而且有不少办法很实用,只要调查了解到,稍加整理,就能转化为领导机关的政策制度、措施办法。再一方面,要掌握理清思路的基本方法。对策建议是工作思路的具体反映,拿对策的过程实际上是理清思路的过程。要学会把复杂的问题简单化,从复杂的现象中,找出最本质的东西,按照本质理思路;要学会把凌乱的问题条理化,从琐碎的、众说纷纭的反映中,找出最具特征的东西,按照特征理思路;要学会将抽象的问题具体化,从概念性、印象性等定性分析中,找出最具代表性、可以量化的东西,按照目标理思路。(推荐阅读:你的材料在领导眼中是“一堆渣”还是“一朵花”,全靠这几招(原创))


五戒以长为荣,文章不精


文章的长短,一直是一个难统一的问题。尽管经常强调要下工夫写短文,有的行文规范曾作过硬性要求,“对上报告一般不超过3000字”,但总的趋势是公文越来越长,动辄万言的公文随处可见。有的说,“这是微机惹的祸”,因为打印方便,抄袭方便,排列组合方便,一两万言的材料很快就能对付出来。但从根本上来讲,还是个思想观念问题。


有的人总感到,材料短了没有分量,这是一个误区。文件、材料有没有分量,不在篇幅长短,而要看内容如何。内容有分量,尽管文章短小,也是有分量的,如果内容没有分量,尽管文章写得像万里长城那样长,还是没有分量。所以,以长为荣的观念要不得。现在大家都很忙,如果用极经济的篇幅把想说的事情说出来,让他人不要花很多的时间就有所得,这是最好的。(推荐阅读:学习强国的这组妙文,透露出好文章的四个特质)


过去有句话叫“有话则长,无话则短”,现在有人提出“有话则短,无话则免”,这更符合现代社会和现代人的实际。现代社会节奏太快,人们实在没有那么多时间来看拖拖拉拉的长篇大论。据调查,喜欢短文的人占绝大多数。报纸上的文章,篇幅长短与读者的多少成反比。篇幅越长读者越少,篇幅越短读者越多。篇幅长短与社会效果也大都成反比,篇幅越短效果越好,篇幅越长效果越差。机关公文大致也是如此。


要把公文写简练,把比较复杂的意思用最短的篇幅写出来,这不是很容易的事。除思想观念转变外,还要十分重视写作方式的转变———-


1.少一些大题粗作,多一些小题细作。写材料不能贪大求全,每次选择一个侧面,把它写深写透,就会给人以启迪。如果选择“宽正面”作业,什么都要讲,必然什么也讲不透。与其“大题粗作”,不如“小题细作”,如果我们把“人人心中有、笔下无”的角度找出来,精耕细作,必定会出精品。


2.少一些空话连篇,多一些言之有物。仔细研究就会发现,长材料大多不是内容多,而是大话、空话、套话多,自以为是,夸夸其谈。人人都明白的道理,人人都知道的事情仍然翻来覆去地重复,必然使人感到陈旧空泛。要把材料短下来,就要坚持用提炼过的事实说话。


3.少一些一挥而就,多一些反复修改。再会写材料的人,也没有好写的材料。任何一篇有价值的文章,都不可能是一挥而就,必须反复修改。可以肯定地说,如果把文章中的废话、可以删节的词句、不必要的形容词都省略掉,文章是可以达到短而精的。


六戒润色不够,语言不美


机关公文的语言,有自己的审美范畴。它要求朴实无华,规范准确,含义深刻,简洁明快,琅琅上口,有很强的吸引力和感召力。有的材料文字功底较差,用词不妥帖,造句不合文法,词汇干瘪,啰嗦含糊,味同嚼蜡,语言无味,面目可憎,使人不愿亲近。古人讲:“言之无文,行而不远。”提高公文质量,很重要的是按照 公文语言特色,认真进行润色。


1.表述要准确。机关公文,特别是工作指导性文件,像决议、决定、意见等,都是十分严肃的文件,本身具有一定的法规性质,体现着发文机关的权威性,必须做到准确无误。即使是领导讲话、调查报告、总结报告,经验材料等,表述也应该十分准确。否则,就可能起到误导的作用,给工作和建设带来损失。在润色时,把握好三个要点:


首先,含义要准确。每一句话都只能有一种意义,一种理解,不能有多种理解,不能引起疑义或歧义,不能含糊其辞,模棱两可。(推荐阅读:省委大秘“两句话、十个字”, 道尽领导讲话稿的“秘密”(强烈推荐))


其次,遣词要恰当。特别是注意把握好范围和程度的限定,不能把特定、特指的东西泛化、绝对化。涉及到对某一事件、某一工作、某一人物、某一问题的评价、定性时,一定要尊重历史,尊重事实,把握好分寸,做出符合实际的准确表述。


再次,提法要有根据。无论是沿用过去的提法,还是创造新的提法,都要有理有据,认真考证论证,不能凭空想象。


2.内涵要丰富。机关公文不能太浅薄,如同流水账般,要有丰富的内涵。既要有深刻的思想性,又要有很强的针对性,还要有很强的导向性,使人有回味、思考、体验的空间。所以,在起草公文时,要十分注重语句的高度概括和凝练,最大限度地拓展其内在的张力和思想容量,不能说“一句顶一万句”,至少要一句是一句。托尔斯泰在创作他的名著《安娜·卡列尼娜》时,开始时他的导语部分写了两张纸,最后凝练成两句话:“幸福的家庭是相似的,不幸的家庭各有各的不幸。”其内涵比原来两页纸还要丰富得多。在起草文件时,要有这种精神。


3.语言要规范。规范并不是呆板和陈旧,也不是千篇一律,而是能够准确、鲜明、生动地表达文章的内容。郭沫若讲:“就语言方面来讲,要求字眼总要用得适如其量。这样,表现的概念才会准确,也才能使人感到鲜明。”他还强调,在选择词句、字眼上,要多用一些心,不要选用深奥的外国式的词句。句法构成要老实一点,要合乎中国话的一般规律。用字有两个秘诀,就是选用现成的概念明确的字,不要用太偏僻的字。偏僻的字不明确,人家也不容易懂。含糊的字———这样可以解释,那样也可以解释的字,最好避而不用。用明确的而不是模棱两可的字来表达,就可以收到鲜明的效果。我理解,郭老讲的应该是语言规范的要旨。


这里还要说明的是,语言规范和有文采并不矛盾,凡是大手笔写出来的东西,都是既规范,又有文采。《共产党宣言》应属于指导性文献,在一开头就写道:“一个幽灵,共产主义的幽灵,在欧洲徘徊。”毛泽东的文章、文件,生动活泼的语言更多,如在《反对党八股》一文中,“把那些又臭又长的懒婆娘的裹脚,赶快扔到垃圾桶里去。”“语言无味,像个瘪三。”这些语言就不能说是不规范。好的公文语言,不仅是道理透彻,论述明白,它的文采也要赏心悦目。


七戒心浮气躁,推敲不够


文章写好后,要翻来覆去地推敲一下。“推敲”这个词的出处大家都知道,原来是“鸟宿池边树,僧推月下门”,后来改成“僧敲月下门”。“敲”的细微声响更能反衬出月夜的幽静。再说寺门掩蔽,恐怕敲得可能性大一些。两下一比较,“敲”字的声音也更 响亮一些。所以文章写好后,多推敲、琢磨一下,是十分必要的。


修改是写作的重要组成部分。古今中外大凡文章写得好的人,大概都在修改上下工夫。普通说的修改是在文章写成之后,其实在写作之前,对于立意布局的反复推敲,对于写作提纲的再三斟酌,都带有修改的性质。这下笔以前的修改是非常重要的,正如作战首先定好计划一样。要是这第一步工夫没有用够,写起来就常常写不下去,或者勉强写下去了,结果还是不理想。从实际情况来看,有的不愿意花这么多工夫推敲,写前不认真研究提纲,写中不注意遣词造句,写后不注意咬文嚼字,只想快快写完,快快出手。致使材料杜绝不了漏洞百出、观点错误、逻辑不通、空洞无物等毛病。(推荐阅读:解决了这“四难”,也许领导会对你写的材料刮目相看)


当然,我们现在写文章,倒也不用一字一句都完全想好再下笔。现在的事物和我们对于事物的看法都比过去复杂,下笔以前多思索,多酝酿,也往往只能完成一个图样,一个计划,还是需要下笔以后边写边改来充实,来修正;还需要写完以后根据自己的审查和别人的意见来再三修改,最后写定。


何其芳先生列举了一些文章、文件存在的问题,至今也还是存在的。我们在修改、推敲时,可把这些当镜子照一照:


1.抽象笼统,叙事不具体,说明不清晰。

2.根据不足,就下断语,我要怎样说就怎样说,信不信由你。

3.强调一点,不加限制,反驳别人,易走极端,没有分寸,不够周密。

4.大家知道的事情说得很多,以为自己知道别人不知道。

5.别人不知道的事情说得很少,以为自己知道别人也应该知道。

6.许多事情或问题,随便放在一起,没有中心,没有层次,逐段读时也还可以,读完以后一片模糊。

7.写到下句不管上句,写到后面不管前面。

8.信手写来,离题万里,偏又爱惜,舍不得割弃。

9.抄书(抄报、抄他人材料)太多,使人昏昏欲睡。

10.生造词句,乱用术语,疙里疙瘩,词不达意。

11.没有吸取说话里面的单纯易懂、生动亲切等好处,只剩下说话里面的啰嗦重复、支离破碎等缺点。

12.没有学到外国语法的精密,却模仿翻译文字造长句子,想把天下的事情一口气说完,一直逗点到底。


“文章不妨千遍磨。”好的文字材料都是改出来的。古人写了文章,很多是贴在墙上,来回地念诵,随时更易其文字。寄给朋友看,征求意见。十天半月甚至半年一年在那里用功,每一个字都是印在心里的。这种精神到现在也不过时。因此,我们从起草以前到写完以后,从内容到形式,凡属可能做到的反复研究,充分修改,都大有必要。


有的人可能认为,只要不妨碍所表达的意思,材料的细节有点出入是无所谓的。这种想法是不对的。即使细节有点出入对于全篇论证不发生直接的影响,也会使人们对材料的全部可靠性发生怀疑,以至伤害了论证的说服力。有时看来是无关大体的细节上的马虎,却造成关键问题上的错误,这方面的教训很多。


八戒粗心马虎,核对不细


有些文字材料,包括一些红头文件,时常出现粗疏的问题,错字白字有,缺页错行有,提法不准有,还有数据不准、人名不准等,不仅影响了文字材料的质量和机关的形象,而且对工作指导产生了不良后果。这实际上是由于粗心马虎所致。本来,起草出一个材料很不容易,加班加点,非常辛苦,眼看大功告成在即,可就是因为核对不细,有的甚至写好了连目都不过就放心大吉,结果就出了不该出的差错,在上下造成极不好的影响。此情此景,因小失大,不能不让人有些前功尽弃的感觉。仔细分析一下,公文中易出差错的地方,有以下几个:


1.正文以外的部分容易出差错。如大小标题,发文字号,落款日期等。

2.字型笔画相似的容易出差错。比如,风与凤,锦与绵,签与鉴,拔与拨,已与己等,很容易混淆。

3.人名容易出差错。

4.接转之处容易出差错。常见的是出现漏字和重复。

5.公文结构层次序号容易出差错。有些公文内大标题套小标题,段落多,容易出现错用序号或漏掉、重复的差错。常见的有,开宗明义申明要阐述四个问题,结果仅阐述了三个,有的阐述完第一个问题,没有第二个,就转向第三个。

6.公文中的复句或排比句容易出差错。如在一个段落中连续几句都是“学习他……”或“坚持……”时,打字、排版人员稍不留神就可能出现跳行或掉句的差错。

7.数据比较集中的内容容易出差错。机关干部一定要防止犯这些得不偿失的低级错误。文章写好付印前后,在如下几个方面要再认真核对一番。(推荐阅读:这些问题都不在话下了,你也就是高手了)


一是要与上级的精神再“对对光”。要看看提倡的或反对的,是不是符合党的路线方针政策、国家法律法令、地方行政性法规、军队条令条例,等等,不一致的口径要改过来。


二是对引用的文献资料“查查底”。引用革命导师、领袖的语录、指示,必须符合原著的精神,不能断章取义。要与原著仔细核实,必要时要注明出处。引用的古人的文章、诗词,也要看看有没差错。运用的数据、事例,特别是引用的反面素材,一定要反复核实,绝对不能有出入。引文要核实无误,这当然不是什么难以做到的事,但是有写作经验的人都知道,如果不在文章写成之后,仔细核对,这类错误是很容易发生的。


三是对专业性强的东西请行家“把把关”。凡是涉及到自己不懂的东西,不要怕麻烦,请有关部门和专业人员审稿把关。


四是对通篇文章要再“过过目”。力求用词、用字、用标点都符合语法规范。


五是对文件装订要“数数页”。保证不缺页,不多页,不倒页。

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